لن تكون أول مسؤول أعمال يتأمل في أفضل طريقة للتعامل مع نقل الفاكس السري. صنفه بأنه "سري" وقد تدعو بدافع الفضول وغزو خصوصية شخص ما دون قصد. تخطيها وقد تكون العواقب أسوأ. قم بمعالجة كلتا الأمرين عن طريق وضع علامة على الفاكس الخاص بك على أنه "سري" على ورقة غلاف الفاكس. ثم أدخل بعض الأسنان في تحذير العينين عن طريق كتابة رسالة تذييل سرية في أسفل الورقة.
قم بإنشاء مستند جديد في برنامج معالجة الكلمات الخاص بك مع هوامش 1 بوصة. أدخل شعار نشاطك التجاري ، إن أمكن ، في أعلى الصفحة.
ضع كلمة "سري" بحروف بارزة في أعلى الصفحة. الاستفادة من الحروف للتأكيد. تحت وتوسطها ، ضع الكلمات "فاكس" أو "ورقة غلاف الفاكس" أو "إرسال الفاكس" للتعرف السريع عليها.
اكتب "التاريخ": "الوقت": "و" عدد الصفحات ، بما في ذلك ورقة الغلاف: "على الجانب الأيسر من ورقة الغلاف. الفضاء مرتين والكتابة "Addressee:" "رقم الفاكس:" و "رقم الهاتف:" في خطوط منفصلة. الفضاء مرتين مرة أخرى والكتابة: "المرسل:" "رقم الفاكس:" و "رقم الهاتف:" في خطوط منفصلة. بما في ذلك أرقام الفاكس والهاتف هي طريقة ذكية لتغطية القواعد الخاصة بك ، وخاصة إذا كان الفاكس يضيع ، في غير محله أو لا يصل أبدا. إذا كان الرقم غير صحيح أو تم نقل رقمين ، يمكنك تصحيح الخطأ في عمليات الإرسال المستقبلية للفاكس.
إضفاء الطابع الشخصي على ورقة غلاف الفاكس مع قسم يناسب احتياجات عملك. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل الفاكسات بانتظام إلى نفس الشخص أو القسم ، فيمكنك إنشاء مربع بالعنوان "معلومات التوجيه" أو "الخطوات التالية". أو ابقِ خياراتك مفتوحة عن طريق إنشاء قسم "التعليقات" حتى تتمكن من - كتابة ملاحظة أو تعليمات ، مثل "الرجاء الاتصال بي فورًا للتحقق من استلام هذا الفاكس."
اكتب رسالة تذييل في أسفل صفحة غلاف الفاكس. على غرار التحذير السري الذي تراه في بعض رسائل البريد الإلكتروني ، يجب أن تنقل هذه الرسالة أن الفاكس: سري. المقصود فقط للمرسل إليه ؛ وتحتوي على معلومات يحظر "الإفصاح عنها أو نسخها أو استخدامها أو توزيعها". كما يجب أن تطلب إبلاغ المرسل بإيصال خاطئ - وهو سبب وجيه آخر لتوفير رقم هاتف في أعلى صفحة غلاف الفاكس.
