قد تكون رسائل البريد الإلكتروني وغيرها من وسائل الاتصال الإلكترونية قد دفعت الرسائل الورقية إلى حافة الوعي ، ولكن من الخطأ أن نقول أن فن كتابة الرسائل قد مات. على العكس ، تستخدم الشركات الرسائل كل يوم لإرسال المعلومات وتوصيل الشروط المهمة للعملاء ووضع شيء ملموس في أيدي المتلقي. خطاب شبه رسمي مناسب عندما تعرف المتلقي ، ولكن ليس كصديق.
شبه رسمي الشكل الصحيح؟
دائما النظر في المتلقي عند إعداد خطاب عمل. الخطاب شبه الرسمي مناسب عندما تعرف المتلقي أو تتصل به بانتظام ، على سبيل المثال ، المحاسب الذي يعتني بمسك الدفاتر أو مدير مكتب المورد الرئيسي الخاص بك. إذا كنت لا تعرف الشخص على الإطلاق ، فاختر نمطًا رسميًا للحرف. الحروف شبه الرسمية أكثر مهذبًا من الأحرف غير الرسمية. فكر فيها على أنها تقاطع بين نوع الخطاب الرسمي الذي قد تكتبه إلى منظم حكومي وأسلوب الحروف المريح الذي قد تكتبه إلى صديق.
اتبع تنسيق رسالة الأعمال القياسية
خطابات شبه رسمية تتبع تنسيق الرسالة التجارية القياسية. إنها اللغة التي ستقوم بتعديلها لتكوين نغمة محايدة. اختر قرطاسية تتم طباعتها برقم الشركة الخاص بك واكتب اسم المستلم وعنوان العمل في أعلى الجانب الأيسر من الصفحة. لذلك ، إذا كنت تكتب إلى المدير التنفيذي لشركة توريد ، فسيتم قراءة العنوان الداخلي:
السيدة كاثرين تورانس ، الرئيس التنفيذي
شركة Acme
123 شارع أكمي
Bartlesville، Oklahoma 74003
بعد ذلك ، اكتب التاريخ بتنسيق شهر-يوم-سنة. ومن المعتاد في الكتابة التجارية كتابة الشهر ككلمة: "28 مارس 2018."
اختر الاستهلال
استخدم الاسم الأخير للمستلم متبوعًا بنقطتين - "عزيزي السيد / السيدة / Miss / Ms. اللقب:" للعديد من العناوين ، قم بسرد أسماء جميع المستلمين - "عزيزي السيدة Tomaker ، Mr. Bennett and Dr تولسون سميث: "لا تكتب الاسم الأول؛ يعتبر فظا. إذا كنت لا تعرف اسم المستلم ، فقم بإجراء بعض الأبحاث عبر الإنترنت لاكتشافه. استخدم تحية عامة مثل "مدير المبيعات العزيز:" فقط كحل أخير. في هذا السيناريو ، سيكون من الأفضل تناول خطابك "سيدي العزيز" أو "سيدتي العزيزة" واستخدام نبرة رسمية.
هيكل الجسم للوضوح
يجب أن يكون نص رسالتك لهجة مهذبة ومحايدة. استخدم الكلمات اليومية بدلاً من الكلمات الرسمية ، على سبيل المثال ، "أيضًا" بدلاً من "علاوة" و "لكن" بدلاً من "مع ذلك". إن الانكماشات مثل "أنا" و "لا" و "لن" تكون على ما يرام في خطاب شبه رسمي طالما أنها تتلاءم مع أسلوب بيت شركتك. افتح من خلال وصف سبب كتابتك واجعل النقاط المتبقية لديك أكثر من فقرتين إلى أربع بشكل منطقي ، فكرة واحدة لكل فقرة. احترم وقت المتلقي وحافظ على الرسالة قصيرة إلى أقصى حد ممكن.
اكتب إغلاق مجاني
لديك خيارات متنوعة لتقريب رسالة شبه رسمية ، لذا اختر إغلاقًا مهذبًا لكن وديًا من القائمة أدناه:
- مع الاحترام لك،
- تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
- صديقك المخلص،
- بإخلاص،
- وديا،
- أطيب الأماني،
قم بإنهاء كتابة اسمك وعنوانك ، ثم قم بطباعة الحرف وتوقيع اسمك في المسافة بين الإغلاق واسمك المكتوب.
مثال على رسالة شبه رسمية
وضع كل ذلك معا ، وهنا مثال على رسالة شبه رسمية قصيرة:
عزيزي السيدة ميرز:
أكتب إليكم لكي أدعوكم رسميًا ليكونوا متحدثًا للضيف ومشرفة ورشة العمل في مؤتمر المبيعات الصناعية لعام 2019 القادم.
موضوع هذا المؤتمر هو "المبيعات: ركوب موجة التكنولوجيا". ستعقد في مركز المؤتمرات Ernest N. Morial في نيو أورليانز من 3 إلى 5 أكتوبر 2019.
لمعلوماتك ، ستكون Katerina Houlden of Intelligent Sales المتحدث الرئيسي الافتتاحي. موضوع العرض التقديمي الخاص بها هو "إتقان بيانات المبيعات الكبيرة". إذا قمت بتسجيل الدخول إلى بوابة المؤتمر الخاصة بنا على www.indsalescon.net ، يمكنك الاطلاع على مسودة البرنامج الحالية والمواضيع المحددة التي ستغطيها الخطابات وورش العمل مؤقتًا.
ﻧﺘﻮﻗﻊ أن ﻳﻜﻮن اﻟﺤﻀﻮر اﻷﻋﻠﻰ ﻋﻠﻰ اﻹﻃﻼق هﺬا اﻟﻌﺎم ، ﻓﻲ ﻣﻜﺎن ﻳﺼﻞ إﻟﻰ 4000 ﻋﻀﻮ و 80 ﻣﺘﺤﺪﺛﺎً. سيكون من دواعي سروري وتكريم إذا كنت ستساهم في هذا الحدث المرموق.
سأكون ممتنا لو تفضلتم بالرد بحلول 30 مايو. من هناك ، يمكنني تزويدك بأي معلومات أخرى قد تحتاجها.
أطيب الأماني،
جين دو
