إذا قمت بشراء سلع أو خدمات من بائع ، فمن المحتمل أن يكون لديك مصلحة ثابتة في معاملاتك الشهرية مع تلك الشركات. وينطبق نفس الشيء على أي عملاء يشترون منك سلعًا أو خدمات كمالك نشاط تجاري. لتقديم حساب مفصل عن الأنشطة الشهرية للعميل أو العميل ، تعرض العديد من الأنشطة التجارية كشف حساب. على الرغم من أن بعض الأنشطة التجارية لا تزال ترسلها عبر البريد ، إلا أنه يمكن تقديمها أيضًا عبر البريد الإلكتروني أو بوابة الويب. يقدم المستند مجاملة ، مما يساعد عملائك على موازنة كتبهم الخاصة.
نصائح
-
بيان الحساب هو مستند يوضح للعميل حسابًا لكل معاملة في دورة فواتير محددة.
ما هو بيان الحساب؟
يوفر كشف الحساب قائمة بمعاملات العميل للإطار الزمني المحدد. على غرار البيان المصرفي الذي تتلقاه لمعاملاتك المالية الخاصة ، يتضمن بيان الأعمال الخاص بتفاصيل الحساب تاريخ البدء والانتهاء ، ورصيد البداية ، والرصيد الختامي وجميع عمليات الخصم والائتمانات التي حدثت بين هذين التاريخين.
بشكل عام ، لا ترسل الشركات سوى كشف حساب إلى العملاء الذين لديهم حساب وتوقعوا الاتفاقيات المناسبة. اعتمادًا على تفضيلاتك الشخصية ، قد تقرر إرسال بيانات الحساب فقط إلى أولئك الذين لديهم نشاط في شهر معين. يفيد ذلك بشكل خاص إذا كان لديك بعض العملاء الذين لا يشترون منك كل شهر. سيوفر لك حساب إضافي لإرسال البيانات مع أرصدة صفر.
تنسيق بيان للحساب
إذا لم تكن قد أعدت أبدًا كشف حساب ، فقد لا تعرف كيفية تهيئته. والخبر السار هو أن هناك الكثير من النماذج المتاحة لمساعدتك ، بما في ذلك بعض في Microsoft Word. تحتاج ببساطة إلى تضمين عبارة "كشف الحساب" في الأعلى وتضمين اسم العميل وعنوانه تحت عنوان "إلى" واسمك وعنوانك ضمن "من". ستقوم بعد ذلك بتفصيل كل معاملة تمت خلال الشهر ، بما في ذلك جميع المشتريات والائتمانات والحفاظ على التوازن الجاري في أقصى يمين العمود كما تذهب. في الجزء السفلي ، يجب أن يكون هناك مبلغ إجمالي مستحق مدرج بالإضافة إلى تعليمات حول كيفية الدفع.
إذا تمت فوترة عميلك تلقائيًا ، فتأكد من توضيح ذلك في البيان. هذا بيان معلومات فقط. قد يتعامل عملاؤك مع كومة من الفواتير والبيانات وليس لديهم وقت لفرز السجلات الخاصة بهم لتحديد ما إذا كانوا قد دفعوا بعد أم لا. إذا كان لابد من إرفاق فاتورة بأسفل لتجنب طباعة بيانات منفصلة لأولئك الذين يقومون بالتأجير التلقائي ، فتأكدوا من ملاحظة الفاتورة أنه سيتم خصم الدفعة لتجنب دفعات مضاعفة.
ما هو بيان البنك والغرض منه؟
عندما تقوم الشركات بإصدار كشوفات الحساب ، فإنها غالباً ما تقوم بذلك كوسيلة راحة للعملاء على الرغم من أنها تكلف تكاليف إضافية ، خاصة إذا قمت بإرسالها عبر البريد العادي. قد تكون فعالية تكلفة هذا النوع من المجاملة مشكوكًا فيها ما لم تتمكن من ربطها مباشرةً مرة أخرى بزيادة العملاء الذين يدفعون فواتيرهم في الوقت المحدد. إذا كانوا يتلقون إشعارًا مستمرًا بمعاملاتهم مع فاتورة تسهّل الدفع ، فقد يقومون فعليًا بتحويل الدفع بدلاً من تعيينه إلى الجانب حتى يتمكنوا من التحقق مما قاموا بشرائه في الشهر السابق.
في نهاية العميل ، يكون الغرض من بيان الحساب هو تسهيل عملية مسك الدفاتر. من المحتمل أن يحصل عملاؤك على مجموعة من الفواتير القادمة في كل شهر ، مما يعني أن أحد فواتيرك هو واحد من العديد من الفواتير. يمكن مقارنة المعلومات التي تقدمها بسهولة مع الكتب الخاصة بهم. مع تقدم السنة ، يمكنهم إلقاء نظرة على البيانات التاريخية المتعلقة بالأعمال التي يقومون بها معك واستخدام المعلومات لتحديد توقعات الموازنة المستقبلية.
