تمثل حركات التسجيل في الاجتماعات جزءًا أساسيًا من عملية إدارة أي منظمة. يمكن أن تكون المهمة مملة ، ولكنها مهمة. والأمر متروك لأمين الاجتماع للاعتراف بأنه ليس من المهم تسجيل كل ما قيل ، فقط ما تم عمله أو قرره في الاجتماع. تكتسي الاقتراحات أهمية خاصة لأنها توفر أساسًا قويًا لاتخاذ إجراء لاحق ، وحتى الأشخاص الذين حضروا الاجتماع قد يحتاجون إلى الرجوع والتشاور مع المحضر لتذكر بالضبط ما اتفقوا على فعله.
تسجيل البيانات الأساسية ذات الصلة بالاجتماع ، ولا سيما تاريخ وأسماء الحاضرين. لاحظ أي شخص كان غائباً ووجود أي شخص لديه سلطة تصويت بالوكالة يمثل هؤلاء الأعضاء الغائبين في اللجنة.
سجل الإجراءات القياسية التي تتبعها اللجنة ، والتي قد تتضمن عناصر مثل تأكيد محضر الاجتماع السابق ، ورسالة افتتاحية (لاحظ من قام بتسليم الرسالة ، وليس محتوى الرسالة) ، وما إلى ذلك. لاحظ أيضًا ما إذا كان هذا اجتماعًا مجدًا بشكل منتظم ، أو إذا كانت جلسة خاصة عقدت لغرض غير عادي مثل اجتماع ميزانية طارئ.
تسليط الضوء على بداية الحركة عن طريق وضع كلمة "الحركة" في الأحرف الكبيرة أو التسطير ، تليها اسم الشخص الذي اقترح الاقتراح (على سبيل المثال ، "MOTION by Colonel Mustard").
سجل الاقتراح بدقة كما ذكر. يمكن تقديم الاقتراح بخط مائل. إذا كان هناك نقاش حول الصياغة الدقيقة للاقتراح قبل إجراء التصويت ، لا تسجل المناقشة ، فقط قم بعرض اللغة الدقيقة للنسخة النهائية من الاقتراح (على سبيل المثال ، "MOTION by Colonel Mustard: تقرر اللجنة لوم رسميا البروفيسور بلوم لتهديد السيد جرين مع الشمعدان. ")
سجل نتائج التصويت. قد تختار اللجان تسجيل كيفية تصويت جميع أعضاء اللجنة (نعم ، لا ، الامتناع) ، العدد بدون قرارات فردية (تم تمريرها من 5 إلى 3) ، أو مجرد نتيجة (تم تمريرها).
