كتابة خطاب رسمي أمر مخيف. كتابة رسالة رسمية إلى رئيسك في العمل يمكن أن تشعر بالخوف من هذا العالم. سواء كان الأمر يتعلق بطلب الاستقالة أو تقديم استقالتك ، فمن المهارة الجيدة أن تتعلم عندما تخرج إلى عالم العمل. حفظ القالب يساعدك كثيراً على طول الطريق.
فكر في نيتك
ما هو تركيزك هنا؟ ماذا تريد أن تكون نتيجتك النهائية؟ أكون واضحا مع نفسك ، ليس فقط ما تريد أن تقوله ، ولكن لماذا تحتاج إلى القول أنه يساعد عند الكتابة إلى رئيسك في العمل. من المهم أن تكون صادقًا بشأن ما تريد أن تنقله.
معلومات الاتصال الخاصة بك
في الزاوية العلوية اليمنى ، يجب عليك وضع جميع معلومات الاتصال الخاصة بك. يجب أن تبدو كما يلي:
- اسم
- عنوان الشركة.
- خط الهاتف الخاص بشركتك المباشرة.
- عنوان بريد الكتروني.
هذا يجعل من الواضح جدا من أنت ومن هو المشرف المباشر أو فريقك.
معلومات الاتصال الخاصة بك بوس
مباشرة من معلومات الاتصال الخاصة بك ، ضع معلومات الاتصال الخاصة بك رئيسك في نفس التنسيق على النحو الوارد أعلاه ، على النحو التالي:
- اسم
- عنوان الشركة.
- خط هاتف شركته المباشرة.
- عنوان بريد الكتروني.
تاريخ الرسالة
سطر واحد أسفل معلومات الاتصال ، وتاريخ الرسالة. يجب أن تكون مؤرخة في اليوم الذي ترغب في تركه لمديرك ، وليس في اليوم الذي بدأت فيه كتابة رسالتك. وهذا يسمح أيضًا بإطار زمني للاستجابة.
فتح مع تحية
مباشرة أسفل التاريخ ، ضع التحية ، "عزيزي السيد / السيدة / د. اسم المدير بفاصلة تليها مباشرة. اكتب بالضبط كيف يفضل رئيسك أن تتم معالجته.
الفقرة الأولى
ابدأ بتلخيص من أنت. سواء كانت شركتك كبيرة أو صغيرة ، فإن تحديد هويتك هو الطريقة الصحيحة للقيام بذلك. عنوان وظيفتك ، قسمك الدقيق والمدة التي قضيتها مع الشركة. هذا أيضًا حيث تريد بوضوح توضيح الغرض من كتابة هذه الرسالة إلى رئيسك ، على سبيل المثال ، "أنا أكتب هذه الرسالة لطلب الإجازة الطبية بعد ستة أسابيع من الآن ، من 15 مايو إلى 5 يونيو".
الفقرة الثانية
هنا يمكنك وضع العبارة التي ذكرتها في الفقرة أعلاه. بالاستمرار في مثال الحاجة إلى الإجازة الطبية ، يمكنك كتابة شيء من هذا القبيل ، "السبب في أن الإجازة الطبية هي إجراء جراحة طبية. لدي خمسة أسابيع من الإجازة المدفوعة المتاحة. هل يمكنني أخذ إجازتي المدفوعة بالكامل وكذلك أسبوع آخر من الإجازة غير المدفوعة؟ "من الضروري استخدام النغمة الصحيحة في رسالتك. أنت لا تريد أبدا أن تأتي عبر المطالبة ، ولكن الاستجواب ، وغنية بالمعلومات. في النهاية ، تريد أن يشعر رئيسك بأنك تحترم موقعه وسلطته في تحديد ما هو مسموح به. من المهم أيضًا أن تضيف أنك منفتح على التحدث عن المسألة شخصيًا ، أو بأي طريقة أسهل للاتصال بك.
الفقرة الثالثة
باختصار ، أشكر رئيسك على وقتك في قراءة رسالتك.
أغلق مع توقيعك
التوقيع مع إغلاق مهذب ومهني. "أفضل التحيات" و "بصدق" متبوعًا بفاصلة هي اختيارات جيدة ومعيارية. اترك مساحة كبيرة واكتب اسمك حتى عند طباعتها ، يمكنك تسجيل الحرف في تلك المساحة.
مهما كانت نية رسالتك الرسمية إلى رئيسك في العمل ، تأكد من كتابتها في وقت مبكر إذا كانت حساسة للوقت. سواء كان ترك شركتك مؤقتًا أو تقديم استقالتك ، فإن كونك عاجزًا ومؤدبًا هو أمر بالغ الأهمية.
