يتمثل الدور المركزي لقسم الشراء في شراء اللوازم أو السلع المستخدمة في تشغيل النشاط التجاري. في تنفيذ هذا الدور ، تشمل أهدافها بناء علاقات الموردين الأساسية والحفاظ عليها ، والحصول على أفضل قيمة على السلع وتنسيق جميع أنشطة التوثيق ذات الصلة بدقة وكفاءة.
بناء والحفاظ على علاقات الموردين
من الناحية التاريخية ، كان الشراء يركز بشكل كبير على طلب عروض الأسعار بهدف الحصول على أقل التكاليف الممكنة. ومع ذلك ، فإن منظمة الرعاية الصحية بجامعة يوتا تلاحظ في سياساتها المتعلقة بالمشتريات أنه اعتبارًا من وقت النشر ، لا تستخدم عمليات المزايدة التنافسية إلا عند الضرورة. بدلاً من ذلك ، تعتمد العديد من الشركات على أقسام الشراء لتحديد الموردين المحتملين والتفاعل معهم وتطوير علاقات الثقة مع أفضل مقدمي الخدمات. هذا النهج العلاقة يقوي الأهداف المشتركة للمورد والمشتري و يسمح لمزيد من المرونة أو القدرة على التكيف عندما تعوق العقبات التدفق الطبيعي للخدمات اللوجستية والتوزيع.
الحصول على أفضل قيمة على السلع
ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالتركيز على الحفاظ على علاقات الموردين بهدف الحصول على أفضل قيمة على البضائع. "أفضل قيمة" ينطوي على التوازن في الحصول على أسعار معقولة ومنتجات ذات جودة عالية. فالمورّد ، على سبيل المثال ، يحتاج إلى أسعار جيدة لجني الأرباح ، لكنه يحتاج أيضًا إلى سلع عالية الجودة لجذب المشترين. وبالتالي، يحتاج قسم المشتريات إلى مقارنة نقاط الأسعار بين الموردين المختلفين والجودة من الحلول الخاصة بهم. تشير جامعة أكرون في دليل المشتريات الخاص بها إلى أن قسم المشتريات المركزي الخاص بها يحمل هذه المسؤولية في إدارة المشتريات عبر جميع الإدارات التنظيمية.
تنسيق الوثائق ذات الصلة
تتضمن عمليات الشراء بطبيعتها الكثير من الأعمال الورقية والوثائق. تلاحظ منظمة الرعاية الصحية بجامعة يوتا أن دور قسم المشتريات هو الحفاظ على ملفات العقد في جميع علاقات الموردين الفعالة ، على سبيل المثال. ترتبط أنشطة الشراء أيضًا بالمحاسبة في المؤسسات التي تستخدم برامج برمجيات موارد المؤسسة ، والتي تسمح بأن ترتبط أنشطة المحاسبة مباشرة بأوامر الشراء الحالية ومدفوعات الحسابات. في بعض الحالات ، تكون العملية تلقائية. وبالتالي، الدقة في إدخال تفاصيل أمر الشراء والمعاملة لا تقل أهمية عن قسم المشتريات كما هو الحال بالنسبة لقسم المحاسبة.
