في "الاحتفاظ بالكتب: حفظ الدفاتر الأساسية والمحاسبة للأعمال التجارية الصغيرة الناجحة ، الطبعة السابعة" ، تعرّف ليندا بينسون الحسابات المستحقة الدفع مثل تلك الديون المستحقة على الشركة إلى الدائنين مقابل السلع المشتراة أو الخدمات المقدمة ، وتكلف الشركات بمسؤوليات صرف المدفوعات للأعضاء. يوظف فريق مخصص للحسابات المستحقة الدفع مجموعات قياسية من إجراءات المعالجة ، حيث تقلل هذه الإجراءات من التكاليف العامة مع تعظيم علاقات الموردين.
الدلالة
يمكن أن يؤدي الاحتيال والاختلاس والأخطاء في المعالجة إلى تدمير نشاط تجاري. من الأهمية بمكان تنفيذ إجراءات الرقابة للتخفيف من هذه المخاطر. وتشمل بعض الضوابط الشائعة والفعالة: فصل الواجبات عن التخفيف من خطر الاختلاس ؛ وظائف الشراء الرسمية والمبادئ التوجيهية للتخفيف من مخاطر الاختلاس والفواتير والاحتيال الاحتيالية ؛ العتبة الثانية من مبلغ الدولار للتخفيف من مخاطر الاختلاس والأخطاء ؛ التحقق من رقم الفاتورة النظامية للتخفيف من مخاطر أخطاء الدفع المكررة.
الباعة
يضاف الدائنون إلى قاعدة بيانات الشركة كبائعين. عادة ما يتم تعيين هذه المهمة إلى كاتب الحسابات المستحقة الدفع أو كاتب الحسابات الذي ليس لديه القدرة على إنشاء الدفعات.
لضمان أن يتم إنشاء الدفعات في الوقت المناسب ، يتم تشجيع الموردين على العمل مع فريق الحسابات الدائنة لمعالجة مشكلات الفواتير. سيؤدي الاتصال بمستخدمي المشتريات أو قسم الطلبات إلى إضافة تأخيرات لتحديد أو حل الفواتير غير المدفوعة أو المدفوعة جزئيًا.
وظيفة
يُطلب من البائعين إرسال الفواتير مباشرة إلى قسم الحسابات المستحقة الدفع. الفاتورة مختومة بالوقت وتبدأ ساعة المعالجة. إذا تم إنشاء أمر شراء لشراء سلع أو خدمات ، تتم مطابقة الفاتورة مع أمر الشراء وإثبات الاستلام. تناقش ماري س. شيفر هذه العملية "بثلاث طرق" في كتاب "الحسابات المستحقة الدفع: دليل لتشغيل إدارة فعالة".
إذا تم الشراء بدون أمر شراء ، يجب أن يتوافق مع إرشادات الشركة المعمول بها. إذا تم استيفاء الإرشادات ، يتم توجيه الفاتورة إلى قسم الطلبات للموافقة والترميز المناسب.
إجراءات الصرف
محلل الحسابات الدائنة مصرح له بتوليد المدفوعات. يعمل المحلل بجد لمعالجة الفواتير في الوقت المناسب للتأكد من أنها مدفوعة على الفور ويتم أخذ الخصومات عندما يكون ذلك ممكنا. كل من هذه الأهداف يؤدي إلى فرص للسيطرة على التكاليف العامة. هذا مهم بشكل خاص حيث يتم معاقبة الوكالات الحكومية بسبب تأخر المدفوعات.
المدفوعات الإلكترونية هي أداة أخرى لتوفير التكاليف. هذا يقلل من تكلفة الشيكات الورقية ويقلل من الاحتيال أو الاختلاس. إذا كان من الضروري إصدار دفعة جزئية أو رفض الدفع ، يقوم المحلل المستحق الدفع ، ويشرح الظروف.
التدقيق الداخلي
يضمن محللو الحسابات الدائنة أن يتم صرف المدفوعات وفقًا لسياسة الشركة. سيراجع فريق التدقيق الداخلي للشركة بشكل انتقائي نتائج عمل المحلل عن طريق طلب الوثائق لمجموعة مختارة من الفواتير. يقوم المدقق بمراجعة الوثائق للتأكد من أن إجراءات المراقبة قد تم وضعها ومتابعتها بشكل صحيح. تؤدي إجراءات التحكم غير الكافية إلى خسائر غير متوقعة. مطلوب وقت وتكلفة إضافية لاسترداد مثل هذه الخسائر.
