كيف تأخذ محضر اجتماع ممتاز

سواءً تطوعت ببساطة لتتبع الأنشطة خلال الاجتماعات الأسبوعية للموظفين أو انتخب زملائك في مكتب أمين التسجيل لمؤسسة خيرية ، فمن الضروري أن تقوم بإنشاء سجلات واضحة ودقيقة لما يحدث أثناء اجتماعات مؤسستك. يعتبر محضر الاجتماع بمثابة سجل رسمي للقضايا التي تمت مناقشتها أو اتخاذ إجراء بشأنها. على هذا النحو ، فإنها في كثير من الأحيان تعتبر وثائق تاريخية. وبالتالي ، لا يمكن المبالغة في أهمية أخذ محضر اجتماع ممتاز ، وسوف يقدِّم الحاضرون اهتمامكم بالتفاصيل بالإضافة إلى مهنيتك.

العناصر التي ستحتاجها

• كتاب قواعد ترتيب روبرتس

• قائمة العضوية

حدد طريقة لتسجيل محضر الاجتماع. قم بتقييم مزايا وعيوب تسجيل الأشرطة وكتابة الملاحظات وكتابة التفاصيل يدويًا خلال الاجتماع. ضع في اعتبارك طريقة آمنة الفشل ، مثل مزيج من اثنين من هذه الأساليب. على سبيل المثال ، قد تسجل الاجتماع وتكتب الملاحظات على الكمبيوتر المحمول أو الجهاز اللوحي.

احصل على نسخة من "قواعد رُتبة روبرت" أو الوصول إلى اشتراك عبر الإنترنت لهذا الدليل حول الإجراءات البرلمانية وأفضل الممارسات لإجراء وتسجيل الاجتماعات. دراسة الشكل المناسب لتسجيل مناقشات الاجتماع ، الاقتراحات ، الثواني إلى الاقتراحات ، المناقشة والتصويت. إذا كان ذلك ممكنًا ، يمكنك الحصول على نسخة من الكتاب أو موقع الويب المتاح لك خلال الاجتماع. هذا سوف يثبت أنه لا يقدر بثمن في حال نظر الأعضاء إليك للحصول على إجابات حول الإدارة السليمة والسلوك والسجلات الرسمية والمحاضر.

تنسيق مقدمة وهيكل لمحاضرتك. على سبيل المثال ، قم بإدراج التاريخ والوقت وأسماء الضباط وموقع الاجتماع والغرض منه في مقدمتك. يجب أن يعكس محضر الاجتماع الوقت الذي تم فيه طلب الاجتماع ، بالإضافة إلى الوقت الذي تم تأجيله. قد يكون الغرض من الاجتماعات الرسمية مجرد عقد اجتماع شهري. ومع ذلك ، إذا كنت تسجل الدقائق الخاصة باجتماع خاص بالعضوية ، فتأكد من أن دقائقك تعكس بدقة أن هذا الاجتماع هو اجتماع لا تجريه المؤسسة عادة في سياق أعمالها العادية. قد يدعو العديد من منظمات القطاع العام إلى عقد اجتماعات خاصة لمناقشة المسائل السرية ، مثل المسائل المتعلقة بالموظفين ، المعفاة من بعض أحكام قانون صن شاين في الولاية.

الوقوف عند قيام رئيس المنظمة أو قائد المجموعة بتقديمك. إذا لم يتم تقديمك بشكل رسمي ، قدم نفسك للمجموعة واشرح دورك كسكرتير التسجيل أو مقدم الملاحظات. أخبر المجموعة بالطرق التي تستخدمها لالتقاط مناقشات الاجتماع. بهذه الطريقة ، يحدد الأعضاء أنك الشخص المسؤول عن إنشاء المستندات الرسمية للمؤسسة والحفاظ عليها ، وهو أمر مفيد بشكل خاص للأعضاء الذين لا يعرفونك أو أولئك الذين ليسوا على دراية بالمنظمة وممارساتها. بالإضافة إلى ذلك ، فإن مقدمتك تمثل اقتراحًا بأنه يجب على الحضور التحدث بصوت مسموع حتى تتمكن من أداء واجبات تدوين ملاحظاتك بشكل فعال.

