تتطلب كتابة فاتورة لساعات العمل ، أو خدمة محددة تم تقديمها إلى شركة أخرى أو فرد آخر ، طريقة مختلفة قليلاً عن تلك المستخدمة في بيع منتج ملموس. بدلاً من جمع سعر البيع بالتجزئة أو البيع بالجملة ، فأنت تدفع مقابل ساعات العمل بسعر متفق عليه ، أو خدمة محددة يتم تنفيذها بسعر متفق عليه. تتطلب الفواتير للحصول على الخدمات المقدمة الاهتمام بالتفاصيل.
التواصل مع عملائك متى وكيف ستقوم بفاتهم لعملك. إذا قمت بفاتورة جزء مقدمًا قبل بدء المشروع ، فأنت بحاجة إلى إبلاغ عملائك. إذا قمت بسداد فواتير العمل بدلاً من الانتظار حتى الانتهاء من العقد ، تأكد من موافقة العميل. العديد من الشركات الصغيرة فاتورة الكترونياً. أخبر عملاءك أنهم سيتلقون الفواتير عبر البريد الإلكتروني حتى لا يحذفونها عن طريق الخطأ.
احتفظ بسجلات جيدة. تجميع سجلات التواريخ وساعات العمل وطبيعة الخدمات المقدمة. راجع اتفاقية المشروع أو عقد الخدمة لتحديث ذاكرتك حول الشروط المحددة. تحقق من الاسم والعنوان. قم بتضمين رقم مرجع الفوترة الخاص بالعميل ، إذا كان هناك رقم واحد.قم بتضمين الرقم المرجعي للملف الخاص بك ، إن أمكن.
استخدم صيغة بسيطة. وهذا يجعل عملية إصدار الفواتير أكثر كفاءة. يمكنك أيضًا استخدام برنامج حاسوبي لتوحيد صيغة الفاتورة. يجب أن تتضمن فاتورتك الحقول الخاصة بالأرقام المرجعية للفواتير وتاريخ إعداد الفواتير واسم الشركة وعنوانها واسم موظف التعاقد الذي يتم إرسال الفاتورة إليه. اترك مساحة كافية لتصنيف الخدمات المقدمة جنبًا إلى جنب مع رموز المنتج أو المنتج القابلة للتطبيق.
حدد مبلغ الفاتورة. قد تكون الساعات الساعات الفعلية للخدمة التي قدمتها بالسعر المتفق عليه بالساعة ، أو الخدمات المحددة التي قدمتها لمبلغ الفاتورة. على سبيل المثال ، إذا كنت تبني رواقًا ، فقد تكون قد وضعت الخطة ، واخترت الخشب ، وأرست الأساس للإطار خلال فترة واحدة للفوترة. يمكنك إدراج الأنشطة وتحديد مبلغ فاتورة واحدة. أو يمكنك سرد كل نشاط على حدة ، والإشارة إلى ساعات العمل لكل ، ثم حساب مبلغ الفاتورة بضرب ساعات العمل والسعر بالساعة.
تضمين المستندات الداعمة عند الاقتضاء. على سبيل المثال ، إذا كان عليك استخدام خدمات البريد السريع أو تكرار الخدمات لإكمال المهام ، فقم بإرفاق نسخ من الإيصالات.
