قواعد روبرت للنظام هي مبادئ توجيهية مقبولة على نطاق واسع لكيفية عقد المجموعات للاجتماعات واتخاذ القرارات معًا. وبوصفه السجل الرسمي لما يحدث في كل اجتماع ، تعد المحاضر موردًا مهمًا في أي عملية صنع قرار جماعي. إن محاضر الاجتماع ليست بالضرورة مثيرة ، ولكن يجب أن تكون واضحة وسهلة الفهم. هناك طريقة دقيقة لحفظ الدقائق وفقًا لقواعد روبرت. إن اتباع هذه الصيغة يجعل من الأسهل على القراء المستقبليين متابعة الإجراءات ونتائجها وفهمها.
ابتداء من قواعد روبرت لوائح النظام
يجب أن تتضمن كل مجموعة من محاضر الاجتماعات ، وفقًا لقواعد النظام الخاصة بـ Robert ، نفس التفاصيل ، مما يمنح القارئ فهمًا عامًا للغرض من الاجتماع. ابدأ دائمًا بفقرة أولى تتضمن:
- نوع الاجتماع ، سواء كان عاديًا أو خاصًا أو سنويًا أو تم تأجيله بشكل منتظم أو غير ذلك.
- تاريخ ووقت ومكان الاجتماع. إذا عقدت جميع الاجتماعات في نفس المكان ، فاحذف هذه التفاصيل
- اسم المنظمة التي تقابل
- التأكيد على حضور رئيس وأمين سر المنظمة في الاجتماع. إذا لم تكن كذلك ، فاذكر أسماء الأفراد الذين يحل محلهم كل منهم
- حدد ما إذا كان محضر اجتماع الاجتماع السابق قد تمت قراءته والموافقة عليه. إذا لم يكن الاجتماع السابق اجتماعًا عاديًا ، فقم بإضافة تاريخ ذلك الاجتماع.
الهيئة الرئيسية للدقائق
سيتم ملء معظم السجل المتبقي بتفاصيل حول الاجتماع. يجوز للوزير أخذ دقائق تسجيل الاجتماع وإعداد السجل في وقت لاحق ، لضمان وجود سجل عادل وكامل لجميع تفاصيل الاجتماع. احتفظ دائمًا بطريقة تسجيل ثانوية ، مثل جهاز كمبيوتر محمول أو كمبيوتر محمول ، بالإضافة إلى الأقلام والورق ، في حالة فشل الأسلوب الأساسي.
قم بتضمين جميع نقاط النقاش الرسمية في الاجتماع. خذ ملاحظات مفصلة على:
- أي الاقتراحات التي قدمت في الاجتماع ، جنبا إلى جنب مع اسم الشخص الذي قدم الاقتراح.
- الاقتراحات التي تجلب سؤالاً أمام الهيئة في الاجتماع.
- الصيغة النهائية والتخلص من جميع الاقتراحات.
- معلومات عن كل صوت ، بما في ذلك التصويت بنداء الأسماء ، أو التصويت المصوت ، أو تصويت الاقتراع.
- ما إذا كان التجميع قد ذهب إلى لجنة شبه أو لجنة عامة ، ونتائج هذا الفعل.
- جميع نقاط النظام والطعون ، مع التصرف فيها ، بالإضافة إلى أي أسباب تم منحها من قبل الرئيس لكل حكم.
- سجل لأي تعليقات غير منظمة قد يكون العضو قد جعلها تؤدي إلى تسمية الرئيس بأنه غير منظم.
- جميع المناقشات الرسمية الأخرى التي عقدت في الغرفة.
الانتهاء من محضر الاجتماع
يجب أن تتضمن الفقرة الأخيرة من محضر الاجتماع أي ملاحظات ختامية يرفعها الرئيس بالإضافة إلى الوقت الذي يتم فيه تأجيل الاجتماع رسميًا. إذا كان هناك أي متحدثين ضيفين في الاجتماع ، فقم بتسجيل أسمائهم وموضوع عروضهم التقديمية في هذه الفقرة الأخيرة. قم بتوقيع محضر الاجتماع واطلب من رئيسك التوقيع عليه. توقيع أمين السجل هو دليل قانوني على صحة هذه الوثيقة ، لذا فمن الأهمية بمكان أن تقوم بتوقيعها قبل تقديمها أو تمريرها إلى الآخرين.
