كيفية الحفاظ على ملفات الموظفين الموظف دون انتهاك قانون العمل والعمل

من الوقت الذي يكون فيه صاحب العمل لديه أول اتصال له مع موظف مستقبلي ، من خلال وقت إنهاء العمل ، من المهم أن يتم الاحتفاظ بالسجلات المكتوبة المتعلقة بالموظف في ملف موظف الموظف تحت اسم كل موظف. وﻣﻦ اﻟﻤﻤﻜﻦ أن ﺗﺆدي ﻣﻠﻔﺎت اﻟﻌﻤﺎﻟﺔ هﺬﻩ ، إذا ﺗﻢ ﺻﻴﺎﻧﺘﻬﺎ ﺑﻄﺮﻳﻘﺔ ﺻﺤﻴﺤﺔ ، إﻟﻰ ﺣﻤﺎﻳﺔ ﺻﺎﺣﺐ اﻟﻌﻤﻞ ﻣﻦ اﻟﻤﺴﺆوﻟﻴﺔ اﻟﻤﺴﺘﻘﺒﻠﻴﺔ ﻋﻦ اﻧﺘﻬﺎآﺎت اﻟﻌﻤﺎﻟﺔ وﻗﺎﻧﻮن اﻟﻌﻤﻞ ، ﻣﺜﻞ اﻻﻧﺘﻬﺎء اﻟﺨﻄﺄ أو اﻟﺘﻤﻴﻴﺰ ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ

العناصر التي ستحتاجها

• قفل خزائن الملفات أو غرفة آمنة مع وصول محدود

• ملف المجلدات

فهم لماذا تحتاج إلى الاحتفاظ بملفات الموظفين الموظف. هذا هو سجل الشركة والموظف لما حدث في مكان العمل. يمكن أن تساعد السجلات المحفوظة في ملف الموظفين على حماية صاحب العمل في الإجراءات القانونية المستقبلية والمساعدة في إزالة سوء الفهم الذي قد يحدث حول قضايا السياسة العامة ، وقضايا الأجور والمزايا ، وواجبات ومسؤوليات العمل ، والإجراءات التأديبية أو التصحيحية ، والمظالم.

إذن ما الذي يجب أن يتوجه إلى ملف موظف الموظفين؟ يجب الحفاظ على المستندات والسجلات التالية بواسطة محترفي الموارد البشرية ، أو المديرين ، لكل موظف. المسمى الوظيفي طلب وظيفي عرض توظيف شكل IRS W-4 استلام دليل الموظف (غالبا ما يكون من الجيد الاحتفاظ بنسخة من الكتيب نفسه ، خاصة عندما يكون عرضة للتغيير من وقت لآخر. وبهذه الطريقة يعرف الجميع ما هي شروط الكتيب الذي وقعه الموظف.) أي تقييمات الأداء المقدمة استمارات الاشتراك في استحقاقات الموظفين جوائز تلقى الشكاوى والإطراء عن الموظف الإجراءات أو التحذيرات التأديبية * سجلات الحضور من المستحسن أن يكون لكل نوع من أنواع السجلات علامة تبويب خاصة به.

يجب حفظ السجلات الطبية ونماذج الهجرة في ملفات منفصلة. نظرًا لأنك لا تستطيع اتخاذ قرارات توظيف استنادًا إلى حالة هجرة الشخص ، بافتراض أنه من حقه العمل في الولايات المتحدة ، ومن حق الحكومة الفيدرالية مراجعة I-9 ، فمن الأفضل الاحتفاظ بها منفصلة. أيضا ، فيما يتعلق بالسجلات الطبية ، فإن قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) يحتوي على قواعد صارمة للغاية فيما يتعلق بالخصوصية والوصول إلى السجلات الطبية بعد العرض ، لذلك فمن الضروري الاحتفاظ بها في ملف منفصل ومجلس الوزراء ملف مع محدودة التمكن من. تحدد ADA الإفصاح عن المعلومات في هذه السجلات للمشرفين ، بقدر ما يكون لدى الموظف قيود ضرورية على واجباتهم أو هم في حاجة للسكن. عمال الإسعافات الأولية في حالة الرعاية الطبية الطارئة ؛ والمسؤولين الحكوميين والتأمين في ظل ظروف محدودة.

