هناك عدد من الحالات التي قد يُطلب منك فيها كتابة رسالة نيابة عن شخص آخر. المحامون ، على سبيل المثال ، يفعلون ذلك بانتظام. تشمل المواقف الأخرى الكتابة للأشخاص الذين لا يمتلكون المهارات اللازمة للقيام بذلك بأنفسهم أو الذين يتعلمون لغة ثانية ولا يمكنهم الكتابة باللغة الإنجليزية. قد يكون غياب رئيسك في العمل من المكتب سبباً آخر لطلبك أن تكتب رسالة نيابة عنه. بغض النظر عن سبب كتابتك للحرف لبعض ، فإن التنسيق ثابت.
تحديد المحتوى
تحدث مع الشخص الذي ستكتب الرسالة نيابة عنه. قم بعمل قائمة بالنقاط ، والشخص الذي قام بتوجيه الرسالة إليه وأية تفاصيل أخرى تحتاج إلى تضمينها. ناقش موضوع الرسالة حتى تشعر بأن لديك معلومات أساسية كافية لكتابتها بشكل صحيح.
استخدام ترويسة Letter و تنسيق رسالة العمل
اكتب على ورق رسمي إذا كان ذلك ممكنًا لأنه يضفي مصداقية على مراسلاتك. إذا لم يكن لديك ورق ذي رأسية ، فاكتب عنوان الشخص الذي تكتب الرسالة له في أعلى الصفحة ، واترك مسافة واكتب التاريخ. ابدأ بالتحية ، "الأعزاء" يليها اسم الشخص وعنوانه وفاصلة. إذا كنت تكتب مثلاً إلى شركة ، فستقرأ عبارة "عزيزي السيدة بريغز" أو "إلى رئيس المحكمة" ، إذا كانت موجهة إلى المحكمة.
اعتماد شكل كتلة للحروف التجارية. جميع الجمل تبدأ على الجانب الأيسر من الصفحة ؛ يتم فصل الفقرات بواسطة مساحة سطر. المسافة بين إغلاق الخاص بك هو ثلاثة إلى أربعة أسطر للسماح بالتوقيع الخاص بك. اكتب رسائل الأعمال بدلاً من الكتابة اليدوية.
تعلن التأليف
تعلن أنك تكتب نيابة عن شخص آخر إذا كان ذلك مناسبًا ، كما هو الحال في رسالة إلى المحكمة. إذا كانت رسالة تخرج باسم الشخص الآخر ، فلا يجب عليك ذكر أنها لم تكتبها بنفسها. في حالة الإصابة الجسدية أو مشاكل اللغة تشير إلى السبب: "أنا أكتب نيابة عن جيريمي سميثرز وهو يكسر كلا معصميه للتزلج."
استخدم لغة فعالة وسهلة الفهم
أوضح ماذا تقصد. يجب أن تكون الرسائل - سواء كانت نيابة عن شخص آخر أم لا - قصيرة وموجزة. اذكر السبب الذي تكتبه ثم ابدأ فقرة جديدة لأفكار الدعم الخاصة بك. تذكر تغيير الفقرات وترك مساحة عند تغيير الأفكار. اكتب بلغة سهلة الفهم. لا تستخدم كلمة كبيرة عندما يفعل شخص صغير ويحافظ على الجمل قصيرة. تهدف إلى الوضوح بدلا من محاولة إثارة إعجاب القارئ الخاص بك مع المفردات الخاصة بك واسعة النطاق.
استخدم صوت رسمي
الحفاظ على النغمة التجارية. تجنب عبارات المنمقة والبقاء تركز على الموضوع الذي تكتب عنه. لا تقدم رأيك حول الموضوع ما لم يكن هناك سبب وجيه جدًا لإجراء ذلك.
إغلاق قوي
تلخيص محتويات الرسالة في الفقرة الختامية. حدد أيضًا إجراء الشخص الذي تكتب فيه الرسالة لمعرفة ما يريده. إذا كان من الممكن استبدال جهاز تالف أو طلب اجتماع. استخدم الإغلاق "بإخلاص" أو "إخلاصًا لك" للبقاء متناسقًا مع نبرة العمل في الرسالة. عبارات مثل "تحدث قريبًا" أو "صديقك" ليست مناسبة. قم بتوقيع واكتب اسمك ، متبوعًا بالكلمات "نيابة عن اسم الشخص الذي تكتب لأجله."
إعادة النظر
اترك رسالتك لمدة يوم أو نحو ذلك ، ثم حررها. بالإضافة إلى الأخطاء النحوية والإملائية ، راقب الكلمات الشائعة والمشوشة مثل "مررًا وتاريخًا" أو "تأثيرًا وتأثيرًا". اطلع عليها في القائمة الأصلية للتأكد من عدم نسيان أي شيء. ضع نفسك في مكان مستلم الرسالة. اقرأها بصوت عالٍ لنفسك وقم بتقييمها من أجل النغمة والمحتوى. تحرير وفقا لذلك. راجع الرسالة مع الشخص الذي كتبته نيابة عنه. تأكد من أنك لم تغفل أي شيء أراد الشخص المشمولة.
