يحتوي دفتر الأستاذ العام (GL) على خمسة أقسام: الأصول والخصوم وحقوق المالك والإيرادات والمصروفات. كل قسم من هذه الأقسام عبارة عن دفتر أستاذ مستقل أو كتاب ، لذا فإن GL هو ما يشار إليه عند الحديث عن كتب شركتك. يحتوي كل كتاب من دفاتر الأستاذ على عدة حسابات ، لذلك سوف يحتوي دفتر الأستاذ الخاص بك على هذه الحسابات: الإيجار ، والهاتف ، والمرافق الكهربائية ، واللوازم المكتبية ، وجميع فئات النفقات الفردية الأخرى التي قد تكون لديك في عملك.
العناصر التي ستحتاجها
-
12 شهرا من البيانات المصرفية
-
مخطط الحسابات (COA)
تنظيم نظام دفتر الأستاذ الخاص بك
قم بفحص كشوف حسابك البنكي وقم بتجميع قائمة بالمصروفات الشهرية العادية والنفقات الفصلية والسنوية وقائمة أخرى بنفقات متغيرة مثل اللوازم المكتبية والتسويق والترفيه والسفر. استخدم هذه القوائم في إعداد مخطط حساباتك.
إنشاء مخطط الحسابات الخاص بك. يتم ترقيم الدفاتر المختلفة في شهادة توثيق البرامج الخاصة بك كالتالي: 1000-1999 أصول ، مطلوبات 2000-2999 ، حقوق ملكية مالك 3000-3999 ، 4000-4999 إيرادات ، تكلفة 5000-5999 للسلع المباعة ، 6000-6999 مصاريف التسويق والتكاليف غير الملموسة ، 7000 -7999 إيرادات أخرى ، 8000-8999 النفقات الإدارية ، والسفر ، والموظفين ، والأعمال المتنوعة.
قد يشمل دفتر الأستاذ في النفقات التسويقية وغير الملموسة 6000-6099 مصاريف عامة ، و 6100 إعلان ، و 6200 رسوم مالية ، و 6300 تبرع خيري ، و 6400 استهلاك ، و 6500 استحقاقات للموظفين ، و 6600 ضرائب ، و 6700 تأمين. سيتم تقسيم كل فئة أخرى إلى فئات فرعية مرقمة مثل تأمين الموظفين والتأمين ، والتأمين ضد الأخطاء والسهو ، وتأمين المسئولية ، والتأمين على المركبات ، وأي تأمين آخر تحمله.
يمكن أن يشمل دفتر الأستاذ المدرسي ، والسفر ، والموظف ومصروفات حسابات الأعمال المتنوعة فئات فرعية مثل 8100 إيجار ، و 8200 من مرافق الكهرباء ، و 8300 إنترنت ، و 8400 هاتف ، و 8500 قانوني ، ومحاسبة ، وخبراء استشاريين ، و 8600 مرتبات وأجور ، و 8650 ضرائب الرواتب ، و 8700 من اللوازم المكتبية ، و 8800 الإصلاح والصيانة والنفقات الأخرى لممارسة الأعمال.
خذ واحدة من فواتيرك الحالية ، فاتورة خدمات. ضع رقم حساب دفتر الأستاذ الخاص بك عليه. انظر تحت الفئة الإدارية والسفر وفئة الموظفين والفئات المتنوعة من شهادة توثيق البرامج الخاصة بك واعثر على فئة المرافق الكهربائية 8200. إذا قمت بفصل الخدمات في المستودع عن تلك الخاصة بالمكتب وتلك الموجودة في صالة العرض ، فيجب عليك إنشاء أرقام حساب لكل من هذه الفئات بحيث يكون فاتورة خدمة المستودع 8220 ، والمكتب 8230 ، وصالة العرض 8240.
نصائح
-
لقد أوقفت برامج المحاسبة ، مثل QuickBooks ، العديد من المهام الأساسية للمحاسبة مثل إعداد دفتر الأستاذ العام ومخطط الحسابات ، ولكن قد ترغب في استشارة المحاسب الخاص بك للتأكد من أنك تقوم بإعداد شهادة توثيق البرامج الخاصة بك بشكل صحيح. السبب في شهادة توثيق البرامج هو تنظيم الأنواع المختلفة من الإيرادات والمصروفات للأغراض الضريبية.
تحذير
لا تحصل على المصطلح "الحساب" في حساب مشوش مع حساب في الخدمات المصرفية. في المحاسبة ، فإنه يشير إلى نظام أو تنظيم الإدخالات في فئات بحيث يمكن فصلها بسهولة من أجل جعل إعداد الضريبة نهاية العام أسهل.
