تعتبر إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) طريقة شائعة لتقديم إرشادات متسقة للموظفين داخل المؤسسة. من الناحية المثالية ، إذا انتزعت شخصًا من الشارع ، فيجب أن يتمكن هذا الشخص من إكمال المهمة دون أي إجراء سوى إجراء العمل الموحد والأدوات المطلوبة. تتمثل نقطة البداية الأساسية لأي حافظة SOP في إنشاء نموذج SOP للتوافق. أنت لا تحتاج إلى أي برامج أو مهارات خيالية. تحتاج فقط إلى موازنة العناصر المطلوبة وما تريد أن يبدو عليه القالب.
العناصر التي ستحتاجها
-
الحاسوب
-
كانت لك في هذا الحدث
افتح مستند معالجة النصوص الجديد. قم بحفظ الملف بالاسم الذي ترغب في استخدامه في قالب SOP وتاريخ تحكم الإصدار. على سبيل المثال: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".
إدراج جدول في الرأس. عدد الصفوف والأعمدة في هذا الجدول متروك لك ؛ ضع في اعتبارك أنك ستحتاج ، كحد أدنى ، إلى خلية لرقم SOP والعنوان والموافقة أو تاريخ سريان الوثيقة. يمكنك أيضًا استخدام خلية لرقم الصفحة وشعار الشركة أو اسمها إن شئت. الشيء الجميل حول الجدول في العنوان هو أنه سيكرر خلال المستند أثناء إضافة الصفحات.
إدراج جدول كبير في الصفحة الأولى من المستند. سيحتوي هذا الجدول على رقم إجراء SOP وعنوانه في الأعلى ، متبوعًا بخلايا لتوقيعات الموظفين الرئيسيين ، مثل مؤلف المستند والموافقة على المسؤولين ، مع توقيع أسمائهم وعناوينهم وتواريخهم. اكتب عناوين لكل خلية ، مثل "SOP Title" للخلية العليا ، "SOP Author" للخلية التالية و "موافقة QA" على العدد المناسب من الخلايا.
إنشاء أقسام للإدخال والمسؤوليات والمواد والمعدات (إن وجدت) والإجراء. قد تحتوي الأقسام الأخرى على مسارد للمصطلحات والاختصارات أو المنتجات. بما أن هذا نموذج ، فقد ترغب في تضمين جملة أو اثنتين تصف ما هو متوقع لكل قسم إذا كنت تخطط لوجود العديد من مؤلفي SOP.
قم بتنسيق أقسامك. تتمثل إحدى الطرق الأكثر شيوعًا لتقديم أقسام SOP في بدء نظام كتابة أو ترقيم أو توليفة لكل قسم. يمكنك أيضًا استخدام الرموز النقطية والشرطات. تذكر على الرغم من ذلك ، فإنه من الأسهل عند الإشارة إلى إجراءات التشغيل القياسية أو مراجعتها للإشارة إلى قسم بالحرف / الرقم.إظهار الشكل الذي يجب أن يبدو عليه شكل التسلسل لكل سطر لاحق في أحد الأقسام ، مثل "A ، B ، C" ؛ "1 ، 2 ، 3" ؛ أو "A1 ، A2 ، A3 ، B1 ، B2 ، B3."
قم بإدخال جدولين آخرين في نهاية القالب. يجب أن يكون أحد الجداول هو إدراج المراجع الخارجية أو الملاحق والنماذج التي يمكنك إرفاقها بإجراءات التشغيل الموحدة لتغييرات الإصدار. يمكن أن يكون الجدول الآخر لتوثيق تاريخ إصدار SOP وأية أسباب للتغييرات. يمكن أن تستمر هذه الجداول باستخدام تنسيق الترقيم / الكتابة الذي يستخدمه باقي القالب.
احفظ المستند كملف قالب للقراءة فقط. سيساعد هذا في الحفاظ على الكتابة فوق القالب دون قصد عن طريق إجبار المستخدم على حفظ المستند تحت اسم مختلف إذا تم تغييره.
نصائح
-
احتفظ بنسخة احتياطية من القالب الخاص بك.
