بصفتك استشاريًا ، فإنك تقدم لعملائك خدمة احترافية. في صناعة الخدمات المهنية ، تحدد العقود أو اتفاقات الخدمات شروط الخدمة ، بما في ذلك الخدمات المقدمة وجدول السداد والإطار الزمني للعلاقة بين الاستشاري والعميل. بصفتك الاستشاري ، يرجع إليك أن تكتب رسالة تذكير إلى عميلك عندما ينتهي عقد الاستشارات.
استخدم الورق الذي يحتوي على اسمك ومعلومات الاتصال بك ، أو اكتب هذه المعلومات في أعلى رسالة التذكير. يجب على العميل أن يعرف بالضبط من يأتي من الرسالة.
اشرح الغرض من رسالة التذكير في الفقرة الأولى. ذكّر العميل بأن عقد الاستشارات على وشك الانتهاء. قم بتضمين التاريخ المحدد الذي ينتهي فيه العقد.
قم بدعوة العميل لتجديد العقد (إن وجد) في الفقرة التالية. قل شيئًا إيجابيًا عن خدماتك الاستشارية ، مثل النتائج التي حصلت عليها للعميل حتى الآن. قد تقدم أيضًا خصمًا أو حافزًا آخر لإقناع العميل بتجديد العقد.
في الفقرة الأخيرة ، اسمح للعميل بمعرفة كيفية الاتصال بك إذا كانت هناك أية أسئلة أو إذا كان يرغب في تمديد العقد. عادة ، هذا عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني. أضف أنك تريد أن يتصل بك العميل ، بغض النظر عن أي عمليات تجديد للعقد ، لمناقشة المسائل الختامية. سيعطيك هذا فرصة أخرى لإقناعه بتجديد الاتصال.
أضف الإغلاق المهني وتوقيعك واسمك المكتوب في نهاية خطاب التذكير.
