كتابة خطاب لرفض دعوة رسمية يمكن أن تكون خادعة. من الضروري الاستجابة حتى يعلم الشخص أو النشاط التجاري الذي يدعوك أنه لا ينبغي أن يتوقعك. يكمن التحدي في كتابة الرسالة بطريقة لا تزعج أو تجعل الطرف الآخر يعتقد أنك تحاول الخروج من مجيئه. إن الصياغة الدقيقة والعين الحريصة على التفاصيل ستضمن أن المتلقي يتلقى الرسالة بالروح المقصودة.
ابدأ خطاب رفضك مع التحية. قرر كيف تريد معالجة المتلقي. إذا كان هذا رسميًا حقًا وليس لديك علاقة يومية مع الشخص ، فقم بالتعامل معه على أنه "السيد" أو "السيدة" استخدم فقط الاسم الأول في خطاب رسمي إذا كنت متأكداً من أن هذا مقبول.
كن صادقا. لا تكوّن قصصًا باهظة تشرح سبب عدم قدرتك على الحضور. قل الحقيقة بأكثر الطرق اختصارًا. اشرح في جملة أو اثنتين سبب عدم حضورك. استخدم كلمات مثل "للأسف" أو "للأسف" للإشارة إلى رغبتك في أن يكون الوضع مختلفًا.
عبر عن تقديرك للدعوة. أشكر المتلقي للتفكير فيك. سيضمن لك ذلك عدم إزالتك نهائيًا من القائمة للأحداث المستقبلية.
أغلق رسالتك بالإعراب عن أطيب التمنيات للمتلقي. دعه يعرف أنك تأمل في سيره بشكل جيد.
أغلق الرسالة مع "بصدق" أو ببساطة أشكر المتلقي مرة أخرى. وقع اسمك بقلم. هذا يدل على أنك شخصيا أخذت الوقت على الرسالة. الاسم المطبوع عام جدًا وقد يجعل المضيف تعتقد أنك مشغول جدًا بحيث لا تستغرق وقتًا في الاستجابة لدعوته بشكل صحيح.
اقرأ الرسالة بصوت عالٍ. تأكد من أن له النغمة التي ترغب في التعبير عنها. قم بإجراء أي تغييرات ثم أرسل الرسالة.
تحذير
الصدق هو أفضل سياسة في رفض الدعوة. أنت لا تريد الوقوع في كذب قد يقطع علاقة عمل جيدة.
