الإعداد الجيد للفواتير التجارية يجعل من الأرجح أن يتم دفع أعمالك لمنتجاتها أو خدماتها في الوقت المحدد. يمكن أن يساعدك اتباع نهج شامل للفوترة في الحفاظ على سجلات أفضل والحفاظ على ميزانيتك على المسار الصحيح.
قم بإنشاء نموذج قياسي
إنشاء قالب فاتورة تجارية يتضمن فئات لكل المعلومات ذات الصلة. يجب أن يشتمل النموذج القابل للملء على ترويسة أو شعار جهة الاتصال الخاصة بالشركة ومعلومات الاتصال ، بما في ذلك أرقام الهاتف والفاكس والبريد الإلكتروني وعناوين مواقع الويب. ضمّن الأماكن لملء تاريخ الطلب وتاريخ الفاتورة ، واسم مندوب المبيعات أو رقم الرمز ورقم ترخيص المتعهد أو المعرّف الضريبي ، إن أمكن. إنشاء أعمدة تسمح لك بتعبئة الكميات والأوصاف والأسعار الخاصة بالعناصر التي تم بيعها والبند لإضافة ضريبة المبيعات وحساب الإجمالي. اترك مساحة للملاحظات.
كن دقيقا
عند تفصيل الخدمات أو البنود المباعة ، كن محددًا. ضمِّن أرقام الأجزاء أو الشفرات أو الأوصاف المرجعية التي توضح لك وللمشتري ما تشير إليه الفاتورة. كسر العمل كل ساعة ، وتشمل أوصاف الخدمات التي يؤدونها. يساعدك ذلك في تتبع المخزون ومنتجات العمل ويسمح للعميل بمشاهدة قائمة تفصيلية لما يتم محاسبته عليه. في حالة وجود نزاع ، يمكن للفاتورة أن تزيل سوء الفهم وتساعدك على تجنب التأخير في الدفع. إذا كان رقم طلب الشراء أو رمز التفويض من المشتري متورطًا في المعاملة ، فعليك تضمين ذلك أيضًا.
اتصل بالانترنت
قم بإنشاء نسخة إلكترونية من فاتورتك التجارية لجعل عمليات إعداد الفواتير أسرع وأكثر كفاءة. يمكن أيضًا تتبع الفواتير التي يتم إنشاؤها إلكترونيًا وإرسالها عبر البريد الإلكتروني بشكل فعال ، خاصة إذا طلبت "إيصال بقراءة" لتعقب عندما تلقى المستلم المستند وفتحه. هذا يتجنب المطالبات المحتملة لفاتورة تضيع في البريد. إذا قمت بإصدار فواتير ورقية ، قم بتضمين مغلف مدفوع بواسطة البريد لتشجيع الدفع الفوري.
تقديم خيارات الدفع
ملاحظة على الفاتورة عند استحقاق الدفع ، وقائمة العقوبات أو الرسوم على المدفوعات المتأخرة. قم بتضمين توجيهات حول كيفية دفع الفاتورة ، مثل الخيارات المتاحة عبر الإنترنت ، أو الشيكات التجارية ، أو شيك الصراف ، أو حوالة مالية ، أو بطاقة ائتمان الشركة. قدِّم الرقم المباشر إلى قسم المحاسبة في حالة رغبة العميل في إجراء دفعة في شكل تحويل مصرفي أو بطاقة خصم عن طريق الهاتف.
