يملأ مدير المكتب الأمامي ، الذي يُعرف أحيانًا باسم موظف الاستقبال أو الموظف ، عددًا كبيرًا من الأدوار. هذا الموقف الذي يواجه العملاء ، والذي يوجد عادة في صناعة الضيافة ، يخدم كلا من التفاعل مع العملاء وتنفيذ مهام العمل في المكتب الأمامي. على الرغم من اختلاف المسؤوليات والتعويضات بشكل كبير من منظمة إلى أخرى ، وحتى داخل الشركات ، يشترك العديد من مديري المكاتب الأمامية في عدد من الواجبات الأساسية.
واجهة العميل
وكثيراً ما يتفاعل مديرو المكاتب الأمامية مع العملاء ، وغالبًا ما يحيونهم عند دخولهم المؤسسة ، والرد على الاستفسارات وتوليد المبيعات. ووفقًا لوصف عام للوظائف تم نشره على موقع التوظيف Career Builder ، قد يتلقى مديرو المكاتب الأمامية ويعالجون المدفوعات من العملاء ويقدمون الإيصالات حسب الحاجة. في بعض الحالات ، وفقًا لـ Career Builder ، يتعامل مديرو المكاتب الأمامية أيضًا مع العملاء المزعجين أو الضيوف الذين يعانون من مشاكل ، ويشتركون مع أفراد الأمن المناسبين لمعالجة مشكلات أمن العملاء. اعتمادا على المنظمة ، قد يتعامل مدير المكتب الأمامي مع جميع الضيوف أو مع أولئك الذين يعتبرون حساسين أو مهمين فقط.
إدارة المكاتب
يضمن مديرو المكاتب الأمامية استمرار عمل المكتب الأمامي للأعمال بطريقة فعالة. يمكن أن تشمل إدارة المكتب تحليل النفقات لتقليل التكلفة ، وفقا لوصف وظيفي منشور على موقع فندق Mule السكني ، ويقوم بعض المديرين بمراجعة السجلات اليومية للحفاظ على الوعي بأنشطة الأعمال. يجب أن يكون مديرو المكاتب الأمامية على دراية بتطبيقات المكاتب النموذجية مثل جداول البيانات ومعالجات الكلمات. وفقا لموقع التوظيف The Job Fool ، يمكن للموظفين في هذا المنصب أيضا استخدام أنظمة الملكية الخاصة بالشركة للحفاظ على العمليات التجارية.
إدارة تجربة العملاء
يتحمل الموظفون في موقع مدير المكتب الأمامي مسئولية كبيرة لضمان حصول العملاء والضيوف على خدمة مثالية. بالإضافة إلى التفاعل ببساطة مع العملاء ومعالجة المشكلات الأمنية ، يعمل مديرو المكاتب الأمامية أيضًا كنقطة اتصال واحدة لشكاوى العملاء والمشكلات المتصاعدة. يمكن لمديري المكاتب الأمامية الموافقة على أسعار ترويجية استجابة لمفاوضات العملاء ، وفقًا لوصف وظيفة تم نشره في فندق Mule ، وبعض مديري المكاتب الأمامية لديهم سلطة منح خصومات أو أرصدة خدمة أو خدمة مجانية للضيوف غير الراضين. كما يمكن لمديري المكاتب الأمامية العمل مع مجموعات أخرى داخل الشركة ، مثل التدبير المنزلي والصيانة ، لضمان أن يشاهد الضيوف عقارًا نظيفًا وعمليًا بالكامل عند الوصول.
الإشراف على الموظفين
اعتمادا على المنظمة ، قد يكون مديري المكاتب الأمامية مسؤولين عن الإشراف على أعضاء موظفي الفندق. يمكن أن تتضمن الواجبات الإشرافية ، وفقًا لـ The Job Fool ، جدولة الموظفين لتلبية طلبات العملاء والتخطيط وتعيين العمل وتطوير اتصالات الموظفين. يمكن لمديري المكاتب الأمامية تخطيط وإجراء اجتماعات دورية للموظفين وحتى التعاون مع رؤساء الإدارات الأخرى لضمان إكمال المهام التنظيمية. في بعض الحالات ، يقوم الموظفون في هذا المنصب بتطوير وتقديم التدريب لإطلاع الموظفين على الممارسات التجارية المتغيرة.