بيان من أمثلة الحساب
أفضل مثال على كشف الحساب هو كشف الحساب المصرفي الذي تحصل عليه كل شهر. ستحصل على هذا لجميع حساباتك ، بما في ذلك حساباتك المصرفية الشخصية ، وأي حسابات استثمارية تمتلكها ، وبطاقاتك الائتمانية وحساباتك المالية الخاصة. عادةً ما يكون تاريخ البدء إلى النهاية ، رصيد بداية ، رصيد نهاية وسجل لجميع المعاملات التي حدثت خلال ذلك الإطار الزمني.
كما هو الحال مع كشف حساب نشاطك التجاري ، يمكن أن تأتي كشف الحساب المصرفي عن طريق البريد العادي في شكل ورقي أو يتم عرضه عبر الإنترنت. إذا كان مرتبطًا ببطاقتك الائتمانية ، فسترى على الأرجح فاتورة أسفل كشف الحساب تتضمن المبلغ الذي يجب دفعه وتاريخ الاستحقاق. على عكس بيانات الحساب ، قد يأتي كشف حسابك المصرفي حتى لو لم تكن لديك أي معاملات خلال الشهر.
أهداف بيان البنك
الهدف من بيان البنك هو الشفافية. يرغب العملاء في رؤية جميع المعاملات المسجلة على حساباتهم على مدار العام. قبل المعاملات المصرفية عبر الإنترنت ، تتبع العملاء معاملاتهم في سجل الشيكات وقاموا بتسوية المبلغ عندما جاء ذلك البيان الشهري في البريد. إذا نسي تسجيل الدخول في معاملة ، فسيراها في البيان وسيتمكن من إصلاح الخطأ بسرعة. وبالمثل ، استمرت الشركات في تتبع معاملاتها المالية في دفاتر الأستاذ الورقية ، ثم قامت بمراجعة المبالغ مع كشف الحساب الشهري.
التكنولوجيا غيرت كل ذلك. يمكن الآن للشركات والأفراد تسجيل الدخول على مدار الساعة ومشاهدة أحدث المعلومات حول المعاملات. ليست هناك حاجة للاحتفاظ بعدد جاري ، ولكن إذا كانوا يريدون بالفعل التحديث ، فيمكنهم إعداد حساباتهم لتنبيههم في كل مرة تظهر فيها معاملة جديدة. بالنسبة للشركات ، فإن برامج المحاسبة والمسك الدفتري تجعل من السهل الحفاظ على نظرة عامة ثابتة على جميع نفقات الأعمال.
ما هو الفرق بين الفواتير والفواتير؟
بما أن كشوف الحساب يمكن أن تتضمن فاتورة في الأسفل ، يمكن الخلط بسهولة مع فاتورة أو فاتورة. قد تلاحظ أن فاتورة الكابل الشهرية ، على سبيل المثال ، تحتوي على معلومات حول الرسوم المختلفة ، في حين تتضمن أيضًا قسيمة تمزق في الجزء السفلي لتتمكن من تحويل المبلغ إذا لم تكن تدفع إلكترونياً. هذه فاتورة وليست بيان حساب نظرًا لأنها لا تقدم تفصيلاً عن كل معاملة تمت عبر حسابك خلال فترة الكشف.
ومع ذلك ، يمكن أن يكون الفرق بين الفواتير والفواتير أكثر دقة. غالباً ما يتم استخدام المصطلحات بالتبادل ، ولكن الفرق في الطريقة التي يشير بها المتلقي إليها.يطلب النشاط التجاري فاتورة ، وهي وثيقة تثبت مديونية شخص لآخر. من النادر أن ترى شخصًا يتصل بفاتورة الكبل على فاتورة ، وعندما يصل إلى البريد ، عادةً ما يُطلق عليه فاتورة ، في حين تصل الفاتورة بشكل عام برأس يقرأ "فاتورة".
وهناك فرق آخر بين الاثنين وهو أنه يمكن اعتبار الفاتورة شكلاً من أشكال الائتمان. يمتلك العميل فترة معينة للدفع بعد استيفاء طلب المنتج أو الخدمة. مشروع القانون ، من ناحية أخرى ، يرجع إلى موعد نهائي صارم. إذا تلقيت فاتورة بعد العشاء في مطعم ، فإن ذلك الموعد النهائي فوري. ومع ذلك ، يمكن أن يطلق فاتورة المياه الخاصة بك تقنيًا فاتورة نظرًا لأن لديك ما يصل إلى أسبوعين لدفعها ، مما يعني أن شركة الخدمات العامة توسع رصيدك كعميل متكرر. هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون الفرق بين الاثنين غامضة.
ما هي مدة البيان الشهري؟
تتبع بيانات الحسابات دورة الفوترة ، والتي تعتمد على تفضيلات النشاط التجاري الذي أصدرها. يتم تعريف دورة الفوترة على أنها الفترة الزمنية بين تاريخ كشف واحد إلى آخر. هناك بداية واضحة ونهاية لكل دورة فاتورة ، مع بدء الدورة الجديدة بمجرد اكتمال الدورة السابقة. إذا تم إرسال البيانات إلى العملاء ، فلن يكونوا عمومًا في أيديهم في اليوم الذي تنتهي فيه الدورة ، ولكن يتم عادةً طباعة تاريخ بداية الدورة وتاريخ انتهائها.
