في كثير من الأحيان ، في حالة شخصية أو تجارية ، ستحتاج إلى كتابة خطاب لشخص ما وإرسال نسخة منه إلى شخص آخر. يعد هذا الإجراء بسيطًا نسبيًا عند استخدام الاتصالات الإلكترونية مثل البريد الإلكتروني ، لأنك قادر على إرسال بريد إلكتروني إلى جميع المستلمين في وقت واحد بنقرة واحدة فقط من زر الإرسال. في الحالة التي ترسل فيها رسالة مطبوعة إلى شخص ما ، يكون من الأصعب إلى حد ما إرسال نسخة إلى مستلم إضافي ، لأن العملية ليست تلقائية كما هي عند إرسال عدة نسخ من رسائل البريد الإلكتروني وبعض الخطوات الإضافية والاعتبارات مطلوبة.
العناصر التي ستحتاجها
-
ادوات مكتبيه
-
عناوين بريدية لجميع المستلمين
-
المغلفات
-
رسوم البريد
اكتب الحرف الذي تريد إرساله إلى المستلم الأساسي وشخص آخر. اكتب "cc" واسم الشخص الثاني في أسفل الرسالة أسفل اسمك وتوقيعك. تشير الأحرف الأولى من الحرف "cc" إلى "نسخة كربونية" وهي عبارة عن استرجاع من الأيام التي قام فيها typists بعمل نسخ من الحروف باستخدام ورقة من الورق الكربوني بين ورقتين من الورق على آلة كاتبة.
اصنع نسختين من الرسالة الأصلية. أرسل الرسالة الأصلية إلى المستلم الأساسي. قم بعمل نسخ من الرسالة لكل شخص سيضيف إلى سطر "cc". احفظ نسخة واحدة من الرسالة لملفاتك الشخصية. سيكون لدى كل من المستلمين الأساسي والثانوي المعلومات التي كتبتها في رسالتك وكلاهما سيعلم أن كل منهما تلقى الرسالة.
قم بعمل نسخة واحدة من الرسالة الأصلية التي وقعتها. ستستخدم هذه النسخة من الرسالة لإرسالها إلى مستلم إضافي لا تريد أن يكون المستلم الأصلي على علم به. أرسل الرسالة الأصلية إلى المستلم الأساسي.
أضف "نسخة مخفية الوجهة" واسم المستلم الثاني إلى نسخة الرسالة في أسفل الحرف أسفل توقيعك. أرسل هذا البريد إلى المستلم الثاني بعد إنشاء نسخة لملفك الشخصي. تشير الأحرف الأولى من "bcc" إلى "نسخة كربونية أعمى" وهذا يعني أن المستلم الرئيسي لن يعرف أن نسخة من رسالته قد تم إرسالها إلى طرف آخر.
نصائح
-
إذا كنت تكتب رسالة شكوى إلى أو تتعلق بمشروع ما ، فقد يكون من المفيد إرسال نسخة إلى مكتب Better Business Bureau المحلي. قد تؤخذ شكواك على محمل الجد.
تحذير
استنادًا إلى الموقف ، قد يكون من المفيد أو المزعج استخدام "cc" أو "bcc". فكر مليًا في ما إذا كنت تريد أن يكون الطرفان على دراية بالمعلومات الواردة في رسالتك وما إذا كنت تريد أن يكون المستلم الأساسي على دراية بأن الرسالة التي أرسلتها إليه تتم مشاركتها مع طرف آخر.
