كيفية تنظيم وتتبع متعددة المهام المتغيرة

المهمة هي وحدة العمل. يمكن أن يتراوح نطاق المهمة من مسألة تتطلب قدراً ضئيلاً من العمالة إلى مسألة تتطلب عملاً كبيراً يتضمن مجموعة كبيرة من المهام الفرعية لاستكمالها. ترتبط المهام بوجه عام بأهداف وغايات محددة محددة بالوقت. على هذا النحو ، يعد تنظيم المهام وتتبعها أمرًا مهمًا لتحقيق الأهداف والغايات. من خلال تنفيذ المهام على الورق ، أو برنامج كمبيوتر ، يمكنك التحكم في يومك وأهدافك وأهدافك على المدى القصير والطويل.

العناصر التي ستحتاجها

• عمل قائمة

• التقويم

انتقل من خلال قائمة المهام الخاصة بك ووضع قيمة عددية لكل عنصر على أساس أولويته المقاسة. يأمر هذا الإجراء الخاص بك بطريقة تعطيك أفضل فرصة لتحقيق أكبر قدر من التأثير على مدار اليوم. تحديد أولويات المهام عن طريق تحديد أهمية كل مهمة لأهدافك وغاياتك. سوف تأتي بعض المهام بشعور طبيعي من الإلحاح ، في حين أن البعض الآخر قد يعطيك وقفة لتقييم ما إذا كان لديهم أي أهمية حقيقية على الإطلاق.

تقدير الوقت اللازم لأداء كل مهمة. ضع نطاقًا زمنيًا يحدد الحد الأدنى والأقصى لتخصيص الوقت لتنفيذ كل مهمة. مقدار الوقت المطلوب لإكمال مهمة قد يؤثر على أولويتها لهذا اليوم. على سبيل المثال ، قد يستغرق العمل الروتيني البسيط الذي يستغرق إكماله خمس دقائق أولوية على مهمة ذات أهمية أكبر نسبيًا والتي تتطلب من ثلاث إلى خمس ساعات لإكمالها. المهام التي تتطلب فترات زمنية أطول لإكمالها يجب أن يتم تنظيمها بشكل طبيعي عبر فترة زمنية أطول.

تحديد مواعيد نهائية لكل مهمة. المواعيد النهائية تركز انتباهك وتشجع على الامتثال. بعض المهام سيكون لها مواعيد نهائية تحددها أطراف خارجية مثل تلك التي ينشئها العملاء أو المؤسسات الخارجية. سوف تتطلب منك مهام أخرى تحديد موعد نهائي. سيتم تشكيل هذا من خلال عوامل مثل مقدار الوقت اللازم لإكمال المهمة وما إذا كان مطلوب من عمل الآخرين لإكمال المهمة. أيضا ، عند تفويض مهام المهام ، فإنه يساعد على تسليم الطلبات مع المواعيد النهائية التي تكون أقدم قليلا من الموعد النهائي الخاص بك لهذه المهمة.

جدولة المهام. يتضمن ذلك تحديد كيفية ترتيب المهام والأنشطة في التقويم الخاص بك. النظر في العلاقة الطبيعية بين المهام عند جدولة لهم. ستحصل على أكبر قدر من الكفاءة عن طريق تجميع المهام المتشابهة معًا - على سبيل المثال ، إكمال الفواتير لمشاريع مختلفة في وقت واحد. أيضا ، النظر في قمم الطاقة الشخصية الخاصة بك على مدار اليوم عند جدولة المهام. إذا كانت قوتك الذهنية تبلغ ذروتها خلال ساعات الصباح ، فعليك جدولة المهام التي تتطلب عناية ذهنية مثالية خلال تلك الفترة. إذا انخفضت الطاقة لديك في الساعة 3 بعد الظهر ، فقد يكون هذا هو أفضل وقت لجدولة الأعمال البسيطة.

كن مرنا. يمكنك تحديد الأولويات وتعيين المواعيد النهائية وجدولة المهام بطريقة تجعل الاستخدام الأكثر كفاءة لوقتك ، فقط للحصول على مكالمة من شخص ما تتطلب قائمة الطوارئ الخاصة بك وقتك واهتمامك. لا تدع هذا يخرج جهودك عن مسارها. تتضمن تقنيات إدارة الوقت التخصيم في الوقت المرن في جدولك اليومي. أيضا ، إذا كان خيارا قابلا للتطبيق ، حدد فترات زمنية معينة بأنها "فترة خالية من الاضطراب" للمهام التي تتطلب مستويات عالية من التركيز.

تتبع ووضع علامة تقدمك. قم بتطوير مخطط انسيابي مرئي أو رسم بياني لقائمة المهام التي تقوم بتتبع الأنشطة. تطوير مخططات تدفق الأنشطة الفردية للمهام الرئيسية التي تشمل سلسلة من المهام الفرعية. أثناء إكمال المهام والمهام الفرعية ، اعبرهم عن قائمتك. في نهاية كل يوم ونهاية كل أسبوع عمل ، قم بمراجعة تقدمك وأعاد تنظيم مهامك من خلال قوائم ومخططات جديدة لليوم الجديد والأسبوع الجديد.

نصائح

• حدد ما إذا كان لديك موارد كافية لإكمال مهمة ما. تكون جودة العمل أكثر أهمية من مقابلة الموعد النهائي.