تستخدم إجراءات الرقابة الداخلية لمنع الاحتيال ، وهي حيوية لكل منظمة تدار بشكل جيد. هذه النظم تفصل بين واجبات الموظفين داخل المنظمة. من المهم وجود أدلة إجراءات الرقابة الداخلية في متناول اليد. يستخدمها الموظفون كمراجع عندما تكون الإجراءات أو الواجبات موضع تساؤل. المعلومات الواردة في أدلة إجراءات الرقابة الداخلية تختلف من شركة إلى أخرى ، ولكن الإجراء الخاص بكتابة واحدة هو نفسه.
اكتب نظرة عامة وجدول المحتويات. تصف النظرة العامة باختصار المسؤولية المالية ، والتي تشمل مفاهيم ومكونات الرقابة الداخلية. يبدأ جدول المحتويات بعزل الواجبات. المحتويات التي تتبع عادة هي: المراجعات ، والمصالحة ، والموافقات ، والأصول ، والمدفوعات ، والموارد البشرية ، والمشتريات ، وجهات الاتصال.
أكمل قسم فصل الواجبات. تفاصيل المخطط التفصيلي فيما يتعلق بفصل الواجبات عن أشياء مثل الموظفين الذين يتلقون ويعلنون عن الدفعات ، بدلاً من دفع الإيداعات. الفصل الآخر المهم هو أنه إذا كان موظف واحد هو المستفيد ، يقوم موظف آخر بإجراء عملية السحب.
تحديد إجراءات القسمين التاليين ، المراجعات والمصالحة. المراجعات عبارة عن إجراءات تم إعدادها لإجراء فحوصات الميزانية بشكل روتيني ومعاملات التحقق الفوري والتحقق من النشاط غير المعتاد. يحتوي قسم المصالحة على إجراءات مثل مقارنة مجموعات البيانات لضمان الدقة والنظر في الاختلافات واتخاذ الإجراءات. ويتضمن هذا أيضًا تحديدًا أن الموظف الذي يدخل المعاملات لا يوفق بين أي من الحسابات المصرفية.
أكمل أقسام الموافقات والأصول والتوزيعات. ينص الجزء الخاص بالموافقات على الموظفين الذين لديهم سلطة للموافقة على المعاملات. يتم منح السلطة للموظفين المسئولين الذين لديهم معرفة تفصيلية عن الشركة. يسرد قسم الأصول جميع أنواع الأصول داخل المنظمة. تحت كل فئة من فئات الأصول ، يتم توضيح الإجراءات المحددة بالتفصيل حول كيفية التعامل مع الأصول ومراقبتها. يوضح قسم التوزيعات سياسات الشركة وإجراءات توزيع الأموال ، بما في ذلك شيكات الرواتب.
أكمل الدليل عن طريق الانتهاء من الأقسام الثلاثة الأخيرة: الموارد البشرية والمشتريات وجهات الاتصال. يوضح قسم الموارد البشرية (HR) تفاصيل تعليمات موظفي الموارد البشرية عن كيفية التعامل مع معلومات الموظفين. يوضح قسم المشتريات إجراءات شراء الشركة. وأخيرًا ، يسرد قسم جهات الاتصال الأشخاص الموجودين في الشركة والذين يمكن للموظفين الاتصال بهم عند حدوث أسئلة أو مشكلات.
