تستخدم العديد من الشركات برامج المحاسبة للمساعدة في أتمتة مهام المحاسبة الروتينية ، ووضع الضوابط وإنشاء التقارير المالية. مع وجود حزم برمجيات محاسبية متعددة في السوق ، عادة ما يكون هناك حزمة واحدة يمكن أن تتطابق مع معظم احتياجات العمل ، سواء كانت شركة كبيرة أو ملكية فردية. في حين أن برامج المحاسبة يمكن أن تكون بمثابة توفير الوقت وتساعد في الحفاظ على البيانات ، إلا أن هناك بعض العيوب في استخدام برامج المحاسبة.
فقدان البيانات أو الخدمة
عندما تعتمد شركة ما على برامج المحاسبة ، فإن أي فقدان للخدمة بسبب انقطاع الكهرباء أو الكمبيوتر قد يتسبب في تعطل العمل. يمكن أن تمنع تعطيل العمل إدخال المعلومات الجديدة وكذلك منع الوصول إلى المعلومات المخزنة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا لم يتم نسخ المعلومات احتياطيًا بشكل صحيح ، فقد يؤدي انقطاع الكمبيوتر إلى فقدان البيانات المالية.
معلومات غير صحيحة
المعلومات في نظام المحاسبة صحيحة فقط مثل المعلومات التي وضعت في النظام. نظرًا لأن معظم أنظمة المحاسبة تتطلب بعض الإدخال اليدوي للبيانات ، فقد تكون النتائج المالية غير صحيحة ما لم تتم مراجعة جميع بيانات المدخلات. إذا كان هناك اتجاه لمراجعة التقارير النهائية أو مخرجات النظام المحاسبي فقط ، فقد يكون من الصعب العثور على معلومات خاطئة.
أعدادات النظام
كل عمل له جوانب فريدة قد تتسبب في صعوبات عند محاولة تصميم حزمة برامج محاسبة عامة وفقًا لاحتياجاته. على الرغم من أن التخصيص متوفر للعديد من البرامج ، فقد يتسبب في التوقف وأخطاء محتملة إذا لم يتم بشكل صحيح. أيضا ، مع نمو الأعمال التجارية ، قد تكون هناك حاجة لتغيير حزم البرامج المحاسبية. هذا يمكن أن يسبب خللا كبيرا ، حيث يجب أن يتم ترحيل المعلومات وهناك حاجة إلى تدريب جديد للموظفين.
كلفة
عيب في برامج المحاسبة هو التكلفة المعنية. بالإضافة إلى الإنفاق المبدئي لشراء البرنامج ، هناك تكلفة الصيانة والتخصيص والتدريب وأجهزة الكمبيوتر. في حين أن توفير الوقت قد يبرر التكلفة ، فقد يستغرق الأمر لبعض الشركات سنوات قبل أن يدفع استثمار البرمجيات المحاسبية نفسها.
تزوير
يمكن التلاعب بالمعلومات المخزنة إلكترونياً والوصول إليها إذا لم تكن هناك ضوابط مناسبة وتدابير أمنية قائمة. هناك حاجة إلى ضوابط صارمة للتأكد من استخدام الموظفين المصرح لهم فقط لبرنامج المحاسبة والحصول على التقارير. بما أن البيانات المالية يمكن أن تكون حساسة وسرية ، فإن استخدام برامج المحاسبة يخلق إمكانية حدوث احتيال.
