يأخذ نظام المعلومات المحاسبية جميع البيانات والأرقام من السجلات المالية للمؤسسة ويرتبها في هيكل منظم. يخدم نظام المعلومات المحاسبية ثلاث وظائف أساسية: جمع ومعالجة البيانات ، لتوفير المعلومات لصانعي القرار داخل المنظمة ، وللتأكد من أن موظفي المحاسبة يسجلون المعلومات بدقة ويحمي البيانات.
جمع ومعالجة
في مرحلة جمع نظام المعلومات المحاسبية ، يقوم المحاسبون أو أصحاب الحسابات بجمع وتسجيل البيانات من المبيعات النقدية ، والمبالغ المستحقة القبض ، والمشتريات النقدية ، والدائنين ، وكشوف المرتبات ، من بين معاملات أخرى. في النظم المحوسبة ، يعالج البرنامج جميع الحسابات والائتمانات في قاعدة بيانات كاملة لإدارة المعلومات.
تقارير للإدارة
يقوم موظفو المحاسبة بتوزيع التقارير على صانعي القرار داخل المنظمة ، مثل مديري المبيعات والتسويق ومديري الإنتاج والمديرين الماليين وجميع رؤساء الأقسام. تستخدم الإدارة المعلومات المتولدة من نظام المعلومات المحاسبية لتحليل العمليات الحالية للمنظمة والحالة المالية ووضع الخطط وتحديد الأهداف للمستقبل. على سبيل المثال ، يمكن أن تظهر الميزانية العمومية التي تم إنشاؤها من النظام الإدارة والملاك والدائنين والمستثمرين حيث تقف المنظمة مالياً في وقت معين.
الدقة والأمن
إن تحديد عدد الأشخاص الذين يتمتعون بإمكانية الوصول إلى النظام يحقق أفضل وظيفة ثالثة لنظام المعلومات المحاسبية - للتأكد من أن الشركة تحافظ على البيانات الصحيحة بأمان. يجب على قادة المنظمة أن يقرروا من سيكون هذا. على سبيل المثال ، يحتاج الموظفون المدربون أو أصحاب الحسابات أو المحاسبون إلى الوصول للتحقق من البيانات وإدخالها في النظام وإنشاء التقارير. لا يحتاج شركاء آخرون في المنظمة ، سواء داخليًا أو خارجيًا ، عمومًا إلى التلاعب بالبيانات.
أنواع الأنظمة وما هو مدرج
تقوم الشركات عادة بحوسبة نظام معلومات محاسبية في جميع المؤسسات باستثناء أصغرها. يقوم مستخدمو الكمبيوتر بإدخال البيانات في البرامج التي تكمل الحسابات وتصنيف الإدخالات وإدراجها في الفئات المناسبة. يمكن للنظام بعد ذلك إنشاء أنواع مختلفة من التقارير ، بناءً على طلب المستخدم. يشمل نظام المعلومات جميع الخطوات في دورة المحاسبة ، والورق المطبوع الذي يثبت المعاملات ، مثل أوامر العمل والفواتير والبيانات المالية التي تصبح جزءًا من النظام. في الأعمال التجارية الأصغر ، مثل عملية الأم والبوب حيث تحدث القليل من المعاملات ، قد يحافظ العمل على نظام المعلومات المحاسبية يدويًا. مرة أخرى ، يستخدم صاحب الحساب دورة المحاسبة بأكملها ويبني تقارير يدوية من النتائج.
