تُعد رسائل التذكير مفيدة عند الاتصال بالعملاء الذين ربما نسوا دفع فاتورة ، بالإضافة إلى الاتصال بالأشخاص لتذكيرهم بموعد أو حدث. بالنسبة إلى العملاء الذين يستخدمون البريد الإلكتروني في كثير من الأحيان ، يمكنك إرسال رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني ، وهي طريقة ملائمة للغاية للوصول إليهم بسرعة. تتطلب الرسائل عبر الإنترنت الانتباه بشكل مفصّل لكل كلمة لضمان أن صوتك لا يبدو عدوانيًا أو وقحًا ، وأن القواعد الصحيحة أمر لا بد منه.
تحقق من دقة المعلومات التي ترغب في تذكير الشخص بها. سيؤدي إرسال رسالة تذكير بالجمع مع معلومات غير دقيقة إلى إرباك العميل وربما إغضابه. يجب أيضًا أن تتضمن تذكيرات المواعيد والتذكيرات معلومات دقيقة للتأكد من أن الأفراد سوف يقومون بهذا التعيين أو يحضروا هذا الحدث عندما يطلب منهم ذلك.
أقر بإمكانية أن معلوماتك غير صحيحة أو أن العميل قد أرسل بالفعل دفعة. يمكن أن يساعدك بيان يوضح أنك لا تستطيع رؤية سجلاتك الخاصة فقط وأنك ليس لديك معلومات أخرى يمكنك الرجوع إليها ، الشخص الذي يقرأ الرسالة يفهم هدفك من وجهة نظرك. الاعتراف إذا كان الطرف قد أرسل مؤخرا دفعة وهذا المبلغ لا ينعكس في الرسالة سيحد من استجابة غاضبة من المتلقي في رسالة تذكير.
كن مهذبًا وعالج العميل كما تريد أن تتم معاملتك ، إذا تم إرسالك رسالة تذكير. تحدث حالات الرقاب والخطأ في التقدير والظروف المخففة في حياة كل فرد. التعليقات الفظة أو عدم الاحترام في رسالة تذكير مالية لن تساعد في الحصول على المال من الشخص الذي ترسل إليه الرسالة. بدلا من ذلك ، حافظ على دقة الرسالة وناقش فقط تفاصيل الحساب بطريقة مهذبة - تجنب الملاحظات الفظة أو المؤذية.
قم بتضمين معلومات الفواتير الأصلية عند إرسال رسالة تذكير تطلب السداد. سيطلب العديد من العملاء الاطلاع على الفوترة الأصلية إذا نسي ما هو هذا الحساب. لتوفير الوقت ، قم بتضمين الفواتير الأصلية في رسالة التذكير إلى العميل. يمكن أن تكون معلومات الفوترة الأصلية بمثابة رابط إلى حساب العميل عبر الإنترنت عندما ترسل رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني.
طلب الرد. يمكن أن يتضمن طلب الرد من العميل طلب تحويل الأموال أو مكالمة هاتفية أو رد بريد إلكتروني أو ملء معلومات الاتصال الصحيحة وإعادتها إليك. من خلال طلب رد من العميل ، بطريقة مهذبة ، أنت أكثر عرضة لفتح العميل لمناقشة الحساب والحصول على دفعة من العميل.
تقديم معلومات الاتصال للوصول إليك. تأكد من حصولك على جميع معلومات الاتصال الخاصة بك على البريد الإلكتروني للتذكير. العنوان الفعلي أو العنوان البريدي قد لا يكون كافيا. تشمل البريد الإلكتروني وموقع الويب والهاتف والفاكس لإعطاء العميل العديد من الطرق للوصول إليك بقدر الإمكان.
