إذا كنت تريد إجراء شيء ما بشكل صحيح ، فاكتب إجراءً قياسيًا جيدًا للتشغيل ، أو إجراء SOP. يساعد دليل إجراءات التشغيل القياسية المكتوب بشكل جيد الشركات على العمل بكفاءة وثبات من خلال إخبار الموظفين بكيفية تنفيذ الإجراءات المهمة بشكل صحيح. كما يمكن للحفاظ على الجودة والاتساق من خلال تعليمات سهلة الفهم خطوة بخطوة توفير فوائد مثل زيادة الإنتاجية والقضاء على النفايات والحد من إصابات العمل. يمكن لدليل SOP أن يساعد الشركات على الالتزام باللوائح وتحسين تدريب الموظفين أيضًا.
الخطوة 1: اختر إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك
حدد الإجراءات التي يجب توحيدها ، مثل تجميع الأجزاء لمنتج ما أو التعامل مع شكوى العميل. ركز كل إجراء موحد على إجراء واحد. اكتب فقط حول الإجراءات التي تعرف كيفية القيام بها بشكل صحيح. أو ابحث عن شخص مؤهل حتى يتمكن من إظهار كيفية تنفيذ الإجراءات. ترجمة كافة المعلومات التي ستكون مطلوبة.
الخطوة 2: الاستعداد للكتابة
امنح كل إجراء قياسي لـ SOP ، مثل "كيفية تجميع منتجك" أو "كيفية التعامل مع شكوى العميل". قم بتضمين أرقام أو إجراءات SOP إذا لزم الأمر ، مثل "SOP - Production - Assembly" أو "SOP - خدمة العملاء - التعامل مع الشكاوى "سيسمح لك ذلك بتجميع الإجراءات ذات الصلة للموظفين. ارسم مخططات انسيابية للعمليات للتأكد من حصولك على جميع المعلومات وبأنها في الترتيب الصحيح. ركز على الموظف الذي سيقوم بتنفيذ الإجراء عند إعداد منهجك.
الخطوة 3: توحيد الأقسام
قم بتخطيط إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك. يجب أن يكون لكل عملية SOP الأقسام التالية:
- رأس
- غرض
- نطاق
- المراجع
- تعريفات
- المسؤوليات
- إجراء
- الملاحق
- مراجعة التاريخ
- توقيعات الموافقة
الخطوة 4: إجراءات التفاصيل خطوة بخطوة
قم بتفصيل كل خطوة خطوة بخطوة بالترتيب الذي ينبغي القيام به. ابدأ بالخطوات الرئيسية ، مثل "الحصول على الأجزاء للمنتج" أو "الرد على الهاتف". ثم قسّمها إلى خطوات أصغر ، مثل "أكد أن كل جزء صحيح" ، أو "قدم نفسك وشكر العميل على الاتصال."
الخطوة 5: اكتب كل إجراء SOP
اكتب ببساطة. استخدم كلمات صغيرة وجمل قصيرة. ضع الفكرة الرئيسية أولاً. متابعة مع التفاصيل. استخدام الأفعال العمل وصوت نشط. تجنب الغموض والارتباك. لا تستخدم الاختصارات أو الاختصارات أو المصطلحات.
الخطوة 6: تنسيق SOPs باستمرار
يجب كتابة كل إجراء SOP بنفس الخط وحجم الخط. كسر فقرات طويلة إلى فقرات قصيرة. استخدم النقاط بدلاً من الجمل الطويلة. إضافة مساعدات مرئية مثل المخططات الانسيابية. قم بتمييز المعلومات الهامة ، مثل استخدام الكتابة السوداء أو الخط المائل.
الخطوة 7: تقييم فعالية كل إجراء قياسي
تحقق من SOPs للتأكد من وضوحها وقابليتها وسهولة قراءتها.
- الوضوح: هل النوع كبير بما فيه الكفاية وسهل القراءة؟
- سهولة القراءة: هل التعليمات بسيطة؟ أم أن البروتوكولات لها غلبة على المفاهيم المعقدة والكلمات المنفرجة؟
- القابلية للفهم: هل يتعرف القارئ على ما يحتاج إلى معرفته للقيام بهذا الإجراء بشكل صحيح؟
الخطوة 8: المراجعة ، المراجعة والموافقة
اطلب من الموظفين الذين يقومون بإجراء الإجراءات مراجعة إجراءات التشغيل القياسية للتأكد من فهمهم لكل شيء. اطلب من الموظفين غير المطلعين على الإجراءات قراءة إجراءات التشغيل القياسية أيضًا. لا يجب على القارئ القيام بالإجراء لمعرفة كيفية عمله. اطلب من كل مجموعة من التغييرات مراجعة نفس القراء حتى يتم قبولها. يجب على المديرين المسئولين عن ضمان اتباع إجراءات التشغيل القياسية اتباعها قبل توقيعها.
في الأعمال التجارية ، تعمل أنظمة موحدة. يضمن إنشاء دليل إجراءات التشغيل القياسية أن كل موظف يتبع كل خطوة في نظام بنفس الطريقة ، في كل مرة.