تميل دورات المحاسبة إلى اتباع معايير الصناعة ، لذلك قد يساعد في البحث. يمكن أن تتراوح دورات الفوترة من 20 إلى 45 يومًا ، ولكن قد يكون من الأسهل تعيين كشف حساب دورة حسابك في نطاق 30 يومًا. يمكنك أيضًا اختيار متابعة دورة الفوترة الشهرية لإرسال بيانات الحساب ، مما يعني أنها ستبدأ في اليوم الأول من الشهر أو آخر يوم في الشهر.
التعامل مع المدفوعات المتأخرة
للأسف ، سيكون هناك أحيانًا عميل واحد على الأقل يتأخر في سداد الدفعات. يمكنك إرسال إشعارات متأخرة أو حتى التقاط الهاتف والمكالمة ، ولكن في كثير من الأحيان في هذا الحدث ، قد يظهر بيان الحساب. قد يرغب عميلك في معرفة الرسوم بالضبط. قد تجد أيضًا أنه تمت إعادة توجيهك إلى قسم آخر ، حيث يرغب هؤلاء المحترفون في الحصول على ملخص للعناصر التي لم يتم دفعها بعد.
إذا لم يتم تسديد الحساب على مدار فترة زمنية طويلة ، فسيصبح من الضروري تحويل الفاتورة إلى مجموعات. يمكن استخدام كشف حساب لتفصيل ما هو مستحق بالضبط حيث يتم تسليمه إلى خدمة الطرف الثالث التي ستحاول تجميعها. ستحتاج أيضًا إلى التركيز على الفوائد المتعلقة بالمدفوعات المتأخرة ، كما هو موضح في فاتورتك أو في العقد الأولي الذي وقعته مع العميل. إذا كان عليك في أي وقت أن تأخذ شخصًا ما إلى المحكمة ، فسيكون من الضروري تقديم بيان تفصيلي بجميع المعاملات.
البيانات الالكترونية للحساب
يعتمد العملاء بشكل متزايد على الاتصالات الإلكترونية لكل شيء ، بما في ذلك الفواتير والبيانات المصرفية. يمكنك إرسال كشف الحساب بالبريد الإلكتروني إلى كل عميل في التاريخ المحدد ، وستكون هناك احتمالات بأن يكون سعيدًا بذلك. ومع ذلك ، فقد وجدت بعض الشركات أنه أكثر فعالية لإنشاء بوابة إلكترونية. سيتم منح جميع العملاء المنتظمين الفرصة لإعداد اسم مستخدم وكلمة مرور. ويمكنهم تسجيل الدخول بقدر ما يريدون للوصول إلى معلومات الحساب المحدثة وطلب المنتجات أو الخدمات والحصول على المساعدة في حل المشكلة والمزيد.
يتمثل الجانب السلبي الأكبر في نهج البوابة في أنها تتطلب بذل جهد إضافي في نهاية العميل لإعداد ملف تعريف وتذكر تسجيل الدخول. إذا قمت بترتيب الأشياء بهذه الطريقة ، فقد يساعد ذلك في التأكد من تنبيه العملاء متى كان هناك عنصر جديد يتم نشر. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فقد تعمل الطريقة الإلكترونية المستندة إلى البريد الإلكتروني في عبارات الحساب بشكل أفضل.
بيانات أمن الحساب
تدرك البنوك أن سرقة الهوية هي مصدر قلق حقيقي لأعضائها ، وأنها تتخذ تدابير للحفاظ على المعلومات آمنة قدر الإمكان. بالنسبة إلى الأنشطة التجارية ، يجب أن تنطبق هذه المجاملة نفسها على أي بيانات حساب ترسلها إلى عملائك. ضع في اعتبارك عقل مجرم وتأكد من أنه إذا انتهى المطاف بالفاتورة في الأيدي الخطأ ، فإن المعلومات المضمنة ليست كافية لارتكاب سرقة الهوية.
ينطبق هذا أيضًا على أي بيانات إلكترونية تصدرها. إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا إلى العملاء لإعلامهم بأن بياناتهم متاحة الآن ، فتخيل أن جهة خارجية قد تمكنت من الوصول إلى هذا البريد الإلكتروني. هل هناك معلومات كافية لمثال عن الاحتيال في الهوية؟ إذا كان عليك إعادة إرسال كلمة مرور العميل ، فلا ترسل كلمة المرور في نموذج البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، أرسل لهم رابطًا يمكنهم استخدامه لإعداد كلمة مرور جديدة والنظر في طلب تحديد معلومات لأي شخص يحتاج إلى إعادة تعيين. يمكنك أن تطلب معرفة اسم صاحب الحساب أو عنوان الشارع أو اسم الأم قبل الزواج أو نوع آخر من التحقق.
