التقارير المرحلية واضحة ، مع تصميم أكثر تجانسًا من التقارير الفصلية. هذا الأخير يختلف في شكلها من العمل إلى الأعمال التجارية والمؤسسة إلى مؤسسة. ومع ذلك ، تنطبق الإرشادات الأساسية التالية على كليهما: ضع في اعتبارك جمهورك وما يتوقعون العثور عليه في التقرير والحفاظ على كتابتك واضحة وموجزة مع نغمة جادة بلا معنى ونمط دقيق ومفتوح وموثوق.
العناصر التي ستحتاجها
-
البيانات والمعلومات ليتم تضمينها
-
برنامج جيد لمعالجة النصوص مثل Microsoft Word
استخدم صيغة المذكرة التقليدية لكل من التقدم والتقرير الفصلي. ابدأ بالتاريخ واسم وموقع الشخص الذي سيذهب إليه التقرير واسمك وموقعك وخط الموضوع الواضح والمختصر. على سبيل المثال ، قد يكون سطر الموضوع للتقرير المرحلي هو "التقدم في مشروع تكامل البيانات". وعادةً ما يكون سطر الموضوع للتقرير ربعي أقل تحديدًا ويقول ببساطة شيء مثل "التقرير ربع السنوي لإدارة البيانات ، الربع الثالث 2010." إذا كان التقرير ربع سنوي هو واحد من عدة تقارير تذهب إلى نفس الشخص ، تأكد من معرفة التنسيق الدقيق الذي يتوقعه الشخص.يحتاج القارئ إلى سرعة استيعاب جميع البيانات الواردة وسيتوقع العثور على أنواع معينة من المعلومات في نفس المكان في كل تقرير.
للحصول على تقرير مرحلي ، افتح بملخص التقدم ، مثل "مشروع تكامل البيانات يتقدم في الوقت المحدد وتحت الميزانية." إذا كنت تبحث عن شيء محدد - المساعدة من موظف أو قسم آخر ، أموال إضافية ، إلخ. - أدرجها على الفور للتأكد من عدم إغفال القارئ لها. افتح التقرير الفصلي بطريقة مماثلة عن طريق تلخيص المعلومات الواردة في التقرير.
اطّلع على خلفية المشروع ، والتي يمكن تضمينها في ملخص التقدم إذا كنت ترغب في ذلك ، من خلال تلخيص سريع للوصف ووصف هدفه وجدوله الزمني. في إطار التقرير الفصلي ، يمكنك تضمين التقدم المحرز منذ التقرير الأخير ، وهو ما يمثل الخير والسيئة على السواء. ضع في اعتبارك أنك تريد أن تكون منفتحًا وصادقًا.
حدد في التقرير المرحلي جميع الأعمال النهائية واستخدام الأفعال الإجرائية للتأكيد على أن العاملين في المشروع كانوا مجتهدين. يمكنك أيضًا تضمين تواريخ محددة عند اكتمال مراحل المشروع أو عندما يصبح جزءًا منه نشطًا أو متصلًا بالإنترنت أو ما هو الهدف. عند هذه النقطة في التقرير ربع السنوي وفي الشكل المناسب ، ابدأ بالتفصيل التقدم الذي تم إحرازه. قائمة المشاكل التي تحتاج إلى حلها.
قدّم التفاصيل في تقرير مرحلي عن أي وجميع المشاكل التي تواجهها ، واستراتيجيات لحلها ، وجدول زمني لتسويتها أو تفسير سبب استمرار المشكلة.
ضع جدول العمل في التقرير المرحلي ، إلى جانب الإنجازات التي تتوقعها خلال الفترة الزمنية القادمة. يمكنك الانتهاء من التقرير مع تقييم شامل للمشروع وما تم إنجازه حتى الآن. في التقرير الفصلي ، توقع الفرص والتحديات القادمة بالإضافة إلى النتائج المتوقعة والأنشطة الهامة. ربما تنتهي مع طلب للتعليقات وردود الفعل والأفكار.
