تعتبر إجراءات التحكم في المستندات ضرورية لمعالجة الفواتير المستحقة الدفع. وستساعد على ضمان تسجيل جميع الفواتير المستحقة الدفع بصورة صحيحة إلى دفتر الأستاذ العام للمدفوعات وعمليات الدفع للفواتير في الوقت المناسب. يساعد إجراء مكتوب لمعالجة الحسابات المستحقة على التخفيف من الأخطاء في المعالجة وتجنب التأخر في السداد بسبب عدم دفع المدفوعات في الوقت المحدد.
تاريخ ختم الفاتورة
يجب على الشخص المسؤول عن فتح البريد اليومي أن يقوم بختم كل فاتورة مستحقة الدفع مستلمة بتاريخ اليوم الحالي. يتيح لك تاريخ الدمغة تتبع مقدار الوقت المستغرق لدفع فاتورة في شركتك. يجب أن يلاحظ الشخص الذي يختم تاريخ الفواتير أي اختلافات زمنية مهمة بين تاريخ إصدار الفاتورة وتاريخ الاستلام. قد يلزم دفع الفواتير التي ترسل بالبريد أسابيع بعد جيل من خلال عملية الحسابات الدائنة بسرعة لتجنب التأخر في السداد.
رمز الفاتورة
يكتب الموظف المسؤول عن إنشاء الحساب أو إدارته رمز حساب دفتر الأستاذ العام المناسب في الفاتورة ويقارن الفاتورة بالميزانية المتبقية لحساب المصاريف هذا. إذا كان حساب دفتر الأستاذ العام سيكون فوق المبلغ المرصود في الميزانية بمجرد معالجة الفاتورة ، يجب على الموظف تضمين شرحًا للقيمة الزائدة للفاتورة.
الحصول على موافقة الفاتورة
المديرون مسؤولون عن مراجعة واعتماد جميع الفواتير المستحقة الدفع التي تقع في نطاق سيطرتهم. يقوم المدير بمراجعة الترميز على الفاتورة للتأكد من دقتها وأي تفسير للقيمة الزائدة للميزانية للتأكد من دقتها. يقوم المدير بعد ذلك بالاحرف الاولى وتواريخ الفاتورة حتى يعرف المحاسب ان المدير قد وافق على الفاتورة للدفع.
تحضير الشيك
يقوم المحاسب بمراجعة الفاتورة للتأكد من أن الموافقات والتفسيرات المناسبة للفترات المتراكمة يتم تضمينها في الفاتورة. يقوم المحاسب أيضًا بالتحقق مرة أخرى من الترميز على الفاتورة ويتساءل عن أي تشفير يبدو أنه خطأ. بمجرد اقتناع المحاسب بموافقة وتشفير الفاتورة ، يقوم بإعداد شيك للدفع.
يجب أن تشمل الشيكات التجارية نوعين من الشيكات: كعب شيك للجهة المصدرة وكأس فحص للمتلقي. يجب أن يتضمن كعب الشيك تاريخ الفاتورة ورقم الفاتورة ورقم حساب العمل ، إذا قام البائع بتعيين واحد. قد يتضمن كعب التحقق من المصدر تشفير دفتر الأستاذ العام عند الرغبة. قم بعمل نسخة من الفاتورة الخاصة بسجلاتك وقم بتدبيس كعب شيك المصدر إلى أعلى الفاتورة. قم بتعبئة نسخة الفاتورة لدعم المصاريف في حالة التدقيق أو البحث في المحاسبة.
