وباستخدام عمليات إدارة المشتريات ، يقوم محترفو الأعمال بشراء الموارد التي يحتاجون إليها من الموردين أو الموردين للقيام بأعمال تجارية. تتيح سياسات وإجراءات إدارة المشتريات الفعالة لمهنيي المشتريات إمكانية التفاوض بشأن الأسعار من الإمدادات والبائعين للحصول على أفضل المواد والخدمات ذات الجودة للعمليات التجارية.نظرًا لأن الشركات الكبيرة تشتري الموارد بكميات كبيرة ، فإنها تستخدم عادةً عمليات إدارة المشتريات الرسمية. تستخدم الشركات الصغيرة تقنيات غير رسمية أكثر للحصول على السلع الضرورية لأعمالها.
فوائد
يتضمن تحويل دور إدارة العقود من وظيفة إدارية إلى عملية استراتيجية إثبات أن الأعمال التجارية تعتمد على إدارة عملية الشراء الفعالة. يسمح تطوير الخبرة الأساسية لإدارة المشتريات لمهنيي الأعمال بزيادة معرفتهم بإدارة الإنتاج والمخزون ، وتحسين الكفاءة من خلال تبسيط العمليات عبر سلسلة التوريد باستخدام تقنيات التنبؤ الدقيقة ، وتحقيق أقصى قدر من رضا العملاء من خلال تقديم المنتجات والخدمات في الوقت المناسب وتعزيز المصداقية بين الأقران ، أصحاب العمل والموردين.
تطوير عمليات إدارة العقود
تبدأ إدارة المشتريات الفعالة بالاعتراف بأن إدارة العمليات المستخدمة لتوقيع العقود تعود بالفائدة على الشركة. بمجرد أن تضع المنظمة وثائق قياسية للسياسات والإجراءات المرتبطة بإدارة العقود ، يمكن محاسبة الموظفين على الالتزام بهذه المعايير والامتثال لها. في البداية ، لا تندرج هذه المبادئ التوجيهية إلا في الرؤى المرتفعة التي تستوفي حدود الميزانية ، ولكن مع نضج وظيفة المشتريات في المنظمة ، يطبق اختصاصيو المشتريات هذه المعايير على صفقات أخرى.
أتمتة عمليات إدارة العقود
بما أن مهنيو إدارة المشتريات يؤسسون السياسات القياسية في جميع أنحاء الشركة ، فإنهم ينشئون المستندات والإجراءات التي يجب إكمالها لإتمام المعاملة. باستخدام أدوات البرمجيات ، أتمتة هذه الوظائف اعتمادا على نوع التعاقد ، الشروط والأحكام ، المبلغ بالدولار أو متطلبات أخرى تبسط العملية.
دمج عمليات الشراء
ومع نضوج عمليات إدارة العقود ، تقوم المنظمات بدمج وظائف الشراء الأساسية مع العمليات التشغيلية الأساسية الأخرى ، مثل الإدارة المالية وإدارة الأداء والتصميم الهندسي. يضمن توفير التدريب لجميع الموظفين أن يتبع كل قسم أفضل الممارسات الراسخة. منذ عام 1973 ، قامت جمعية إدارة العمليات بتوفير التعليم النقدي لأكثر من 90000 من المتخصصين في التصنيع حول مواضيع تشمل إدارة المشتريات. بالإضافة إلى ذلك ، باستخدام مقاييس الإنتاج من كل قسم ، يمكن لمحترفي المشتريات تحليل البيانات للتفاوض بشكل أكثر فعالية مع الموردين واتخاذ قرارات حول الجودة والخدمة التي تؤثر على الربحية طويلة الأجل للشركة بأكملها.
تقييم الكفاءة
يتضمن تقييم الكفاءة جهود التحسين المستمر للعمليات التي يقوم بها متخصصو المشتريات. هذه المشاريع ، المصممة لتحسين عملية إدارة العقود ، تعكس الخبرات والدروس المستفادة من المشاريع السابقة. من خلال ضمان أن المنظمة تتبع أكثر تدفق العمل كفاءة مع أقل عدد من التوقيعات المطلوبة ، تحقق الشركة أعلى مستوى من القدرة على الشراء.
