وتُستخدم أموال المصروفات النثرية داخل المنظمات لتغطية المصروفات الطفيفة مثل المبالغ الصغيرة من اللوازم المكتبية ، أو الطوابع البريدية ، أو مصاريف وقوف السيارات للزوار أو أسعار سيارات الأجرة. غالباً ما يتم الاحتفاظ بصناديق المصروفات النثرية كنقد في مكان العمل. بسبب الطبيعة السائلة لحساب المصروفات النثرية ، توجد مجموعة مختلفة من المخاطر لصناديق المصروفات النثرية مقابل الصناديق الأخرى داخل المنظمة.
قروض شخصية
قد يعتقد الموظف الذي لديه حق الوصول إلى صندوق المصروفات النثرية أنه من المقبول استخدام هذا الصندوق كمورد قروض شخصي قصير الأجل ، أو أخذ الأموال من الصندوق لدفع الفواتير أو تغطية النفقات الشخصية الأخرى حتى يحصل على المال. لا يتم تسجيل هذه المعاملات ويمكن أن يؤدي إلى سرقة صريحة لصناديق المصروفات النثرية. على أقل تقدير ، لا تتوفر الأموال للاستخدامات المشروعة خلال فترة "القرض" للموظف.
تحقق صرف
عندما يتم وضع صندوق مصروفات نثرية في حساب مصرفي ، قد يحاول الموظف الذي لديه حق الوصول إلى الحساب نقد الشيكات الشخصية ضد الحساب. قد يكون لدى البنوك سياسات معمول بها تمنع صرف الشيكات الشخصية ، ولكن الخطر هو أن يقوم الموظف بصرف شيك لا يحتوي على أموال كافية. عندما يعود الشيك السيئ ، يتم سحب الأموال من صندوق المصروفات النثرية ، مما يسبب تعقيدات حتى يتم تصحيح الوضع.
سجل الإنفاق
ولأن الصندوق النثري يتحايل على إجراءات الإبلاغ عن النفقات المعتادة داخل المنظمة ، يزداد خطر التملك غير المشروع لأموال المصروفات النثرية. إن الاحتفاظ بدفتر أو سجل المصروفات النثرية مع الصندوق يزيد من خطر التملك غير المشروع. لا ينبغي أن يحتفظ بسجل المصروفات النثرية بالمصروفات النثرية ، ولا يجب أن يحتفظ بها أي شخص لديه حق الوصول إلى صندوق المصروفات النثرية. وجود نفقات سجل طرف آخر يساعد على منع سوء استخدام الصندوق.
دخول غير مرخص
صناديق المصروفات النثرية هي أصول سائلة ، لذا يجب أن يقتصر الوصول إلى هذا المال على شخص واحد لتجنب العديد من الحراس الذين يمكنهم إلقاء اللوم على بعضهم البعض بسبب فقدان الأموال. يجب أن يكون الحارس الوحيد لصناديق المصروفات النثرية مسؤولاً عن الاحتفاظ بالمال في مكان آمن. يجب أن يكون الصندوق الذي يجلس فيه النقود بحاجة إلى قفل - درج الخزانة هو خيار معقول - للمساعدة في ردع الوصول غير المصرح به. لمزيد من تأمين صندوق المصروفات النثرية ، يجب حفظ الصندوق في مكان آمن مثل الخزانة المقفلة ، أو درج المكتب أو الخزنة التي لا يمكن الوصول إليها إلا لصاحب حساب صندوق المصروفات النثرية.
