بالنسبة للعديد من الشركات ، يمثل المخزون أكبر الأصول المادية التي تمتلكها الشركة. تقوم هذه الشركات بتخزين مخزونها في المستودعات حتى تحتاج إليها في الإنتاج أو لتسليمها إلى العميل. يتعامل موظفو المستودع مع عملية الاستلام عندما يصل المخزون من الموردين. كما يقوم موظفو المستودع بإدارة شحن الطلبات المكتملة للعملاء. تعتمد المستودعات على الضوابط الداخلية لضمان تسجيل المخزون بدقة والحفاظ على سلامته.
الترقيم التسلسلي
تشمل إجراءات الرقابة الداخلية استخدام الترقيم التسلسلي لجميع وثائق الاستلام ومستندات الشحن ومستندات نقل المستودع. يتطلب الترقيم التسلسلي أن يتضمن كل نوع من أنواع المستندات نظام ترقيم ، وأن يتم ترقيم كل نموذج بالترتيب. يتيح ذلك للمستودع حساب كل نموذج مستقل باستخدام رقم النموذج. إذا ظهرت أي صفحات مفقودة ، يمكن لموظفي المستودع التعرف على الصفحات المحددة استنادًا إلى الأرقام المفقودة.
كاميرات الفيديو
تتضمن إجراءات الرقابة الداخلية أيضًا استخدام كاميرات الفيديو في جميع أنحاء المستودع. ترصد كاميرات الفيديو جميع الأنشطة التي تحدث داخل المستودع ، وكل الحركة المتعلقة بالمخزون. إذا اختفى المخزون ، تقوم الشركة بمراجعة تسجيل الفيديو. تظهر أي عمليات نقل مخزون غير مصرح بها على تسجيل الفيديو وتقديم دليل على الحدث الفعلي.
الفصل بين الواجبات
كما تتضمن إجراءات الرقابة الداخلية في المستودع فصل مسؤوليات المستودع. يتطلب كل نشاط يحدث في المستودع عدة موظفين لاستكمال الخطوات الفردية. على سبيل المثال ، عندما يتسلم المستودع مخزونًا ، يقوم موظف واحد بتوثيق الكميات والمنتجات المتلقاة ، بينما يقوم آخر بإدخال تلك المعلومات في نظام الكمبيوتر. قد يقوم موظف ثالث بمقارنة هذه الأرقام مع قسيمة التعبئة من البائع.
التدقيق الجرد المادي
يمثل تدقيق المخزون الفيزيائي إجراءًا داخليًا للمراقبة يتم إجراؤه مرة واحدة سنويًا على الأقل. يقوم موظفو المستودعات بحساب كل عنصر مخزون فعليًا ، مما يؤدي إلى إنشاء سجل للكمية الفعلية لكل عنصر. تشمل مراجعة المخزون الفيزيائي جلب أفراد من غير المستودع لإعادة فرز المخزون. يقارن الموظفون عدد الجرد الثاني بالأول ويحدد أي اختلافات. تقوم مجموعة أخرى من الموظفين بإعادة سرد المخزون مع وجود اختلافات لتحديد العدد النهائي. بمجرد تحديد كميات المخزون النهائية ، يتم ضبط كميات النظام لتساوي العد من التدقيق.
