الضوابط الداخلية عبارة عن مراجعات أو إجراءات أو إرشادات لحماية وحماية المعلومات التجارية والمالية للشركة. أصحاب الأعمال والمديرون مسؤولون عن تطوير وتنفيذ الضوابط الداخلية للحفاظ على انخفاض التكاليف وتقليل أو تجنب المشاكل. تمثل مخزون الأصول المادية مكلفة وكبيرة لمعظم الشركات. تعتبر الضوابط الداخلية ضرورية للجرد ، لأن الشركات نادرا ما تستطيع البقاء على قيد الحياة إذا فقدت باستمرار المخزونات للسرقة والتلف والتقادم.
نظام التخزين
أنظمة المستودعات هي طرق محاسبية لإدارة المعاملات المالية المتعلقة ببنود المخزون المادية للشركة. نظامان شائعان هما الأنظمة الدورية والدائمة. تقوم أنظمة الجرد الدورية بتحديث دفتر الأستاذ المحاسبي مرة في الشهر أو ربع سنوي. تتمثل الطريقة الأفضل والأكثر تحكمًا في نظام المخزون الدائم ، والذي يعمل على تحديث المستودع بعد كل عملية شراء وبيع وتسوية. تتيح أنظمة الجرد للمالكين والمديرين فكرة أفضل عن تكلفة المخزون وآثارها على الميزانية العمومية ، وهو جزء مهم من الضوابط الداخلية.
عملية الطلب
تخلق عناصر التحكم الداخلية قيودًا محددة على عملية طلب جرد الشركة. عادةً ما يقسم المالكون والمديرون مهام طلب جرد المخزون بين موظفين متعددين. هذا يضمن أن الفرد لا يطلب المخزون ويسرقه لأنه يأتي في مستودع الشركة. ومن المهم أيضًا فصل طلب الشراء وعملية الدفع ، حيث يمكن للموظف "طلب" المخزون من شركة مزورة وإرسال الدفعة إلى صندوق البريد الذي يستأجره الموظف.
تخزين
التخزين هو إجراء مراقبة المخزون المادية. يجب أن تجد الشركات مخازن ومستودعات آمنة ، لذلك لا يتم سرقة المخزون أو تلفه. كما يضمن التخزين الكافي للشركة مساحة كافية لاستلام وتخزين منتجات المخزون بشكل صحيح. يجب أن يكون لدى الشركات مساحة كافية لتشغيل الرافعات الشوكية وتحريك المنصات والسماح للعمال بالمرور عبر المستودع بأمان دون الإضرار بالمخزون.
التهم البدنية
التوفيق المادي يوفق بين دفتر الحسابات المحاسبي للشركة والمبلغ الفعلي للمخزون الموجود في متناول اليد. تستخدم الشركات عادةً أعداد الدورات أو عدد الجرد السنوي لهذه العملية. تعد أعداد الدورات أعدادًا مستمرة حيث تطلب الشركات من الموظفين احتساب عدد محدد من العناصر كل أسبوع. قد تكون العناصر عالية القيمة أو العناصر الشائعة ميزة ثابتة في عدد الدورات لضمان عدم وجود هذه العناصر. تحدث التهم المادية السنوية مرة واحدة في السنة ، عندما تعد الشركة مخزونها بالكامل في وقت واحد بدلاً من عملية العد الأسبوعية.
