نظام الفوترة هو قلب حسابات الذمم المدينة التجارية. يتم إعداد الفواتير بناءً على المنتجات أو الخدمات المباعة. تتطابق البيانات الواردة من الفاتورة مع مجلات المبيعات وسجلات حسابات العملاء وأرصدة الحسابات المدينة وحسابات الحسابات النقدية وغيرها من السجلات التجارية.
الإلكترونية واليدوية
تتطلب أنظمة البرامج المستخدمة للفوترة أن تقوم الشركات الصغيرة بإدخال البيانات الأولية قبل طباعة الفواتير. كل نظام يتطلب متغيرات مختلفة وسيطلب من المستخدم ما هو مطلوب. سيقوم النظام بعد ذلك بدمج البيانات إلكترونياً في الحسابات المستحقة القبض. على النقيض من ذلك ، عند إعداد نظام يدوي ، يقرر صاحب العمل الصغير أو صاحب الحسابات ما هو مطلوب ويصوغ هذا كجزء من نظام المحاسبة وفقًا لذلك. بغض النظر عما إذا كان النشاط التجاري الصغير يقدم خدمات أو يبيع منتجات ، فإن إحدى الخطوات الأولية في إعداد نظام للفوترة هي تحديد ما يجب تضمينه في الفاتورة بالإضافة إلى الأساسيات مثل معلومات الاتصال.
نظام الترقيم
يجب أن تحتوي كل فاتورة على رقم تعريف فريد يعتمد إما على الترتيب الزمني للمبيعات أو حسب رقم العميل. وفي كلتا الحالتين ، يختار مالك الشركة الصغيرة ، يمكن استخدام هذه الأرقام الفريدة للإشارة إلى فاتورة معينة في المستقبل.
هيئة الفاتورة
ضمن قسم الوصف في الفاتورة ، سيحتاج صاحب الحساب إلى إضافة معلومات مفصلة بحيث يعلم العميل بالضبط ما هي مستندات الفاتورة. على سبيل المثال ، فاتورة الخدمة التي تنص ببساطة على "استدعاء الخدمة" غامضة للغاية بحيث لا يمكن استخدام العميل أو الشركات الصغيرة كمرجع في وقت لاحق. ومع ذلك ، إذا كان الوصف يوضح شيئًا أكثر تحديدًا مثل "الفلاتر التي تم تغييرها ، أو المراوح التي تم تنظيفها ، أو اختبار الاشتعال" ، يعرف كل من العميل ومقدم الخدمة تمامًا العمل الذي تم تنفيذه. إذا كانت الرسوم لكل خدمة أو ساعة ، فيجب إدراج هذه التفاصيل في الوصف. عندما تكون الفاتورة للمنتجات ، قم بتضمين الكميات والأسعار لكل وحدة. تتوافق هذه المعلومات مع الإدخالات في دفتر المبيعات.
شروط الائتمان
تحديد شروط الائتمان التي سيتم تقديمها للعملاء وتضمينها في الفاتورة. على سبيل المثال ، إذا كان الدفع متوقعًا على الفور ، فيجب أن تحمل الفاتورة العلامة "صافي الاستحقاق عند الاستلام". أثناء عملية البيع ، إذا تم إخبار العميل بأنه سيكون لديه 30 يومًا للدفع ، فعليك تضمين ذلك باعتباره تاريخ الاستحقاق في الفاتورة.
جلب كل شيء معا
يكتمل نظام الفوترة عندما يناسب المكان المناسب في عملية المحاسبة. بعد إعداد الفواتير ، حان الوقت لجمع الحسابات المستحقة القبض. يتم إرسال نسخة واحدة من كل فاتورة إلى العميل ، ويحتفظ النشاط التجاري بنسخة واحدة. يتم ترحيل مبلغ الفاتورة إلى حساب العميل في دفتر المبيعات. عندما يتم استلام المبلغ ، يتم خصم المبلغ من حساب العميل في دفتر المبيعات ويضاف إلى الحساب النقدي للشركة. في نهاية الشهر ، يمكن لمالك النشاط التجاري الصغير مراجعة الحسابات لتدوين أي فواتير معلقة والحاجة إلى المتابعة في طلب الدفع ، مثل إرسال نسخة ثانية من الفاتورة التي تم وضع علامة عليها "مضى موعد استحقاقها".
