نصائح لخدمة العملاء لإنهاء مكالمة هاتفية

سواء كنت تعمل في مركز اتصال أو تدير مشروعك الخاص وتتحدث إلى عميل ، لإنهاء مكالمة هاتفية في بطريقة مهذبة ومحترفة ضروري. أنت تريد الانطباع الأخير أن العميل يجب أن يكون جيدًا. الخطوات الأساسية لإغلاق محادثة هاتفية هي مباشرة. ومع ذلك ، فإن الأفراد هم أفراد وبعضهم يحتاج إلى براعة أكثر من الآخرين.

التفاف الأشياء حتى

بمجرد إجابة سؤال المتصل ، أو أخذ طلب ، أو حل مشكلة ، فقد حان الوقت لإنهاء الأمور. ابدأ بسؤال المتصل إذا كان هناك أي شيء آخر يمكنك مساعدته. بعد معالجة أية مشكلات إضافية ، قم بما يلي:

• اطلع بإيجاز على ما تحدثت عنه وما تم إنجازه.

• اشرح ما سيحدث بعد ذلك. على سبيل المثال ، قد تقول: "سيتم شحن طلبك خلال 24 إلى 48 ساعة."
• أشكر المتصل على الاتصال بك والتعبير عن تقديره لنشاطه التجاري.
• يمكنك دعوة المتصل للتواصل معك مرة أخرى لأي شيء آخر تحتاجه.
• أغلق مع عبارة مهذبة مثل: "هل لديك يوم جميل" أو "استمتعت بمحادثتنا".
• انتظر حتى يتوقف المتصل أولاً.

The Chatty Caller

في بعض الأحيان تحصل على المتصل ثرثرة بشكل مفرط. الخروج من هذه المكالمات بأدب ولكن بسرعة تقصير أوقات الانتظار للمتصلين الآخرين وتمكنك من التعامل مع المزيد من المكالمات. بشكل عام ، يبقي هذا العميل ضائعاً من هدف المكالمة. تولي مسؤولية المحادثة من خلال السماح للعميل بمعرفة انتهاء المكالمة وسحبه إلى الموضوع المطلوب. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول: "لدي مكالمة أخرى في انتظارك.قبل أن أذهب ، أريد أن أتأكد من أننا اعتنىنا بكل شيء. "ثم ابدأ في الختام الختامي للمحادثة. إذا بدأ المتصل بالتجول عن الموضوع ، فاسحبه مرة أخرى بأسئلة مباشرة تحتوي على جواب بسيط بنعم أو لا بمجرد أن تتوجه بالشكر إلى العميل لنشاطه التجاري ، قم بالإشارة إلى أن المكالمة قد انتهت بعبارة واضحة مثل "أنا سعيد لأنني تمكنت من توضيح هذا الأمر نيابة عنك. تتمتع بقية يومك."

المتصلين بالضيق والقضايا التي لم تحل

أحيانًا يكون العملاء غاضبين عند اتصالهم أو غضبهم لأنك لم تتمكن من حل مشكلة بما يرضيهم أثناء المكالمة الهاتفية. في هذه الحالات ، ابدأ بتلخيص المكالمة من خلال تذكير العميل بأي شيء تم تحقيقه. أخبرها بما ستكون عليه الخطوة التالية. على سبيل المثال ، قد تتعهد بإجراء فحص في طلب مفقود وإعادة الاتصال في اليوم التالي. إذا كنت تعد بالتواصل مع المتصل ، فتأكد من متابعة ذلك. عندما تقول وداعًا ، شدد على أهمية المتصل وقيمته لمؤسستك.