تقارير الحوادث هي تقارير توثق ، عادة لأغراض التأمين ، حدوث غير عادي داخل الشركة. يمكن أن يكون الحدوث غير العادي أي شيء غير متوقع حدوثه خلال يوم العمل. من المهم أن يتم كتابة تقارير الحوادث في أقرب وقت ممكن بعد وقوع الحادث وأن تحتوي على أكبر قدر ممكن من المعلومات لجعلها مفيدة. كتابة التقرير بسيط نسبياً ولكنه يحتاج إلى بعض العناية والاهتمام.
اكتب ملخصًا للحادثة ، لتذكيرك بالترتيب الذي حدثت به الأشياء. لاحظ التفاصيل المهمة مثل الوقت التقريبي الذي بدأ فيه الحادث وانتهى ، وأي تأثيرات حدثت في الحادث.
اذكر ما حدث بالترتيب الزمني. ابدأ قبل الحادث ، إذا كان مناسبًا ، واذهب إلى أكبر قدر ممكن من التفاصيل عند شرح ما حدث وكيف. تأكد من أن كل الحادثة مكتوبة بالتسلسل ، أو قد تصبح مربكة.
لاحظ أي تفاصيل أخرى تتعلق بالحادث. هل شاهدت الحادث ، أو هل تم إبلاغك به؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمع من؟ ماذا فعلت عندما اكتشفت؟ قد تكون هذه المعلومات ذات صلة في المستقبل.
اذكر الأشخاص الذين شاركوا بشكل مباشر في الحادث والأشخاص الذين شهدوا ذلك. أضف تفاصيل الاتصال بهؤلاء الأشخاص أو إداراتهم ، ولاحظ ما إذا كانت هناك أية خدمات خارجية يتم حضورها ، مثل الشرطة.
اقرأ التقرير وراجع التناقضات أو المعلومات المفقودة. تأكد من أن لغتك بسيطة ومفهومة ، وأنك لم تستخدم اللغة العامية أو لغة الخبرة.
أرسل الملف أو أرسله في أقرب وقت ممكن.
نصائح
-
تأكد من عدم الكشف عن أي تفاصيل سرية.
