يعد تقرير After Action Action (AAR) أداة رائعة لاستخدامها لتقييم مشاريع الفريق بعد اكتمالها. يمكن أن يكون هذا النوع من التقارير قصيرًا جدًا أو طويلًا جدًا ، اعتمادًا على نطاق المشروع الذي يتم تحليله والإطار الزمني له ، ولكن بغض النظر عن طوله ، يخدم التقرير دائمًا نفس الغرض: التقييم والتحسين.
ما هو AAR؟
ببساطة ، إنها طريقة للتفكير في مشروع بعد الانتهاء منه. يمكن أن تساعد مشاركة نتائج مشروعك ، سواء الإيجابي أو السلبي ، فرق المستقبل على الوفاء بمشاريعها الخاصة وتجنب الوقوع في المزالق التي واجهتها على طول الطريق. الهدف هو تعظيم التعلم من عملك بحيث لا ترتكب نفس الأخطاء مرتين. يجب على كل عضو في الفريق المساهمة في AAR ؛ كل صوت يهم.
ما يجب تضمينه في AAR
من الناحية المثالية ، ستعمل مجموعة على AAR كفريق. بعد اكتمال المشروع ، يجب على الفريق أن يجتمع في أقرب وقت ممكن لمعرفة ما يجري بشكل صحيح ، وما حدث من خطأ وما يمكن تحسينه. فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب طرحها والإجابة عليها بالنسبة إلى AAR:
- ما الذي كان من المفترض أن يحققه هذا المشروع؟
- ما الذي تحقق بالفعل؟
- لماذا توجد اختلافات؟
- ما هي جوانب المشروع؟
- ما الذي لم ينجح ولماذا؟
- ما الذي ستغيره إذا أعطيت فرصة ثانية؟
تحدد الأسئلة الثلاثة الأولى ما حدث بالفعل أثناء تنفيذ المشروع وضمان موافقة جميع أعضاء الفريق. توفر الأسئلة الثلاثة الأخيرة للفريق فرصة للتفكير في قيمة المشروع وتحديد ما يحتاج إلى تحسين.
مثال على AAR
دعنا نتخيل تعيين فريق مكون من ثلاثة أعضاء في مجتمع إنساني مع بدء نشرة إخبارية أسبوعية بالبريد الإلكتروني. استغرق الأمر ثلاثة أشهر للعثور على منصة ، وتطوير أفكار المحتوى وكتابة الرسائل الإخبارية الأولى والثانية. الآن وقد اجتمعوا لتقييم المشروع وكتابة AAR لمديريهم. سيساعد هذا الفريق على تقييم ما إذا كان ينبغي إجراء أي تغييرات في المستقبل. كما سيعطي المدير فكرة عن حالة المشروع ونجاحه حتى الآن.
ملخص المشروع:
كُلفنا بتطوير وإطلاق نشرة إخبارية أسبوعية عبر البريد الإلكتروني للمجتمع الإنساني. بعد البحث عن إنشاء محتوى مختلف ونشرات إخبارية عبر البريد الإلكتروني ، اخترنا X لأنها كانت غير مكلفة ولكنها تناسب احتياجاتنا. تتكون قائمة البريد الإلكتروني الأولية لدينا من 5000 اسم جمعناها في حدث المجتمع هذا الصيف.
لقد وضعنا قائمة من ثلاثة مواضيع نخطط لتغطية كل أسبوع في نشرتنا الإخبارية: الحيوانات الأليفة للتبني ، ورعاية الحيوانات الأليفة الخاصة بك وأضواء الحيوانات الأليفة. تحت كل موضوع ، سيكون لدينا قصة قصيرة وصور. نظرًا لأن الغرض الأساسي من الرسالة الإخبارية هو زيادة معدلات التبني ، فقد صممنا موضوعاتنا وفقًا لهذه الحاجة.
لقد كتبنا رسالتين إخباريتين كاملتين وأرسلناهما إلى 5000 مشترك في قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بنا. في الأسبوع الماضي ، زاد التبني بنسبة 5 في المئة كنتيجة مباشرة.
مناطق التحسين
- نحتاج إلى تكليف عضو آخر في الفريق بنسخ أي نشرة إخبارية بسبب ضياع الأخطاء.
- نحن نريد تحسين جودة الصورة والتخطيط لتضمين كاميرا في ميزانيتنا.
- نحن نخطط لإنشاء مسح رسمي للمتبنين من أجل التحقق مما إذا كانت النشرة الإخبارية هي السبب في زيادة عمليات التبني أم لا. نحن استند تقييمنا على كلمة الفم وحدها.
وكما ترون ، فإن هذا التقرير قصير جدًا ولكنه يوضح ما تم إنجازه بالإضافة إلى مجالات محددة للتحسين. سيتم منح هذا المدير إلى المدير للرجوع إليه مستقبلاً ومراجعته.
