الدقائق هي سجل مفصل للاجتماع. الدقائق تسجل مواضيع المحادثة والإجراءات اللازمة والقرارات المتخذة. تضمن الدقائق أن يكون هناك سجل رسمي للاجتماع ، كما يوثق من كان في اجتماع ومن كان غائباً. عادة ، يتم انتخاب شخص واحد للحفاظ على الدقائق ، وعادة ما يكون سكرتير أو أمين الصندوق. إذا تم إعطاؤك فرصة الاحتفاظ بدقائق للاجتماع ، فهناك بعض الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار لضمان تسجيلها باحتراف.
العناصر التي ستحتاجها
-
قلم أو قلم رصاص
-
دفتر
-
جهاز تسجيل
-
الحاسوب
لاحظ الوقت والتاريخ والمكان الذي حدث فيه الاجتماع في أعلى الصفحة في دفتر ملاحظات.
استخدم جهاز تسجيل يمكنك تشغيله لاحقًا لمساعدتك في كتابة الدقائق الكاملة.
قائمة أسماء الحضور. قم أيضًا بكتابة أسماء الأشخاص الذين كان من المتوقع أن يكونوا في الاجتماع ولكنهم غائبون. قد يُطلب منك ملاحظة أن غيابه معذر. إذا كان الأمر كذلك ، فيمكنك ملاحظة "معذرة" بين قوسين بجوار اسم الشخص.
اتبع جنبا إلى جنب مع جدول أعمال الاجتماع. عادة ما يستقبل الحاضرون الرئيسيون جدول الأعمال قبل الاجتماع ، وسوف يساعدك على تسجيل كل موضوع تمت مناقشته بالترتيب.
لاحظ النقاط الرئيسية لكل موضوع في جدول الأعمال. يجب أن يشير المحضر إلى أي قرارات تتخذ أو متابعة ضرورية لكل بند من بنود جدول الأعمال.
أضف كلمة "إجراء" تحت أي بند من بنود جدول الأعمال يتضمن إجراءً مطلوبًا من أحد أعضاء مجلس الإدارة أو أحد الحاضرين. عندما تكتب ملاحظاتك ، اجعل الكلمة "action" عريضة وبأحرف مائلة ، ثم ضعها بخط خاص بها ؛ هذا يجعل من السهل العثور على ويساعد على تتبع من يجب أن يفعل ما.
اكتب أو اكتب أي "أعمال أخرى" لتسمية أي موضوعات تمت مناقشتها فيما عدا تلك المدرجة في جدول الأعمال والإشارة إلى الشخص المسؤول عن عرض هذه العناصر في الاجتماع.
أشر في دقائقك إلى وقت وتاريخ ومكان الاجتماع التالي المتفق عليهما.
تسجيل الخروج في دقائقك. يجب أن يشتمل السطر الأخير من الدقائق المطبوعة على اسمك وعنوانك ، مسبوقًا بعبارة مثل "Minutes registered by".
نصائح
-
تأكد من أن جهاز التسجيل موصول أو مشحون بالكامل أو به بطاريات إضافية.
