اجتماع هام؟ حملة الدم القادمة؟ يمكن أن يكون هناك العديد من الأسباب لإرسال مذكرة أعمال مقنعة. يجب كتابة أي مذكرة موزعة بشكل جيد لأنها تمثلك أنت وقسمك. وبالطبع ، ترغب في إقناع الناس بالحضور ، أو الاشتراك ، أو تقديم أي شيء تطلب منهم القيام به. باتباع بعض الإرشادات عند صياغة مذكرات مقنعة يمكن أن تساعدك على الحصول على النتائج التي تريدها.
تحديد جمهورك
فهم القارئ أو الجمهور المستهدف. من المرجح أن تكون مذكرة فريقك مختلفة بنبرة من مذكرة إلى مجلس الإدارة. في حين أن المذكرات ذات طبيعة مهنية دائمًا ، يجب أن تكون بعض المذكرات أكثر رسمية في الكلام. هناك عوامل أخرى ، مثل العمر والجنس والمستوى التعليمي ، قد تلعب دوراً في كتابة مذكرة مقنعة.
الدولة موضوعك
قد يبدو الأمر سخيفًا ، لأنك تفكر بالطبع في معرفة ماهية مذكرتك. لكن كتابة موضوع واضح لرسالتك يساعدك في التركيز على ما تريد أن يحدث بالضبط. تفيد بإيجاز أنه يساعدك على الوصول إلى النقطة دون تعليق إضافي مفرط. تفيد الموضوع هو فقط للرجوع اليها أثناء الكتابة. أنت لا تعلن موضوعك للقراء. على سبيل المثال ، قد يكون موضوعك "يدعم حملة الدم الثلاثاء القادم".
الخطوط العريضة للمذكرة
أوه ، إنها كلمة مكروهة من الصف السابع في المدرسة الثانوية ، "المخطط". الاسترخاء. هذا مجرد غير رسمي الخطوط العريضة لمن هو القارئ ، ما تريده أن يفعله ولماذا يجب عليه القيام به. لن يرى أحد هذا لكنك ؛ لن يكون هناك أي كنغ معلقة فوق كتفك أو يأخذ قلمًا أحمر إليها لأنك لم يكن لديك دائمًا نقطة B لتذهب مع النقطة الخاصة بك. يساعدك هذا المخطط في ترتيب أفكارك. يمكن أن يكون المخطط التفصيلي الخاص بك مجرد نقاط في الترتيب:
- دعم حملة الدم الثلاثاء القادم.
- الدم يدفع إلى إنقاذ الأرواح.
- هناك حاجة لجميع أنواع الدم.
- إحجز موعد.
أضف ملاحظات إلى المخطط حيث التفاصيل منطقية:
- دعم حملة الدم الثلاثاء القادم ، 25 سبتمبر ، 8:00 - ظهر
- الدم يدفع إلى إنقاذ الأرواح.
- هناك حاجة لجميع أنواع الدم.
- تحديد موعد حتى لا تضطر إلى الانتظار. مكالمة ____
يبقيه قصيرة وتركز
ابدأ الكتابة باستخدام الخطوط العريضة والملاحظات الخاصة بك. تذكر أن المذكرات قصيرة ومركزة. وصف موجز ، ولكن بالتفصيل ، ما تريد أن يفعله القارئ ، لماذا ، متى. قائمة فوائد اتخاذ إجراءات. إن جعل الناس يتفقون مع ما تقترحه وتفعله كما تطلب هو الهدف النهائي لمذكرة مقنعة. ولكن لإقناع الناس أن ما تقترحه فكرة جيدة ، يجب أن تعطي القراء أسباب امتثالهم. أخبر الناس بما سوف يتم اكتسابه وإعطاء المزايا الأساسية للقيام بما تطلبه.
تحرير واعادة كتابه
تحقق من الأخطاء النحوية والإملائية. في حين أن الفكرة من وراء المذكرة مهمة ، إلا أن هناك القليل من الأشياء أيضًا. ستكون المذكرة أكثر إقناعا إذا كانت مكتوبة بشكل جيد وخالية من الأخطاء النحوية والطباعة. رجال الأعمال لديهم توقعات عالية. إذا كانت المذكرة مقنعة ولكنها تحتوي على أخطاء ملحوظة ، فإن هذه الأخطاء تقلل من تأثير المذكرة وفعاليتها. بعد المسودة الأولى ، ضعها جانباً وأعد إليها في غضون بضع دقائق أو بضع ساعات ، وذلك حسب مقدار الوقت المتاح لديك قبل إرساله. أعد قراءة المذكرة وقم بإجراء أي تغييرات تعتقد أنها ستحسنها.
على سبيل المثال ، إذا كنت تعتقد أنه يمكن استخدام المزيد من الإقناع ، فقم بإجراء القليل من البحث للحصول على حقائق مقنعة:
- دعم حملة الدم الثلاثاء القادم ، 25 سبتمبر ، من الساعة 8 صباحا حتى الظهر.
- الدم يدفع إلى إنقاذ الأرواح. في العام الماضي وحده ، تم استخدام ears من الدم في مستشفىنا المحلي بسبب حالات الطوارئ وعمليات نقل الدم. كل الشكر للمتبرعين بالدم.
- هناك حاجة لجميع أنواع الدم.
- اتصل بـ ____ لتحديد موعد حتى لا تضطر إلى الانتظار.
اسأل عن ردود الفعل أولا
قبل إرسال المذكرة ، احصل على تعليقات من الآخرين. اطلب من بعض الأشخاص الذين تقرأ آرائهم قراءتها قبل إرسالها. اسأل ما إذا كان سيتم إقناعهم باتخاذ إجراء ، وإذا لم يكن كذلك ، فلماذا. استمع إلى أي اقتراحات وحاول دمج أي أفكار مفيدة في المذكرة. عادة ما تستغرق المذكرة المقنعة بضع مسودات قبل أن تكون جيدة بما يكفي لتوزيعها.
