في سياق الأعمال العادية ، قد ترسل شركة أو شركة محام مئات الرسائل إلى العملاء أو العملاء المحتملين أو البائعين أو الوكالات الحكومية المختلفة. مع قصر الوقت على المديرين والمحترفين ، لا يكون من الممكن دائمًا بالنسبة للمرسل التوقيع على المستند شخصيًا بعد أن يقوم الموظف أو السكرتير بإعداده. ولهذا السبب ، هناك اتفاقية قانونية مقبولة عمومًا لوجود طرف ثالث لتنفيذ التوقيع.
المراسلات البسيطة
من الشائع جدًا أن يقوم شخص ما بإعداد خطاب عمل على تعليمات قصيرة من المرسل. فعلى سبيل المثال ، قد يرسل مكتب قانوني نسخًا متعددة من خطاب بسيط ، مثل طلب إجراء مكالمة ، إلى العديد من العملاء المختلفين. إذا لم يكن المرسل متاحًا للتوقيع عليه شخصيًا وكان الحصول على الرسالة في البريد أمرًا ضروريًا ، فقد يقوم موظف أو مساعد معتمد بالتوقيع نيابةً عن المرسل. تتضمن الاتفاقية القانونية الأحرف الأولى من اسم "p.p" التي تعني العبارة اللاتينية "percurationem" وتعني "الاعتناء بشيء ما" قبل توقيع الموظف. يقصد بتعبير المراسلات التوقيع عليها نيابة عن شخص آخر ؛ بديل شائع يستخدم في الرسائل النموذجية هو استخدام ختم التوقيع.
الطرق والإجراءات
من المقبول أن تكتب أو تكتب "p.p" أمام توقيعك الخاص ، فوق الاسم المطبوع للمرسل. أو ، يمكنك وضع اسم المرسل فوق توقيعك الخاص ، والذي يجب أن تسبقه بـ "p.p" حرصاً على الاتساق ، ولمنع أي سوء فهم ، يقوم مكتب متخصص أو تجاري بوضع إجراءات قياسية لتوقيع الرسائل نيابة عن شخص آخر.
تفويض
كما ينص القانون على الشخص الذي لديه توكيل للتوقيع نيابة عن شخص آخر. يسمح التوكيل لشخص غائب أو عاجز بالقيام بأنشطة قانونية أو مالية بمساعدة ممثل قريب أو ممثل قانوني موثوق به. الطريقة الصحيحة ، إذا كان مصرحًا لك بالتوقيع بتوكيل رسمي ، فيجب أولاً توقيع اسم المدير ومن ثم اسمك الخاص ، مسبوقًا بكلمة "من قبل" إلى جانب أو تحت توقيع المدير ، مع عبارة "power من المحامي "أو بالأحرف الأولى ، POA بعد توقيعك ، على سبيل المثال ، جو سميث من قبل ماري جونز ، التوكيل. في بعض الحالات ، يجب أن يرفق نموذج التوكيل المصدق والموثق بالعقد أو النموذج أو الرسالة الموقعة.
الآباء والأوصياء
تنص قوانين الولاية بشكل عام على عدم جواز احتجاز القاصرين بعقود ملزمة قانونًا ، مع بعض الاستثناءات. في الحالات التي ينطوي فيها العقد على قاصر ، مثل فتح حساب مصرفي أو إعداد نموذج لإصدار المصور ، قد يُطلب من الوالد أو الوصي القانوني التوقيع بالنيابة عن القاصر. في هذه الحالات ، يتبع الوالد أو الوصي توقيعه مع عبارة "باسم ونيابة عن" ، يليه اسم القاصر. قد يتطلب المستند أيضًا إما اسم القاصر المطبوع أو الموقّع على سطر توقيع منفصل.
