أي شخص يعمل لدى شركة على دراية بأدلة السياسات والإجراءات وأقاربهم الأكثر إيجازًا ، وأقاربهم ، ودليل الموظفين. تخدم أدلة السياسات والإجراءات غرضين - لتلبية المتطلبات القانونية مثل التوظيف والقضايا البيئية ، ولبيان مهمة الشركة ورؤيتها من خلال إرشادات تفصيلية مدروسة بعناية. تحدد السياسة ما تريد الشركة من الموظفين القيام به لتحقيق الأهداف التنظيمية ، وتصف الإجراءات بالتفصيل كيفية تحقيق هذه السياسات. من الناحية المثالية ، ستتبع الشركة صيغة بسيطة: إنشاء بيانات مهمة ورؤية ، ووضع أهداف استراتيجية ، وإنشاء سياسات داعمة وإصدار إجراءات تكتيكية لتنفيذ السياسات.
العناصر التي ستحتاجها
-
القوانين المعمول بها
-
اتفاقيات المساومة الجماعية ، إن وجدت
تطوير عملية وهيكل وسحب فريقًا (إذا لم تكن القناة الوحيدة للمشروع). حدد مسؤوليات أعضاء الفريق ، بما في ذلك الأبحاث والكتابة والقضايا القانونية وآليات الموافقة وطرق الإنتاج. على الرغم من أن معظم الشركات تقدم أدبيات الموظفين بالتنسيق الإلكتروني ، فستحتاج أيضًا إلى طباعة نسخ مطبوعة. تحديد قادة الفرق وجهات الاتصال لكل خطوة من العملية. قم بعقد اجتماع تنظيمي لتقرير كيفية تدفق الدليل فعليًا - فصلًا تلو الآخر ، خطوة بخطوة.
معالجة الجوانب القانونية للدليل. تضمين مقاطع تعالج الفرص المتكافئة والتحرشات الجنسية والتمييز واختبار المخدرات. تأكد من عدم وجود أي صياغة في الدليل تنتهك القوانين الموجودة أو تتعارض مع اتفاقية العمل. إنشاء جهة اتصال قانونية خاصة بالمؤسسات لمراجعة دليل المشكلات القانونية والموافقة عليه. الإهمال والأضرار هما أكثر الاهتمامات القانونية شيوعًا بالنسبة للشركات ، كما أن أدلة السياسات والإجراءات ملزمة قانونًا للشركات. تكون معظم الانتهاكات التي ترتكبها الشركات غير مقصودة ، ولكن إذا لم تتم صياغة الأدلة بشكل صحيح أو تجاهلها أو لا تشرح بوضوح عواقب تصرفات الموظفين ، فقد تنشأ مشكلات قانونية.
قم بتضمين رسالة الشركة ورؤية الرؤية وتاريخها. اشرح كيف تعمل السياسات والإجراءات لدعم وتعزيز القيم المحددة.
اكتب عن الفوائد. تشمل قضايا الانتداب المقررة مثل الضمان الاجتماعي ، واستحقاقات البطالة ، وتعويض العمال ، والاعتبارات العسكرية (رسوم الاحتياطي ، على سبيل المثال) والإجازات العائلية. كما حدد الفوائد غير المكلف بها مثل الإجازات والعمل الإضافي ووقت العمل والتأمين وخطط الاستحقاق والتقاعد (بما في ذلك أي أحكام 401K) ، والسبت وأوراق الغياب.
تطوير والحفاظ على نغمة الكتابة الإيجابية. وضع معايير يمكن للموظفين من خلالها تحقيق أهدافهم بنجاح. تجنب ، عندما يكون ذلك ممكنا ، لغة proscriptive. يؤدي إخبار الموظفين على الدوام بما لا يمكنهم فعله أو لا ينبغي عليهم فعله إلى خلق توتر ، وخاصة عندما تمنع الممارسات والخطابات السلوك الضعيف الذي يسهل التعرف عليه.
قم بإنشاء مسودة ومراجعة ، وتدقيقًا وتعديلًا ، ثم مراجعة ، والتدقيق والتحرير مرة أخرى.
أرسل المسودة من خلال عملية الموافقة. اطلب من موظفين غير أعضاء في الفريق قراءة الدليل لمدخلاتهم.
قم بإجراء التغييرات على الدليل بعد عملية الموافقة والحصول على الموافقة النهائية إذا لزم الأمر. إعداد دليل للإنتاج. حدد الرسومات أو الصور وتنسيق الدليل.
إنتاج الدليل ، سواء في شكل مطبوع أو إلكترونيا. تأكد من تحديد "برنامج حماية البوابة" لأية تغييرات مستقبلية.
نصائح
-
يجب أن يكون دليل الموظف مقدمة موجزة لشركتك ، مع معلومات ترحيبية وتوجيهية ومناقشات موجزة للقواعد والتوقعات والمزايا. من المحتمل أن يكون أول شيء يقرأه الموظفون (قبل دليل السياسات والإجراءات) ويجب ألا يحاكي الدليل بنبرة أو تفصيل.
تحذير
إذا تم تمثيل موظفي شركتك بواسطة إحدى النقابات ، فسيكون اتفاق التفاوض الجماعي ساريًا في الغالب كأساس لمعظم السياسات والإجراءات. يجب الحرص على عدم تناقض اتفاقيات الاتحاد مع السياسات والإجراءات.
