إذا كنت تعمل في مجال الأعمال التجارية على مساحة الأعمال ، فستكون هناك حاجة إلى تطوير اقتراح مشروع أو خطاب اقتراح في مرحلة ما. عبارة عن مستند يُستخدم لعرض منتجات أو خدمات مؤسستك على عميل محتمل استنادًا إلى معلمات محددة مثل النطاق والتكلفة والجدول الزمني والميزانية.
ما هو اقتراح المشروع؟ يُعرف أيضًا باسم اقتراح الأعمال أو خطاب الاقتراح ، وعادةً ما يكون لهذا المستند تنسيق محدد مع بعض المتطلبات التي تختلف بناءً على مجال عملك. ومع ذلك ، فإن الهدف الرئيسي لخطاب الاقتراح هو أن تثبت دائمًا كيف يمكن أن يساعد نشاطك التجاري في حل المشكلات التي تواجهها.
ما هو خطاب الاقتراح؟
يمكن طلب رسائل الاقتراح إما من قبل شركة أو تأتي غير مرغوب فيها. يمكن أن يكون الالتماس بسيطا مثل احتمال طلب اقتراح بعد مكالمة المبيعات أو أن يكون عملية رسمية تسمى طلب تقديم العروض ، أو طلب الإقتراح. تتضمن هذه العملية عادةً مؤسسات متعددة ترسل مقترحات تنافسية للفوز بأعمال الشركة المحتملة. استنادًا إلى الصناعة ونوع طلب تقديم العروض ، سيحتاج الاقتراح إلى تغطية متطلبات محددة يحددها العميل المحتمل.
عند التعامل مع المقترحات غير المرغوب فيها أو الطلبات غير الرسمية ، لا توجد إرشادات رسمية تحتاج إلى متابعتها. ومع ذلك ، من المهم صياغة مستند يجيب على الأسئلة التي قد يكون لديك احتمال محتمل بطريقة واضحة وموجزة. على الرغم من عدم وجود أي متطلبات رسمية في هذه الحالات ، إلا أنه لا يزال من الضروري اتباع بنية منطقية وتغطية الجوانب الحرجة لنشاطك التجاري وكيفية حل المشكلات التي يواجهها العميل المحتمل.
يجب أن يتضمن مقترح الأعمال أو خطاب الاقتراح المعايير التالية ، بغض النظر عن الصناعة والعمليات:
- غطاء الرسالة
- صفحة عنوان الكتاب
- جدول المحتويات
- ملخص تنفيذي
- نظرة عامة على المشكلة التي يواجهها العميل المحتمل
- أهداف أو أهداف الاقتراح
- ما الذي يجعل مؤسستك مؤهلة للتعامل مع المشكلة
- النطاق ، بما في ذلك السعر والجدول الزمني
- دعوة إلى اتخاذ إجراء
- معلومات للتواصل
إجراء البحوث قبل البدء في اقتراحك
قبل البدء في الكتابة ، من المهم جمع كل المعلومات ذات الصلة في مكان واحد. حاول أن تعرف من الذي سيقرأ الاقتراح وما إذا كان هو صانع القرار. خصص اقتراحك لجمهورك ، وتأكد من تقديم جميع المعلومات التي يبحثون عنها.
معرفة نوع من نقاط الألم يواجه احتمال. حدد كيف تكون منظمتك هي الأنسب لحل مشكلاتها مقارنة بالمنافسة. أدرج العناصر التي تميزك عن الأنشطة التجارية المماثلة التي قد يتحدث عنها العميل المحتمل.
تأكد مما إذا كان العميل لديه ميزانية أو جدول زمني في الحسبان ، وتأكد من أن مواردك الداخلية تتماشى مع هذه المتطلبات. بعد تحديد أي من عروضك سيكون الأكثر استخدامًا إلى العميل المحتمل ، ستحتاج إلى حساب مصروفاتك الداخلية قبل تحديد سعر لها.
توفير نطاق المشروع
يعتبر تحديد نطاق المشروع مكونًا رئيسيًا في تنسيق كتابة الاقتراح. يمنحك الحصول على هذه المعلومات الأساسية المكتوبة بداية قوية لكتابة اقتراحك. يستغرق بعض الوقت لصياغة التفاصيل الرئيسية للنطاق. العنصر الأول هو معرفة من الذي سيقوم بالعمل داخل مؤسستك ، والذي سيدير العملية ومن سيكون نقطة الاتصال الرئيسية لعميلك.
بعد ذلك ، ستحتاج إلى تحديد ما يلزم فعله لمساعدة العملاء في إدارة نقاط الألم لديهم. حدد الخطوات التي ستتخدها مؤسستك والعملية التي ستستخدمها لحل مشكلات العميل المحتمل. يجب عليك أيضًا سرد المقاييس التي ستستخدمها مؤسستك لقياس نجاح النتيجة.
