هناك دائمًا الكثير من الركوب في زيارة موقع صناعي ، خاصة إذا كانت النتيجة النهائية للشركة تعتمد على التقرير الذي ستقدمه إلى قادة الشركات بعد الزيارة. إن الجزء السهل من وظيفتك هو جعل موظفي المصنع قادرين على الوصول إلى المكاتب ومناطق العمل التي يتعين عليك تقييمها. الجزء الصعب هو التأكد من الجولة التي تتلقاها والعروض التقديمية المقدمة تعطي صورة دقيقة عن النقاط التي تهمك بالتحقيق والتقييم. بمجرد الانتهاء من التقييم ، قم بصياغة تقرير زيارة صناعية لتلخيص النتائج التي توصلت إليها.
اعرف القانون
من المهم ملاحظة أن تقرير الزيارة الصناعية ليس بالضرورة متطلبًا قانونيًا ، ولكنه يتكون من معلومات جمعها بعض أصحاب العمل طوعًا لتقييم برامج الشركة لإدارة السلامة والمخاطر. وهو ليس مطلبًا لقانون السلامة والصحة في المهن الفيدرالية لعام 1970 ، المعروف باسم OSHA. ومع ذلك ، فإن كل ولاية لها متطلباتها الخاصة تحت OSHA لذا تأكد من معرفة القواعد التي تنطبق على مؤسستك. يمكن أن يكون تقرير الزيارات الصناعية مفيدًا في تقديم معلومات السلامة وإدارة المخاطر إلى شركات التأمين المحتملة ويساعد أيضًا المؤسسة على تحديد طرق لتحسين إجراءات سلامة الموظفين.
كن شاملا وخذ ملاحظات
من أجل كتابة تقرير زيارة صناعية عالية الجودة ، من المهم استخدام عدة طرق لجمع المعلومات: احمل لوحة وقلمًا أو جهازًا رقميًا لتدوين الملاحظات حول الموضوعات التي تم تكليفك بجمعها. تتبع الملاحظات وجمع النشرات الواردة من مضيفك. تأمل في زيارتك وتدوين الملاحظات في نهاية يوم العمل. سيكون هذا مهمًا بشكل خاص لزيارات المواقع الصناعية التي تستمر لعدة أيام.
اسال اسئلة
لا تتردد في طرح الأسئلة والبحث عن إجابات مفصلة ، والاستمرار عند الضرورة لمزيد من المعلومات. طلب الوثائق الداعمة وتتبع التفاصيل. لاحظ تاريخ أو تواريخ زيارتك ، موقع الفرع وموقعه ، عدد الموظفين وقطر مربع المبنى. إن إرفاق خريطة المناطق التي تمت زيارتها مفيد أيضًا. لاحظ الإدارات المختلفة ، وعدد الموظفين في كل قسم وأسماء أولئك الذين تتحدث معهم.
تعرف ماذا يجب تضمينه
ابدأ تقرير الزيارة الصناعية بتحديد أهداف زيارتك وتابع كل الملاحظات التي تم التوصل إليها حول ما إذا كان الهدف قد تحقق. تفاصيل محددة تتعلق الأهداف مفيدة أيضا. قم بتضمين أكبر قدر ممكن من التفاصيل حول عمليات التفتيش ، وممارسات العمل والسلامة ، ومجموعة متنوعة من العناصر الأخرى الفريدة للموقع الصناعي الذي تزوره. وتجدر الإشارة إلى معدات السلامة في الموقع والميزات الأخرى التي تضمن سلامة الموظفين (والعملاء ، إن وجدت).
تلخيص وثائق تدابير السلامة
يجب أن يتضمن تقريرك معلومات متعلقة بالسياسات والإدارات والإجراءات المسؤولة عن ضمان الأمان. قم بمراجعة وملخص ملخصات سجلات السلامة ، والتي غالبًا ما تتضمن سجلات صيانة المركبات ، والتحقق من اختبار الأدوية وسجلات أمان OSHA. يمكن أيضا تضمين معلومات تعويض العمال. من المفيد إعداد مسرد أو فهرس يتتبع المرفقات التي تم الحصول عليها أثناء زيارتك والتي تحتاج إلى مشاركتها. قم أيضًا بصياغة ملخص تنفيذي من صفحة واحدة يقوم بتجميع أهم المعلومات في تقريرك. ضعه في الجزء الأمامي من مادة العرض التقديمي بحيث يمكن لمن يحتاجون إلى نظرة عامة على زيارتك الحصول على ما يحتاجون إليه بسرعة من هذه الصفحة.
تقديم توصيات
يجب أن يشمل تقريرك أيضًا الاستنتاجات والتوصيات استنادًا إلى ملاحظاتك خلال الزيارة. تكون صريحة وموضوعية وإيجازية في صنعها. استخدم التقدير عند تضمين معلومات حساسة جاءت في طريقك كنتيجة لوجودك في الموقع. ربما تكون توصياتك لتعزيز الإجراءات الأمنية أحد أهم أجزاء التقرير. إذا لم تقدم الشركة تدريباً مستمراً حول السلامة والتحديثات بشأن أفضل الممارسات ، فلاحظ كيف يمكن دمجها في ثقافة الشركة. يمكن أن تكون التوصيات استباقية وتفاعلية على حد سواء ، خاصة عند توضيح كيفية تفاعل الشركة وموظفيها في حالة الطوارئ في مكان العمل. يجب أن تكون هناك أيضًا جهود للتأهب للكوارث.
كن المحرر الخاص بك
بعد تجميع ملاحظاتك وكتابة التقرير ، تأكد من استيفائه للمتطلبات التي وضعتها سياسة الشركة من حيث الطول والمحتوى المطلوب. إذا لم يتم إعداد ذلك لك ، فاستهدف تقرير مكون من خمس صفحات يحتوي على مرفقات داعمة. تأكد من أن صفحات التقرير مرقمة. تساعد إضافة العناوين والنقاط الفرعية والعناوين الفرعية في تنظيم المحتوى وتحسين إمكانية القراءة. تحقق مرة أخرى من الوقائع ضد الملاحظات الخاصة بك في الموقع. بطبيعة الحال ، قم دائمًا بتشغيل المدقق الإملائي ومن ثم أعط التقرير قراءة ثانية لالتقاط أي أخطاء. والأهم من ذلك ، تقديم تقرير الموقع الصناعي على الفور.
