قد تبدو كتابة رسالة رسمية إلى مجلس - سواء كان مجلس مدرسة أو شركة دولية - مهمة شاقة للوهلة الأولى. ولكن كسرها إلى خطوات صغيرة يمكن التحكم فيها ، يجعلها عملية أسهل بكثير مما قد تتوقعه في البداية. يتبع خطاب رسمي إلى مجلس الإدارة جميع قواعد خطاب العمل. من المهم أن تبقى رسالتكم قصيرة وإلى هذه النقطة. لا ينبغي أن يكون الخطاب الرسمي أكثر من صفحة طويلة ، لذلك إذا تجاوزت رسالتك ذلك ، استمر في التحرير حتى تصل إلى الحقائق الأساسية.
تدوين قائمة الأشياء التي ستدرجها في رسالتك إلى المجلس. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب إلى مجلس الإدارة لطلب أموال لرحلة دراسية ، أو حدد الطلاب الذين سيشاركون وأين ومتى سيحدث.
تنسيق الرسالة الرسمية هو كالتالي: عنوان المرسل ، التاريخ ، العنوان الداخلي ، التحية ، نص الرسالة ، والإغلاق. يجب ترك هوامش بوصة واحد على الجوانب الأربعة للصفحة.
استخدم تنسيق الحظر وابدأ كل النص على الجانب الأيمن من الصفحة. بدلاً من المسافة البادئة ، اترك سطرًا فارغًا بين كل جزء من الخطاب إلى اللوحة.
أكتب على ورقة ترحيبية إذا كان ذلك ممكنا. ومع ذلك ، إذا لم يكن لديك ورق ذي رأسية ، فاكتب عنوانك في الزاوية العلوية اليسرى. أدخل سطرًا فارغًا واكتب التاريخ.
أدخل العنوان الداخلي للوحة ، وهو نفس العنوان الذي يظهر على المظروف ، حيث يفصل هذا الخطابات التجارية عن العناوين الودية. بدون عنوان داخلي ، قد يتم الخلط بين الأشخاص الذين يُقصد بهم الرسالة.
اكتب في التحية. في هذه الحالة ، سيكون "أعزائي الرئيس جونز وأعضاء مجلس إدارة Craft World". الاحتمال الآخر هو "أعزائي أعضاء مجلس الحرف العالمي"
توجه مباشرة إلى الهدف. لا تهتم بالراغبين في قضاء يوم ممتع أو الاستفسار عن صحتهم. "أكتب إلى المجلس" يشير إلى أنك تقصد الأعمال.
الحفاظ على لهجة رسمية مثل الأعمال في رسالتك إلى المجلس. الابتعاد عن القضايا الشخصية والالتزام بالحقائق.
احتفظ بالفقرات والجمل قصيرة وتذكر أن تبدأ فقرة جديدة عند تغيير الأفكار في رسالتك إلى اللوحة. تجنب الجمل الالهية ولا تستخدم كلمة كبيرة عندما تفعل واحدة صغيرة.
أغلق رسالتك إلى اللوحة مع "بصدق" ، ولاحظ أنه يتبعها فاصلة. آخر إغلاق رسمي مقبول هو "تفضلوا بقبول فائق الاحترام".
اترك ثلاثة أو أربعة أسطر لتوقيعك ، ثم اكتب اسمك. إذا كنت تقوم بنسخ الرسالة إلى أي شخص آخر ، أضف "Cc" وأذكر أسماءهم.
دع رسالتك إلى لوحة الجلوس لمدة 24 ساعة ثم تصحيح أي قواعد أو أخطاء الكتابة. اقرأ رسالتك بصوت عالٍ وقم بتقييمها من أجل النغمة والمحتوى الرسميين. تحرير وفقا لذلك.
