يعيش الناس حياة مزدحمة ولا يتذكرون دائمًا عندما يحتاجون إلى القيام بشيء ما. قد يكون إرسال رسائل التذكير حول الموعد النهائي مجرد مجاملة مهنية أو قد يكون جزءًا من نظام حساباتك. تعتمد نبرة هذه الأحرف على سبب إرسالك للتذكير. على سبيل المثال ، ستستخدم نغمة داعمة إذا كنت تذكر الآباء المشغولين بالموعد النهائي للتسجيل في المخيم الصيفي. يتطلب خطاب عمل يهدد الإجراء القانوني إذا لم يتم دفع الفاتورة نهجا مختلفا. يتم إرسال رسائل التذكير الفعالة قبل الموعد النهائي بوقت كافٍ لمنح المتلقي وقتًا للتصرف.
اكتب الرسالة بنبرة محادثة إذا كان المقصود من الرسالة بمثابة رسالة تذكير ودية. للحصول على خطاب ودود ، استخدم الفقرة الأولى لبدء تشغيل الخطاب بطريقة فاترة ، مثل عمل ملاحظة حول كيفية وصول الربيع سريعًا إلى النهاية ، وهذا يعني أن الموعد النهائي للتسجيل في المخيم الصيفي يقترب بسرعة. للحصول على خطاب عمل صارم ، احصل على النقطة على الفور من خلال الإشارة إلى سبب كتابتك ولماذا يجب على المستلم الرد على الرسالة.
بدء الفقرة الثانية بوضوح عن طريق تحديد الموعد النهائي. قدِّم معلومات واضحة ومحددة حول الموعد النهائي ، مثل الأربعاء ، 7 كانون الأول ، الساعة 5 مساءً. ET. الوقت اختياري ، ولكنه مفيد في بعض الحالات.
تقديم تعليمات واضحة حول كيفية الوفاء بالموعد النهائي. إمكانيات بما في ذلك إرسال دفعة حتى يتم استلامها في الموعد النهائي أو قبله ، أو الاشتراك عبر الإنترنت لوظيفة قبل الموعد النهائي. أدرج المعلومات الأخرى ذات الصلة مثل مبلغ الدفعة المستحق ، أو المعلومات الأخرى اللازمة لإكمال المهمة.
أخبر المتلقي عواقب المفقودين في الموعد النهائي. على سبيل المثال ، أشر إلى أن الأشخاص الذين يسجلون بعد الموعد النهائي سيدفعون رسومًا أعلى أو أنه لا توجد أحكام للتأخير في التسجيل.
نهاية مع إغلاق مجاني مثل "التحيات الحارة" أو "مع خالص التقدير لك".
