كيفية الحفاظ على سجلات الشركة. قد يكون الحفاظ على سجلات الشركة بشكل صحيح أمراً حاسماً لنجاح مؤسستك. اتبع هذه الخطوات.
العناصر التي ستحتاجها
-
الكمبيوتر مع الوصول إلى الإنترنت
-
نظام الايداع
فهم ما هي سجلات الشركة
حافظ على المسار الواضح والفعال لقرارات الشركات من خلال استخدام محاضر الاجتماعات والملاحظات الأخرى المتخذة. تشمل سجلات الشركة جميع الوثائق الهامة المتعلقة بنشاطك التجاري ، من العقود إلى قرارات التعيين للشركات إلى نماذج الموافقة على استئجار العقارات.
اعلم أن الاحتفاظ بسجلات الشركة ليس هو الواجب الذي يبدو عند البدء في تأسيس شركة. في المستقبل ، سوف تقوم بالرجوع إلى هذه السجلات لتحديد أهداف الشركة وإدخال الشركاء وحتى تسوية النزاعات الداخلية حول اتجاهات الشركة ورسالتها.
تسجيل جميع قرارات الشركات الكبرى. إذا كنت غير متأكد ، فقم بتسجيله. مع قدرات المسح الحديثة وإدارة الورقة خارج الموقع ، فإنه من الجيد أن يكون لديك ملفات سميكة ، لحمي كمحاضر لاجتماعات الشركات. سيوفر جدول المحتويات الشامل الوقت في المستقبل عندما تكون المعلومات مطلوبة.
تعرف متى تسجل
سجل محاضر اجتماعات المساهمين السنوية واجتماعات المديرين ، حتى عندما يتم عقدهم عبر مكالمة جماعية أو عبر الإنترنت. تميل هذه إلى أن تكون أقل رسمية من الاجتماعات الداخلية ، ولكن هذا هو غالباً ما يتم جمع أفضل الأفكار حوله.
اعلم أن القرارات ، سواء كانت تلك القرارات بين الشركاء أو تلك التي يقررها موظفو الشركة ، ليست قوية إلا بقدر ما هي مكتوبة على الورق. الاتفاقات اللفظية لها وزن ضعيف في إعدادات الشركات ، وهذا هو السبب في أهمية الاحتفاظ بسجلات الشركات.
نصائح
-
سيساعد الاحتفاظ بدليل للسجلات المؤسسية في المكتب أي شخص تم تعيينه كمسجِّل للحسابات على تنسيق المحاضر وفهرستها بشكل صحيح. عندما يجب إرسال السجلات خارج الموقع ، احتفظ بالنُسخ في المكتب وفي موقع غير مقاوم للحريق وخارج الموقع. يعتمد الوقت الذي تقضيه في الاحتفاظ بسجل سجلات الشركة عادةً على حجم الشركة. قد تحتاج الشركات الكبيرة إلى توظيف موظف على وجه التحديد للتعامل مع السجلات. يمكن للشركات الصغيرة في كثير من الأحيان قضاء ساعة في الأسبوع في تحديث السجلات.
تحذير
لا تعتقد أنك لا تملك الوقت الكافي لتسجيل عملية اتخاذ قرار شركتك بالشكل الصحيح. إن الاحتفاظ بسجل سجلات الشركات المفهرس بشكل جيد يمكن أن يوفر لك الوقت والمال ، وقد يوفر عليك عند مواجهة التقاضي في المستقبل. يحتوي دفتر سجلات الشركة على معلومات سرية ضرورية لشركتك. لا تأخذها إلى المنزل أو تقوم بإزالتها من مكان العمل. أنت لا تريد أن تكون مسؤولاً عن خسارتها.
