بصفتك مالكًا تجاريًا ، تقع على عاتقك مسؤولية تتبع أموالك ودفع الضرائب في الوقت المحدد. اعتمادًا على تفضيلاتك ، يمكنك القيام بحسابك الخاص ، أو استئجار شخص محترف في شركتك أو تعيين شخص في مؤسستك للتعامل مع هذه الوظيفة. بغض النظر عن الخيار الذي تختاره ، خذ الوقت الكافي للتأقلم مع مختلف أنظمة المحاسبة الموجودة هناك. تأكد من أن لديك فهم واضح للاختلافات بين أنظمة الإدخال الواحد وأنظمة القيد المزدوج بالإضافة إلى برامج المحاسبة اليدوية والكمبيوتر المحوسبة.
ما هو نظام المحاسبة؟
هناك أنواع مختلفة من أنظمة المحاسبة ، ولكل منها ميزات مميزة. ومع ذلك ، فكلها لها هدف مشترك: إدارة الأنشطة المالية لأحد الأعمال التجارية ، مثل إيراداتها ونفقاتها ومطلوباتها. في هذا العصر الرقمي ، يستخدم معظم المحاسبين أنظمة متطورة تتميز بتذكيرات الدفع المتأخرة ، وقدرات إعداد التقارير المتقدمة ، والنسخ الاحتياطي الآلي للبيانات ، والخدمات المستندة إلى السحابة ، والمزيد.
بدون وجود نظام محاسبة قائم ، ستجد صعوبة في إعداد كتبك لإعداد تقارير شهرية وسنوية ، وتتبع نفقاتك اليومية وتقييم الأداء المالي لشركتك. الحسابات اليدوية عفا عليها الزمن وعرضة لخطأ بشري. من ناحية أخرى ، تكون أنظمة المحاسبة المحوسبة دقيقة وتسهل كل شيء. ستوفر أنت أو فريقك الوقت والمال مع منع الأخطاء المكلفة.
يمكن لهذه البرامج التعامل مع جميع أنواع المعلومات المحاسبية وتوليد تقارير مفصلة. يمكنك استخدامها لحساب الأجور المدفوعة والمدفوعة للموظفين ، وتسجيل المعاملات ، والتحقق من نسب دوران الائتمان وبيانات العمليات المتعلقة بالمبيعات ، والمرتبات ، والمخزون والجوانب الرئيسية الأخرى من عملك. تم تصميم بعض أنظمة المحاسبة للشركات الصغيرة والمستقلين ، في حين أن البعض الآخر يستهوي المؤسسات الكبيرة أو الوكالات الحكومية أو الصناعات المحددة.
أنواع برامج المحاسبة
يعتمد اختيار نظام المحاسبة على ميزانيتك وتفضيلاتك وحجم أعمالك. تتضمن الأنواع الرئيسية الأربعة لأنظمة البرامج المالية ما يلي:
- أنظمة الدخول الواحد
- أنظمة القيد المزدوج
- أنظمة محاسبة يدوية
- أنظمة محاسبة محوسبة
ويمكن تقسيمها إلى فئات أخرى متعددة ، مثل برامج محاسبة السحابة ، وبرامج محاسبة مخصصة ، وبرامج تخطيط موارد المؤسسات ، وبرامج تجارية جاهزة ، وأكثر من ذلك. تشتمل أحدث البرامج على إمكانات التسويق وأتمتة المبيعات ، وجدولة غير محدودة للفواتير ، ووحدات جداول الرواتب وغيرها من الميزات المتطورة. تطبيقهم في المحاسبة يتجاوز تتبع العمليات المالية اليومية.
أنظمة الدخول الأحادي هي الخيار الأساسي. كما يوحي اسمها ، فإنها تسجل كل معاملة مع إدخال واحد في مجلة المحاسبة. هذه الطريقة سهلة الاستخدام ولا تتطلب التدريب في مجال المحاسبة. وهي تناشد الشركات الصغيرة ذات حجم النشاط المنخفض. الجانب السلبي هو أنه عرضة للأخطاء ولا يتتبع الحسابات المستحقة القبض والحسابات الدائنة والمطلوبات وأكثر من ذلك.
تستخدم معظم أنواع أنظمة البرمجيات المالية في الوقت الحاضر ، بما في ذلك تلك المصممة للمؤسسات الصغيرة ، مسك الدفاتر المزدوجة القيد. وهذا يعني أن كل معاملة ستشمل على الأقل حسابين ، مما يسمح بإعداد تقارير أكثر دقة وكشف الأخطاء في الوقت المناسب.
دليل مقابل أنظمة المحاسبة المحوسبة
يعتمد كلا النوعين من أنظمة المحاسبة على نفس المبادئ. بيد أن المحاسبة اليدوية تستغرق وقتا طويلا وتنطوي على قدر أكبر من الأعمال الورقية. يحتاج أولئك الذين يستخدمونه إلى إعداد تقارير البيانات المالية ، وحساب أرصدة المحاكمة ، وتسجيل المعاملات في السجلات المادية وما إلى ذلك. نظرًا لأن كل شيء يتم يدويًا ، فهناك خطر أكبر لحدوث خطأ بشري.
من ناحية أخرى ، تقوم الأنظمة المحوسبة بتسجيل المعاملات المالية إلكترونياً ويمكنها تبسيط عملياتك. يمكن للمستخدمين اختيار عرض البيانات بتنسيقات مختلفة وتخزينها في السحابة والوصول إليها أثناء التنقل. وتشمل الأمثلة FreshBooks و Zoho Books و FreeAgent و QuickBooks و Xero و ActivityHD.
اعتمادًا على مكانتك ، يمكنك أيضًا اختيار أنظمة محاسبة خاصة بالصناعة ، مثل Sage 300 Construction and Real Estate ، أو Abila MIP Fund Accounting أو Sage Fixed Assets. تم تصميم العديد من البرامج خصيصًا لمرافق الرعاية الصحية وشركات التصنيع والمنظمات غير الربحية والأنواع الأخرى من المؤسسات.