أخيرًا ، حدد الجدول الزمني بأكبر قدر ممكن من التفاصيل ، مع توفير مراحل لإنجاز شركتك من أجل إكمال المشروع بحلول التاريخ الذي اقترحته. كن كريما في تقدير الجدول الزمني الخاص بك ، وهو ما يمثل أي مشاكل غير متوقعة قد تنشأ. هذا هو تزويد حسابك المحتمل بحساب واقعي لما يمكنك تقديمه لهم.
ابدأ بالمقدمة والملخص التنفيذي
يجب أن يتضمن تقديم خطاب الاقتراح الخاص بك معلومات حول شركتك وعلامتك التجارية ، مع بعض المعلومات الأساسية عن هويتك وماذا تفعل. إذا كنت تكتب خطابات الاقتراح في كثير من الأحيان ، قد ترغب في تطوير نص معياري عن شركتك والذي يمكنك إعادة استخدامه في كل مرة.
يجب أن يتضمن الملخص التنفيذي النقاط ذات الصلة في اقتراحك. على الرغم من أنه لا يجب عليك محاولة تلخيص كل جانب من جوانب المستند ، فقم بتضمين معلومات حول سبب حق شركتك في المهمة وكيف ستساعد في إدارة نقاط الألم المحتملة.
تطوير جسد الاقتراح
يجب أن يتضمن نص الاقتراح تفاصيل المشكلة التي يواجهها العميل المحتمل. لإثبات فهمك لقضاياهم ، انتقل إلى تفاصيل المناظر الطبيعية والصعوبات التي يشاهدونها على أساس يومي. يساعد ذلك في إظهار احتمال أنك تتمتع بقدرات جيدة في المجالات التي تهمه.
الخطوط العريضة لأهداف الاقتراح الخاص بك. سيكون هذا في المقام الأول لإظهار احتمال أن تقصد لمساعدتهم في مشاكل أعمالهم من خلال المنتجات أو الخدمات التي تقدمها. قدّم تفاصيل حول ما الذي يجعل شركتك مختلفة عن منافسيك وما هي أفضل ملاءمة للعمل مع العملاء المتوقعين. قد يشمل ذلك التحدث عن المنظمات الأخرى التي عملت معها ، مع عرض أمثلة للمشاريع السابقة وتقديم تفاصيل حول معرفتك وخبرتك.
توفير المواصفات والافتراضات
قم بتضمين النطاق الذي حددته مع أسعار وجداول محددة. قد لا تعرف شركتك جميع التفاصيل المتعلقة بمتطلبات العملاء المحتملين ، لذلك قد تضطر إلى القيام ببعض الأمور ، مثل الميزانية الداخلية وقيود الجدول الزمني. يمكنك تضمين هذه الافتراضات في المقترح وحتى توفير خيارين. على سبيل المثال ، يمكنك تقديم تقديرات لإجراء دورة زمنية مدتها أربعة أسابيع وتحويل لمدة ستة أسابيع وتبديل لمدة ثمانية أسابيع ، مع تسعير مطابق لكل خط زمني.
أغلق بحجة قوية
يجب أن يتضمن استنتاجك لرسالة الاقتراح ملخصًا سريعًا للمعلومات التي قدمتها إلى العميل المحتمل. نشكرهم على تخصيص بعض الوقت للنظر في الاقتراح الذي قدمته ، وتزويدهم بمعلومات حول ما يجب فعله بعد ذلك. من الأهمية بمكان تضمين عبارة حث على اتخاذ إجراء في اقتراح نشاطك التجاري. يمكن أن يشمل ذلك الاتصال بك لمناقشة الاقتراح بشكل إضافي أو إعداد اجتماع لتوقيع الاتفاقية. أخيرًا ، ضمّن معلومات عن كيفية الاتصال بك ، مع بعض الخيارات مثل البريد الإلكتروني والهاتف وموقع الويب.
اتبع أفضل الممارسات
لجعل خطاب الاقتراح الخاص بك أكثر فعالية ، أرسل بعض الوثائق الداعمة. قد يتضمن ذلك دراسات حالة لعميلك السابقين ، وشهادات من عملاء وجداول بيانات سعيدة مع إحصائيات توضح معدل نجاحك.
تأكد من كتابة اقتراحك على ورق الشركة وتم تصميمه من قبل مصمم جرافيك إذا كان لديك الموارد المتاحة لك. يمكن أن يساعد الاهتمام بالعنصر البصري شركتك على التميز عن العروض التنافسية التي قد يتلقاها العميل المحتمل.
لا تنسى المتابعة
في حين أنه ليس جزءًا مباشرًا من وثيقة خطاب الاقتراح ، فإن أحد العناصر الأساسية لإرسال اقتراح هو المتابعة مع العميل المحتمل. الاتصال أو البريد الإلكتروني الخاص بك المحتمل بعد بضعة أيام من إرسال خطاب الاقتراح لمعرفة ما إذا كان لديهم أي أسئلة أو تعليقات بشأن الوثيقة. عرض لتوضيح أي عناصر قد يحتاجون إليها لمزيد من المعلومات. من خلال المتابعة ، فإنك تساعد على زراعة علاقة قوية مع احتمال.
