تشكل أنشطة التحصيل ضرورة غير سارة خلف الكواليس عندما يكون أحدهم مدينًا لك أو لنشاطك التجاري ويبدو غير راغب في الدفع. بدلا من الانخراط في لعبة بطاقة الهاتف التي لا تستغرق وقتا طويلا وغير مثمرة مع شخص لديه كل الأسباب لتجنب مكالماتك ، اكتب رسالة عملية ، وافية كالتذكير الملموس للديون. قد تستغرق رسائل البريد الإلكتروني وقتًا وتحضيرًا أقل من الحبر على الورق ، ولكن حقيقة أن تبذل جهدًا للتواصل عبر البريد تؤكد نيتك المخلصة والخطيرة لتأمين السداد.
العناصر التي ستحتاجها
-
ترويسة
-
نسخة من الفاتورة
قم بتكوين رسالتك على الورق الرسمي للمنشأة أو المؤسسة التي يدين فيها المرسل المتأخر بالدفع. في حالة عدم وجود مثل هذه الأوراق ، افتح الرسالة باستخدام اسم وعنوان مؤسستك. اتبع هذه المعلومات مع الاسم الكامل وعنوان الشخص أو الكيان الذي يدين لك بالدفع. أدرج رقم حساب المستفيد ورقم الفاتورة أو رقم المعاملة قبل التحية التي تحدد هوية المستلم.
استخدم تحية شخصية رسمية. عنوان المتلقي باسم "عزيزي السيدة جونز" أو "عزيزي السيد سميث". ابدأ بـ "لمن يهمه الأمر" إذا لم يكن لديك معلومات اتصال كاملة لفرد.
حافظ على نغمة احترافية وودية ، حتى لو شعرت بإحساس عميق بالإحباط. ركز نثرتك على فكرة أن المستفيد قد أغفل فاتورتك ويحتاج فقط إلى تذكير لإجراء التحويلات المناسبة.
حدد مقدار وطبيعة الدين ، بما في ذلك التفاصيل الكاملة للشراء أو الخدمة التي يدفع لها. قم بتضمين المعاملة ومواعيد التسليم بالإضافة إلى أي معلومات تعريف أخرى.
توضيح ما تتوقعه من المحول ، بما في ذلك متى تتوقع الدفع. وضح أي عقوبات ، بما في ذلك الفوائد أو الرسوم المتأخرة التي سبق أو ستطبق.
قدّم معلومات الاتصال الخاصة بك بحيث يمكن للمرسل أن يصل إليك لتوضيح الموقف أو طلب تمديد الدفع. اذكر رقم هاتفك المباشر وعنوان بريدك الإلكتروني حتى إذا ظهرت على ترويسة الورق نفسها. اقترب مع شكرك على الاهتمام السريع من قبل المحرر وإعادة التأكيد على القيمة التي تضعها على علاقة العمل أو العمل الخاصة بك.
نصائح
-
القول المأثور "إنك سوف تقبض أكثر من ذباب العسل أكثر من الخل" ينطبق بشكل كبير على تذكير الدفع. ما لم تمثل هذه الرسالة طلبًا نهائيًا ، اترك مجالًا لإمكانية ضياع الفاتورة أو تعرض المحول لبعض المغامرة التي تدخلت في اهتمامه بتفاصيل الدفع.
أرفق نسخة من الفاتورة أو البيان المعني. إذا قمت بتضمين مغلف عنوانه التحويلات ، فذكره في رسالتك.
تحذير
إذا كانت رسالتك تحدد الإجراءات المحددة التي تنوي اتخاذها كجزء من جهد الجمع ، بما في ذلك إجراءات محكمة المطالبات الصغيرة أو التدابير الأخرى ، كن مستعدًا لمتابعة الإجراءات التي تحددها.