اطلب من الحاضرين تقديم أنفسهم أثناء ملاحظة أسماءهم بسرعة ومكان جلوسهم. بهذه الطريقة ، لن تضطر باستمرار إلى مطالبة الأشخاص بتكرار أسمائهم عندما تقوم بتسجيل الاقتراحات والثواني ونقاط النقاش. على سبيل المثال ، يجب أن تسجل دائمًا اسم الشخص الذي يتقدم بطلب ، والشخص الذي يقوم بذلك ثانية ، والشخص الذي يدعو للتصويت على الاقتراح. عندما ينادي أحد الأشخاص بالتصويت ، فإنهم عادة ما يقولون ، "اتصل على السؤال". ثم يطلب قائد المجموعة من الأعضاء التصويت. إذا كان هناك نقاش قبل التصويت ، قم بتدوين الأجزاء البارزة من المناقشة ولاحظ أي اعتراضات رسمية. كما يجب أن تحتوي ملاحظاتك المتعلقة بالإقتراحات والتصويت على أسماء العوامات والعيوب والامتناع عن التصويت.

تجنب تعبير البيانات الشخصية في ملاحظاتك. لا تفسر ما يعنيه المتحدث بلهجه أو انعطافه أو الإشارات غير اللفظية. يجب أن يكون محضر الاجتماع واقعيًا وموضوعيًا - فأي تلاعب في بيانات الحضور يمكن أن يؤدي إلى تآكل تكامل دقائقك ويطرح تساؤلات حول قدرتك على تسجيل الدقائق بشكل صحيح. على سبيل المثال ، اكتب "John Doe تقدم الاقتراح التالي: أغلق المدارس في الأيام التي تتنبأ فيها خدمة الطقس الوطنية بأكثر من خمس بوصات من الثلج لمحافظات جاكسون وأدامز وماديسون ،" وليس "ذكر John Doe بشكل قاطع أنه يريد من المجموعة التصويت على ما إذا كان سيتم إغلاق المدارس في الأيام التي تشير فيها الأحوال الجوية الإقليمية إلى حالة الطقس القاسية والطرق غير الصالحة."

وضع اللمسات الأخيرة على محضر الاجتماع في أقرب وقت ممكن بعد تأجيل الاجتماع ، في حين أن الإجراءات لا تزال حاضرة في ذهنك. مراجعة ملاحظاتك ، والاستماع إلى تسجيل الشريط والاستعداد لصياغة النسخة النهائية الخاصة بك. إذا كانت لديك أسئلة حول ما حدث أثناء الاجتماع ، فتشاور مع مسؤول أو قائد في المجموعة. في بعض الحالات ، قد تحتاج إلى الاتصال بالشخص الذي تحتاج إلى توضيح له.

زود قائد مجموعتك بما تقترحه هي الدقائق الأخيرة ؛ اطلب ملاحظات أو أسئلة أو تصحيحات. عندما تحصل على الضوء الأخضر ، قم بإعداد نسختك النهائية وترتيب أن يتم نشر المحضر على الأعضاء. استخدم الطريقة المفضلة لمؤسستك لتوزيع نسخ من الدقائق ، سواء عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي أو التسليم الشخصي إذا كنت في نفس إعدادات المكتب مع الحاضرين.

نصائح

• إذا كان اجتماعك يتضمن مكالمة أولية ، فلا داعي لأن تطلب من الأعضاء تقديم أنفسهم. ببساطة التقاط أسماء الأشخاص الحاضرين وتسجيل أسماء الأشخاص الذين هم غائبون. تعد اتصالات Roll بشكل عام إجراءً قياسيًا في الاجتماعات الرسمية ، مثل تلك التي تضم مجالس الإدارة. اكتب ملاحظة منفصلة عن مكان جلوس الأشخاص. يصبح هذا "ورقة الغش" الخاصة بك بحيث يمكنك بسهولة الرجوع إلى الناس بالاسم في محضر أو ​​معالجة لهم عندما تطلب من شخص ما لتوضيح أو تكرار ما قالته.

  حتى لو كان الاجتماع غير رسمي ، فليس دورك كمقدم ملاحظة. وحتى بالنسبة للاجتماعات غير الرسمية ، تناول نهج تحمل المسؤولية على محمل الجد ، وأصدر مذكرات مكتوبة رسمية تصف أنشطة الاجتماع بدقة وبشكل رسمي. سيقدر الحضور اهتمامك بالتفاصيل.

تحذير

امتنع عن استخدام جهاز مثل الهاتف الذكي لالتقاط ملاحظات الاجتماع - لا يعرض صورة إيجابية والأشخاص الذين لا يدركون قدرات الهواتف الذكية قد يعتقدون أنك تلعب ببساطة على هاتفك بدلاً من الاستماع إلى أعضاء المنظمة تناقش.