يمكن تعريف الاجتماع على أنه عملية عمل تعاونية مصممة للرد على من ، ولماذا وكيف وماذا الهدف المحدد. وتشمل خصائص الاجتماعات غير الفعالة المشتركون السلبيين وقلب المواضيع التي نوقشت سابقا. الاجتماعات الفعالة هي في الأساس عكس ذلك. يمكن للاجتماعات الفعالة تعزيز الإنتاجية ، معنويات الموظفين والأرباح.
وظيفة
الخطوات الخمس لإعداد وإجراء اجتماعات فعالة ، والمعروف أيضًا باسم الخمسة P ، هي: الهدف ، والتخطيط ، والمشاركين ، والمشاركة ، والمنظور ، لاحظ David Whetten و Kim Cameron في كتاب "تطوير مهارات الإدارة". الغرض يشير بوضوح إلى نية الاجتماع. الخطة هي مسار العمل خلال الاجتماع. يشمل المشاركون الحضور والميسرين. المشاركة ضرورية من الحضور والميسرين. المنظور هو الهدف الذي يهدف الاجتماع إلى تحقيقه وملخص للاتفاقيات الناتجة عن الاجتماع.
أدوات
تعتبر الألعاب من بين أكثر الأدوات فعالية المستخدمة لإجراء الاجتماعات الناجحة. ينصح بألعاب سريعة ، وغير مكلفة ، وقابلة للتكيف ، ومنخفضة المخاطر والمشاركة. العصف الذهني هو أداة أخرى تستخدم لجمع المعلومات وتوضيح مشكلة أو موقف. وتشمل الأدوات الأخرى للاجتماعات الفعالة الاستبيانات ، والدراسات الاستقصائية ، والمقابلات ، وأوراق العمل.
مميزات
الاجتماعات الفعالة خيالية ، وتشاركية ، ومبتكرة وجذابة. تبدأ وتنتهي في الوقت المحدد. يتم تعيين شخص لتتبع دقائق وجدول الأعمال. تحدث الفواصل المجدولة في الأوقات المعينة. يتم تشجيع المناقشات الحيوية والإيجابية. يُسمح للمشاركين بتقييم الاجتماع. تنتهي الاجتماعات الفعالة بنشرة ودية مع الميسر لضمان وجود الانسجام بين المشاركين.
التردد والمدة
كتب بيتر هوني في كتابه "تحسين مهاراتك في الناس" بأن الاجتماعات الفعالة يتم إجراؤها بشكل مثالي مرة واحدة في الأسبوع ، عادة للمشاركين أنفسهم. يتم إنهاء أكثر الاجتماعات نجاحًا في ساعة واحدة وعادةً لا تمتد لساعتين.
الدلالة
تؤثر الاجتماعات سيئة الإدارة تأثيراً سلبياً على معنويات الموظفين ، مما يجعل البعض متشائمين ومتشائمين ، في حين أن البعض الآخر يصبح غير مبالٍ وغير لائق. الاجتماعات غير الفعالة ، وتلاحظ باربرا J. Streibel في كتاب "دليل المدير للاجتماعات الفعالة" ، تكلف الشركات مليارات الدولارات كل عام في الفرص الضائعة والوقت الضائع. أنها تلحق الضرر صورة منظمة ، وتسليط الضوء على إدارة غير فعالة وخفض الإنتاجية. تحافظ الاجتماعات الفعالة على اثنين من أهم موارد الشركة: الوقت والموهبة. الاجتماعات التعاونية والفعالة تنشط الموظفين.
