في أي مكان عمل ، الاجتماعات لا مفر منها. في أكثر من مرة ، يطلب من الناس حضور هذه الاجتماعات ، وعرضها بفزع. ربما لأنهم يركضون لفترة طويلة ، لأنه لا يوجد سبب واضح لعقد الاجتماع أو ربما لم يتم حل أي شيء على الإطلاق من قبل هذه الاجتماعات. ومن الواضح أنها لا تستجيب لخمسة اجتماعات فعالة: الغرض ، والمنتج ، والمشاركين ، والمسائل المحتملة والعملية.
غرض
يتم تعريف هدف الاجتماع على أنه السبب في ضرورة عقد الاجتماع ، أو جدول الأعمال ، أو الأهداف الرئيسية التي يجب مناقشتها من قبل الحضور. إذا لم تكن هناك أية قضايا يجب مناقشتها ، فلا يوجد سبب يدعو إلى عقد اجتماع. الاجتماعات مع عدم وجود غرض واضح هي مضيعة لوقت الجميع.
المنتج
يصف منتج الاجتماع النتيجة المرجوة التي يجب تحقيقها عند قول كل شيء وفعله. هذه ليست النتيجة المرغوبة للاجتماع فحسب ، بل أيضا النتائج المرجوة من أي مشاريع أو منتجات شركة مستقبلية تتم مناقشتها خلال الاجتماع. إن تحديد منتج الاجتماع مقدمًا يجعل الاجتماعات على المسار الصحيح ، مما يجعل المحادثات بعيدة عن الضال إلى موضوعات لا تفي بالغرض الخاص بالاجتماع.
المشاركين
يشمل المشاركون في الاجتماع فقط الأشخاص الذين يحتاجون إلى المشاركة ، حيث يؤثر الأشخاص الذين لديهم وجهات نظر أو وظائف بشكل مباشر على غرض ومنتج الاجتماع. على سبيل المثال ، لن يكون الطاقم الطبي بالمستشفى مشاركًا في اجتماع حول أنظمة الكمبيوتر في المستشفى. ومع ذلك ، فإن الممرضات والأطباء يشاركون في الاجتماعات التي تنطوي على قضايا أو قضايا صحية وأمراض تساعدهم في الحصول على وحدات التعليم المستمر ، CEU ، والمطلوبة لإبقاء تراخيصهم محدثة.
قضايا محتملة
القضايا المحتملة هي المخاوف التي من المحتمل أن تنشأ بين المشاركين ، المشاكل التي يرونها مع الحالة الراهنة للبنود المدرجة على جدول الأعمال أو أي مشاكل يتوقعونها مع الحلول المحتملة التي طرحت خلال الاجتماع. تشمل القضايا المحتملة أيضًا القبض على أي أخطاء قد تكون قد أفلتت من الإخطار أثناء الاستعدادات للاجتماع. على سبيل المثال ، يقدم أحد الأشخاص عرضًا تقديميًا حول الحلول الممكنة للمشكلات المدرجة في جدول الأعمال. قد يلاحظ شخص ما في الاجتماع أن هناك حقيقة أو حقيقتين مفقودة ، وأن هذه الحقائق قد ينتهي بها الأمر إلى تأثير عميق على نتيجة الاجتماع ، أو الحل. قد تكون المشكلات مشكلة في تكلفة المشروع أو الوقت الذي يستغرقه إكمال المشروع.
معالجة
تتضمن عملية الاجتماع الخطوات اللازمة للحفاظ على الاجتماع على المسار الصحيح وتحقيق غرض الاجتماعات. ويمكن أن يشمل أيضًا وضع خطة لتحقيق المشاريع والبضائع المستقبلية للحفاظ على المسار الصحيح نحو الانتهاء. إن وجود العملية المذكورة في الخطوات السابقة يتيح لكل شخص طريقة للتأكيد على أنه يحقق هدف ونتائج الاجتماع أو المشروع أو الترويج. إنها وسيلة لمتابعة تقدم الاجتماع.
