قد يكون من الصعب تقديم خطاب بخط اليد ، سواء كان يدويًا أو مكتوبًا أو عبر البريد الإلكتروني. إن المفتاح لبدء رسالة جيدة هو معرفة الغرض الدقيق من الرسالة ونواياها ومحاولة نقلها إلى المتلقي بلهجة مهذبة. سواء كنت تكتب رسالة شكر ، فإن رسالة مقدمة لوظيفة أو خطاب تعزية ، مما يساعدك على تحسين مهاراتك في الكتابة.
عنوان الرسالة إلى المتلقي ؛ تجنب التحية العامة ، مثل "سيدي أو سيدتي العزيزة". إذا كان الحرف احترافيًا بطبيعته ، فاستخدم الاسم الأخير للمستلم والبادئ أو الشرف المناسب ، مثل "عزيزي السيد أكرويد". إذا كانت الرسالة غير رسمية ، مثل دعوة أو رسالة شكر ، فاستخدم الاسم الأول للمستلم طالما أنك مرتاح للقيام بذلك.
اكتب الفقرة الأولى ، والتي تكون عادةً جملتين أو ثلاث جمل. إذا كانت الرسالة غير رسمية ، فمن المناسب أن تبدأ باستفسار أو تعليق عام ، مثل "آمل أن تجدك هذه الرسالة بشكل جيد". إذا كانت الرسالة أكثر رسمية ، فمن الأفضل الوصول مباشرة إلى النقطة. في كلتا الحالتين ، يجب تحديد سبب كتابتك لهذه الرسالة في هذه الفقرة.
اقرأ الفقرة بصوت عالٍ ، مع ملاحظة النغمة. حتى إذا كنت تكتب رسالة شكوى أو تطلب مساعدة مالية ، فإن نغمة رسالتك يجب أن تكون مهذبة. يمكن أن تكون الخطابات غير الرسمية أكثر اعتدالًا ، بينما يجب أن تستخدم خطابات الأعمال لغة رسمية.
نصائح
-
تدقيق خطابك عدة مرات قبل إرسالها. بغض النظر عن النية ، فإن رسالة مليئة بالأخطاء المطبعية وقواعد اللغة الضعيفة لن تحقق أفضل انطباع.