من المهم أن يتم تصحيح المعلومات غير الصحيحة في ملف الموظفين الموظف فورًا بعد إخطار الشركة بأن المعلومات غير صحيحة.

يجب إقفال ملفات موظفي الموظفين وتكون متاحة فقط للأشخاص الذين لديهم حاجة تجارية مشروعة للوصول إلى الملف. قد يحتاج المدير أو المشرف على الخط الأول إلى الوصول من أجل اتخاذ قرارات بشأن العروض الترويجية والإجراءات التأديبية. إذا كان أي شخص ليس لديه عمل مشروع يحتاج إلى الوصول إلى الملف يريد رؤيته ، فإنه يحتاج إلى أمر استدعاء صالح. خلاف ذلك ، قد يتم انتهاك حقوق الخصوصية للموظف.

بصفة عامة ، لا يتطلب القانون منك أن تكشف للموظف ما هو موجود في ملف الموظفين العاملين لديه دون طلب مناسب من الموظف. ومع ذلك ، ربما يكون من أفضل الممارسات التجارية إبقاء الموظفين على علم بما هو موجود في ملفهم. بهذه الطريقة ، ليس لديك موظف هامشي يفاجأ عندما يتم تأديبه أو إنهائه. الاستثناءات لهذه القاعدة العامة هي أحكام قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA). يتطلب منك إبلاغ الموظفين أو الموظفين المحتملين ، إذا كنت تتخذ إجراءً سلبيًا بناءً على ما ورد في تقرير الائتمان الخاص بهم.

منفصلة عن مسألة إشعار للموظفين ما هو في ملف الموظفين الخاصة بهم هي مسألة الوصول. تطلب العديد من الدول من أصحاب العمل منح الموظفين ، والموظفين السابقين ، حق الوصول إلى ملف موظفيهم. من المهم ، كمالك متخصص في الموارد البشرية أو صاحب العمل ، أن تتعرف على قانون ولايتك في هذا الصدد. كقاعدة عامة ، يجب أن يكون الوصول من قبل الموظف معقولًا وخاضعًا لعضو الإدارة الحالي لضمان عدم اتخاذ أي شيء أو تغييره. تسمح بعض قوانين الولاية للموظف بالحصول على نسخ ، إذا قاموا بذلك ، اجعل أحدهم من الشركة يقوم بعمل النسخة. غالبًا ما تكون هناك حدود لما يمكن أن يراه الموظف في ملف الموظفين الخاص به. إذا كانت هناك عناصر حساسة مثل الرسائل المرجعية ، والتحقيقات الجنائية ، وغيرها من المعلومات التي قد تنتهك حقوق خصوصية شخص آخر ، فيمكن رفض الوصول إليها. من المفيد هنا الاحتفاظ بهذه العناصر ضمن علامة تبويب منفصلة في ملف الموظفين الخاص بالموظفين. قد تسمح بعض قوانين الولاية للموظف بتقديم الرفض إلى إجراءات تأديبية أو تقييمات.

نصائح

• احتفظ بنسخة من قانون الولاية ، إذا كان هناك واحد في ولايتك ، على الوصول إلى ملفات الموظفين الموظفين المنشورة أو في متناول اليد ، في المنطقة التي تحفظ فيها هذه الملفات. سيؤدي ذلك إلى تجنب أي تعارض بين الإدارة والموظف حول ما هو مسموح به وغير مسموح به.

تحذير

يجب التعامل مع كل موظف على حاله عندما يتعلق الأمر بصيانة سجلات الموظفين الخاصة بهم والوصول إليها. أي انحراف في الممارسة يمكن أن يخضع الشركة للتقاضي. إذا كانت لديك أي شكوك حول كيفية الحفاظ على ملفات الموظفين الخاصة بك ، استشر محاميًا.