كيفية كتابة مذكرة للموظفين

وفقًا لمختبر الكتابة على الإنترنت في جامعة بوردو (OWL) ، تتم كتابة المذكرات لتسليط الضوء على المشكلات أو حلها. تعلن كلية الأعمال في جامعة كنتاكي الشمالية أن المذكرات يجب أن تنقل الكثير من المعلومات في مساحة محدودة. تعتمد كيفية تنسيق المذكرة على الشركة والغرض من المذكرة والمستلمين المذكرات. قد تقدم مذكرات الموظفين الداخليين المعلومات والتحليل والاستنتاجات ، ومعلومات حول ساعات العمل أو تعليمات الاستخدام السليم للمعدات.

العناصر التي ستحتاجها

• ورقة

• القلم وأقلام الرصاص

تعلم الغرض الأساسي من مذكرة وتنسيقها. المذكرات هي عادة مستندات داخلية تستخدم للتواصل مع الموظفين. قد تشتمل الأهداف على تذكيرات السياسة أو طلبات الإجراءات أو الإبلاغ عن تغيير أو تقديم إشعار رسمي. يتضمن تنسيق المذكرة عنوانًا ومقدمة ونصًا وموجزًا ​​وإغلاقًا. تتم ملاحظة المرفقات في أسفل المستند.

حدد الغرض من المذكرة الخاصة بك والتي سيتم تضمين المرفقات ، إن وجدت. تحديد مستلمي المذكرة. في كثير من الأحيان ، يتلقى المشرفون والمديرون نسخًا من المذكرات وقد يكون هناك حاجة إلى تضمين نسخة في ملف. حدد ما ستقوله المذكرة وتضع مسودة تقريبية. تحقق من سياسة الشركة لاستخدام ترويسة الورق المعتمدة للمذكرات.

أكمل العنوان ، بدءًا من "تاريخ". قم بتضمين أسماء وعناوين المستلمين الأساسيين في القسم "إلى". قد يكون هذا الشخص واحدًا أو أكثر ، أو قد يحدد مجموعة من الأشخاص ، مثل جميع مديري الحسابات. أدرج في قسم "cc" أسماء وعناوين أولئك الذين سيحصلون على نسخ من المذكرة. تضمين في القسم "من" اسم وعنوان الشخص الذي يرسل المذكرة. تضمين في قسم "الموضوع" عنوان قصير يصف الغرض من المذكرة.

قم بتضمين فقرة تمهيدية تشرح الغرض من المذكرة ، وتوفر خلفية للغرض وتعطي نظرة عامة على ما سوف يتبع في الفقرات اللاحقة. تضمين تنبيه للقراء إذا كانت المذكرة تحتوي على سياسة أو معلومات مهمة أخرى.

قم بتضمين معلومات في النص الأساسي ، أو النص الرئيسي للمذكرة التي تتوسع في المقدمة والنظرة العامة. على سبيل المثال ، قدم الخلفية التي تؤدي إلى تغيير في السياسة. قم بفصل وترتيب الفقرات وفقًا للمحتوى. استخدم فقرات مختصرة في المذكرة. قد يكون هذا المقطع واحد أو فقرتين أو عدة صفحات ، اعتماداً على الغرض من المذكرة.

أدخل الملخص والإغلاق. قد لا يكون الملخص ضروريًا لمذكرات الصفحة الواحدة ، ولكنه قد يكون مفيدًا في المستندات الطويلة التي تحتوي على معلومات أو تعليمات معقدة. أغلق بتوجيه الشكر إلى القارئ وتقديم مساعدته في الإجابة عن الأسئلة أو شرح محتوى المذكرة. في حالة عدم وجود ملخص ، قم بتضمين ملخص مختصر في الفقرة الختامية. إعلام القراء إذا كانت محتويات المذكرة سرية.

لاحظ في نهاية المذكرة قائمة بالمرفقات المذكورة في المذكرة. استخدم الكلمتين "مرفقة" أو "مرفقة" للإشارة إلى قائمة المرفقات. لا تقم بتضمين المرفقات غير المشار إليها في المذكرة.

وقع المذكرة. عادة ما يكون كتّاب المذكرة مبدئيًا أو يوقعون المذكرات في قسم العنوان ، بجانب الإدخال "من". قد تتطلب مذكرة رسمية خط توقيع وتاريخ كامل في نهاية الوثيقة.

نصائح

• مراجعة نسخ من مذكرات الشركة لمعرفة النمط والتنسيق. اسأل ما إذا كانت الموافقة مطلوبة لإرسال مذكرة.تحقق من جميع المعلومات الوقائعية قبل تضمينها في المذكرة. اطلب من أحدهم تدقيق مذكرتك.